Der große ERP-Systeme Vergleich

Integrierte ERP-Anwendungssysteme haben die Aufgabe, unterschiedliche Anwendergruppen eines Unternehmens wie Sachbearbeiter (z.B. Buchhalter, Einkäufer, Verkäufer, Disponenten) und die Entscheidungsträger (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Gruppenleiter) bei der Erfüllung ihrer betrieblichen Aufgaben zu unterstützen.

Hierzu muss ein ERP Programme die betrieblichen Geschäftsprozesse (GP) unterstützen. Doch ERP-Systeme unterliegen nicht nur den GP, sondern erlauben eine kontinuierliche Verbesserung oder bieten innovative Möglichkeiten der radikalen Änderung.

Weiterhin schulen integrierte ERP-Systeme die Mitarbeiter im Prozessdenken und helfen so, Abteilungsgrenzen im eigenen Unternehmen zu überwinden. Damit sind ERP-Systeme prozessunterstützende und -gestaltende Werkzeuge, die eingesetzt werden, um

✔  die Prozessorientierung einzuführen

✔  Prozesse zu optimieren

✔  Arbeitsteilung im Unternehmen zu verändern

Hierzu müssen die ERP-Programme in die betriebliche Organisation eingebettet sein, was aus einem ERP-Anwendungssystem ein betriebliches Informationssystem macht.

Per Definition umfasst ein ERP-Anwendungssystem die Programme und betrieblichen Daten. Ein Informationssystem besteht aus dem ERP-Anwendungssystem und ist organisatorisch und personell im Unternehmen verankert. Sehr wichtig ist in diesem Zusammenhang die Akzeptanz des ERP-Systems von Seiten der Führungs- und Sachbearbeiterebene.

Vorteile als Informationssystem

• Reduzierung der Durchlaufzeiten in Prozessen
• Automatisierung von Prozessen oder Prozessschritten
• Herstellen von organisatorischen und technischen Schnittstellen
• Kostenersparnisse bei der Prozessabwicklung
• Realisierung einer zuverlässigen und/oder automatisierten Datenerfassung
• Unterstützung der Prozessorientierung im Unternehmen
• Reduktion der Arbeitsteilung durch Aufgabenzusammenfassung
• Vermeidung von Datenredundanzen
• Reduktion von Schnittstellen zwischen Personen und Abteilungen
• Verbesserung der Informiertheit und Informationsqualität im Unternehmen

Nachteile

• Abhängigkeit vom Produzenten der Software
• Aufwand durch Systemkomplexität
• Die Einzelkomponenten sind nicht unbedingt eine Best-of-Breed-Lösung, was Kompromisse bei Komfort, Geschwindigkeit und Funktionalität mit sich bringt.
• Fehler im System können negative Auswirkungen auf unterschiedliche Daten und Funktionsbereiche haben
• Aufwand für die Schulung, Customizing sowie Wartung der komplexen ERP-Anwendungssysteme
• Aufwand bei der Integration von Fremdsystemen

Damit stellt insbesondere der große Umfang, die Komplexität der Funktionen und deren Integration sowohl ein Risiko als auch eine Chance für die Anwenderunternehmen dar.

Angesichts von ca. 300 unterschiedlichen ERP-Standardlösungen und geschätzt rund 1.500 branchenspezifischen Lösungen für die betriebswirtschaftliche Software, stehen die Unternehmen oft vor der sprichwörtlichen Qual der Wahl.

Fällt die Entscheidung für die Neueinführung eines ERP-Systems, empfiehlt es sich, den Prozess zu formalisieren. In dieser Phase kommt es auf die richtigen Fragen an – und ausreichend Zeit für sorgfältige Antworten, in die neben der Geschäftsleitung auch andere Verantwortliche mit einbezogen werden sollten.

Welche Kriterien für ein Unternehmen im Einzelnen zum Tragen kommen, hängt unter anderem davon ab, ob man sich für eine On-Premise-Lösung, d.h. Festinstallation auf unternehmenseigenem Server oder für eine Software-as-a-Service-Lösung in der Cloud entscheidet. Nicht jedes Unternehmen möchte seine Daten auslagern und auch die Bindung an einen Anbieter wird meist skeptisch betrachtet im Hinblick auf Auswahl, Betrieb und Wartung einer ERP-Lösung. Viele befürchten, sich durch den Erwerb, die Lizenz- und Folgekosten finanziell zu übernehmen.

Eine grundlegende Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung ist das Vorliegen eines Lastenheftes. Damit ist eine Anforderungsliste gemeint, die z.B. auch als eine Excel-Tabelle angelegt werden kann. Das Unternehmen muss sich im Klaren darüber sein, was es mit dem ERP-System erreichen will und welche Anforderungen abzudecken sind.

Es sollten nicht nur die Wünsche bestehender Abteilungen beachtet werden, sondern vorausschauend auch die identifizierten Anforderungen künftiger Verantwortungsbereiche berücksichtigt werden. Für Unternehmen in der Gründungsphase kann der Businessplan wichtige Eckpunkte liefern, aus denen sich künftige Prozessabläufe herleiten lassen.

Besonders Großunternehmen und internationale Konzerne haben die Erfahrung gemacht, dass ein ERP-System das Rückgrat des ganzen Unternehmens sein kann. Doch was bei Großunternehmen und größeren Mittelständlern inzwischen zum unverzichtbaren Standard gehört, ist für viele Unternehmen aus dem KMU-Bereich noch mit gewissen Fragezeichen versehen. Erstens sind Geschäftsprozesse in der Regel nicht so komplex wie bei Großunternehmen. Zum anderen sind die zur Verfügung stehenden Ressourcen für Softwareanschaffung, externe Beratung, Wartung, Schulung und Upgrades oft sehr begrenzt.

Obwohl die integrierten Businesssoftware-Lösungen inzwischen auch bei KMU Einzug halten und erfolgreich eingesetzt werden, stellen sich viele Kleinunternehmen nach wie vor die Fragen: Lohnt sich eine integrierte Business Software? Erfüllt die alte Software vielleicht doch noch ihren Zweck?

Diese Fragen sind keineswegs abwegig. Unterm Strich jedoch bedeutet der Zugriff auf die gleichen betriebswirtschaftlichen Abbildungs- und Steuerungsressourcen einen enormen Schwung für die Wettbewerbsfähigkeit von kleinen agilen Davids gegenüber weitaus größeren Goliaths.