Rechnungsvorlage
Rechnungen bequem und rechtssicher erstellen: Mit unseren Rechnungsvorlagen in wenigen Sekunden eine professionelle Rechnung schreiben
Du möchtest eine Rechnung schreiben und sicher gehen, dass deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält und einen professionellen Eindruck macht?
weclapp bietet übersichtliche Rechnungsvorlagen als Word-Dokument zum kostenlosen Download an. Wenn du für deine Rechnung ein passendes Muster hast, kannst du schnell und unkompliziert eine inhaltlich vollständige Rechnung erstellen. Vor allem Kleinunternehmer, Dienstleister oder der Handel profitieren von diesem Rechnungsmuster als kreative Basis für ein firmeneigenes Rechnungsformular. Anhand einer Muster-Rechnung mit Anleitung erklären wir dir Schritt für Schritt, wo die Pflichtangaben hingehören und was du individuell gestalten kannst. Einmal erstellt, lässt sich dieses Template wunderbar wiederholt nutzen. Achtung: Auch wenn du eine Vorlage für deine Rechnung nutzt, verwende hier stets eigenständige, fortlaufende Rechnungsnummern und fülle alle Rechnungsinformationen erneut aus, um Fehler zu vermeiden!
Beachte außerdem: Rechnungen müssen gemäß § 14 Abs. 3 UStG und den GoBD unveränderbar sein, um als Beleg für Steuerzwecke dienen und rechtssicher archiviert werden zu können. Bei Rechnungen im Word-Format ist das nicht gewährleistet. Obwohl wir auf dieser Seite Word-Rechnungsvorlagen zum Download anbieten, empfehlen wir dringend, jede Rechnung vor dem Versand in das PDF-Format umzuwandeln.
Die Pflichtangaben einer Rechnung im Überblick:
Welche Angaben zwingend auf einer Rechnung anzugeben sind, ist in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Demnach müssen deine Rechnungen mindestens folgende Informationen enthalten:
- Name und Anschrift des Leistenden (Rechnungssteller) und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (falls nicht identisch mit dem Ausstellungsdatum)
- Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag
- Hinweis auf eine Steuerbefreiung (falls zutreffend, z. B. bei Kleinunternehmerregelung oder Ausfuhrlieferungen)
- Bei Gutschriften: der Hinweis „Gutschrift“
Die Word- und PDF-Rechnungsvorlagen, die auf dieser Seite zum Download bereitstehen, enthalten diese Angaben vollständig.
Rechnungsvorlage zum kostenlosen Download:
Ein attraktives Rechnungsdesign hinterlässt bei deinen Kunden einen professionellen Eindruck. Nutze eine rechtssichere Rechnungsvorlage, um Ärger oder gar gerichtliche Klagen zu vermeiden. Im Sinne des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) sind Rechnungen all jene Dokumente, mit denen eine Lieferung oder Dienstleistung abgerechnet wird. Welche Angaben notwendig sind, ist in § 14 Abs. 4 UStG (siehe vorheriger Abschnitt) geregelt. Ergänzende Pflichten ergeben sich aus den §§ 31 – 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Wichtig sind die Vollständigkeit der Pflichtangaben sowie eine übersichtliche Gestaltung! Im Falle nachfolgender Rechnungsvorlagen im Word- und PDF-Format ist beides gewährleistet.
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Die Rechnungsvorlage in Word für Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung des Umsatzsteuergesetzes §19 kann mit den gleichen Pflichtfeldern ausgefüllt werden, jedoch befinden sich in diesem Rechnungsmuster selbstverständlich keine Angaben zur Umsatzsteuer bzw. zu einem Rechnungsbetrag inklusive der Umsatzsteuer.
Rechnungsvorlage für Kleinbeträge unter 250€
Du wusstest bisher nicht, dass auch für sogenannte Kleinbeträge eine Rechnung erstellt werden soll? Zwar können Unternehmer hierbei auf gewisse Angaben verzichten, jedoch nur, solange die Rechnungssumme nicht höher als 250€ ist. Geregelt ist dies in § 33 UStDV. Wenn du eine Kleinbetrag-Rechnung mit diesem Muster als Rechnungsvorlage schreibst, kannst du sichergehen, keine Pflichtangaben auszulassen. Achtung! In Deutschland gelten andere Regelungen als bei der sogenannten Kleinstbetragsrechnung in das EU-Ausland. In letzterem Fall gibt es Sonderregelungen.
Rechnungsvorlage individuell anpassen: eine Anleitung
Sobald du den Download deiner kostenlosen Rechnungsvorlage abgeschlossen hast, solltest du das Dokument an deine individuellen Anforderungen anpassen. Hierfür sind folgende Schritte notwendig (gültig für Standard-Rechnungen mit Umsatzsteuer) :
- Design anpassen: Füge in der Kopfzeile dein eigenes Logo oder den Namen deines Unternehmens ein.
- Adressdaten einfügen: Oben links trägst du zuerst die Adresse deines Unternehmens ein. Direkt darunter ergänzt du später die Adressinformationen deines Kunden.
- Kontaktinformationen ergänzen: Oben rechts findest du Platzhalter für weitere Angaben wie Telefonnummer, Website oder E-Mail-Adresse. Füge diese ein. Falls du solche Kontaktmöglichkeiten nicht anbietest, kannst du diese Zeilen einfach löschen.
- Organisatorische Angaben: Es folgt ein Block mit organisatorischen Informationen. Die Felder Auftragsnummer, Kommission, Kundennummer, Bestellnummer sowie die Kontaktangaben des Kunden sind optional. Benötigst du sie nicht, kannst du sie entfernen. Die Angabe der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums ist jedoch Pflicht! Das gilt auch für das Liefer- bzw. Leistungsdatum, sofern es nicht dem Rechnungsdatum entspricht. Vergiss nicht, diese Informationen bei jeder Rechnung zu aktualisieren.
- Einleitungstext: Nach den organisatorischen Angaben hast du die Möglichkeit, deinen Kunden direkt anzusprechen. Bedanke dich hier beispielsweise für die Zusammenarbeit oder den Einkauf und leite zur Auflistung der Kosten über.
- Auflistung der Positionen: Der wichtigste Teil der Rechnung ist die Tabelle, in der du alle Leistungen oder Produkte aufführst. Du musst hier mindestens die Bezeichnung der Ware/Leistung, die Menge, dein Einzelpreis und den Gesamtpreis nennen. Die Spalte „Artikelnummer“ ist hingegen optional und kann bei Bedarf entfernt werden.
- Gesamtsumme und Umsatzsteuer: Unter der Tabelle muss die Gesamtsumme ohne Umsatzsteuer (Summe netto) sowie den Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer (Endsumme bzw. Summe brutto) aufgeführt sein. Verändere diesen Bereich nicht.
- Zusätzliche Informationen: Im nun folgenden Textfeld kannst du weitere Angaben machen. Dazu zählen beispielsweise Informationen dazu, ob und wann eine Ware geliefert wurde. Typischerweise werden hier auch Angaben zu den Zahlungsbedingungen gemacht. Beides ist aber rechtlich nicht verpflichtend.
- Fußtext: Im unteren Bereich der Rechnung fügst du deine Kontaktinformationen und die Zahlungsdaten ein, die dein Kunde für die Überweisung benötigt. Übliche Angaben sind: Name und Anschrift deines Unternehmens, ggf. Kontaktinformationen, Bankverbindung sowie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer.
Weitere Informationen zu unseren Rechnungsvorlagen und Mustern
Rechnungsvorlagen sind Word- oder PDF-Muster-Dateien, die wir hier kostenlos zum Download anbieten, um Unternehmern eine einfachere Erstellung rechtssicherer Rechnungsformulare zu ermöglichen. Anhand der vorgegebenen Rechnungsfelder werden unvollständige Rechnungen vermieden und damit auch der Ärger mit dem Kunden oder Finanzamt! Je nach Größe deines Unternehmens enthalten die kostenlosen weclapp Vorlagen entweder die Pflichtfelder für den Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag gemäß §14 des Umsatzsteuergesetzes oder für Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung des Umsatzsteuergesetzes §19 bieten wir auch eine Vorlage für eine Rechnung ohne diese Pflichtfelder an. Wichtig: Das Finanzamt macht keine Ausnahmen! Jeder Unternehmer, ob klein oder groß, ist verpflichtet, Dienstleistungen und Produkte in Rechnung zu stellen. Nur solche Rechnungsvorlagen bzw. fertiggestellte Rechnungen, die alle Pflichtangaben enthalten, werden auch anerkannt. Im Zuge der Digitalisierung ist die elektronisch übermittelte Rechnung an deine Kunden (zum Beispiel eine E-Mail mit PDF-Anhang) heute genauso rechtsgültig wie eine Rechnung, die noch traditionell mit der Post versandt wird.
Achtung: Das gilt seit dem 1. Januar 2025 nur für Rechnungen an Privatkunden (Verbraucher). Rechnungen an Unternehmen (B2B-Rechnungen) unterliegen seither der E-Rechnungspflicht (siehe nächster Absatz).
Achtung im B2B-Geschäft: Rechnungsvorlage kann nicht als E-Rechnung verwendet werden
Seit dem 1. Januar 2025 besteht in Deutschland grundsätzlich die Pflicht, im B2B-Geschäft E-Rechnungen auszustellen. Wenn du als Unternehmer also Rechnungen an andere Unternehmen stellst, gilt Folgendes: Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Formate wie PDF, die lediglich eine bildhafte Darstellung der Rechnung ermöglichen, erfüllen diese Anforderungen nicht. Zulässige Formate für E-Rechnungen sind hingegen XRechnung oder ZUGFeRD. Alle weiteren wichtigen Details, Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen findest du in unserem großen Ratgeber zum Thema E-Rechnung. Wichtig: Die Vorlagen auf dieser Seite entsprechen nicht den neuen gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Im B2B-Geschäft dürfen sie daher nicht mehr verwendet werden! Du stellst regelmäßig Rechnungen an andere Unternehmen aus? Dann empfehlen wir dir den Umstieg auf ein professionelles Rechnungsprogramm wie weclapp, das rechtssichere E-Rechnungen auf Knopfdruck automatisch erstellt und versendet.
Vorteile einer Rechnungsvorlage
Die Vorteile einer Rechnungsvorlage sind ganz klar die bereits angelegten Pflichtfelder, das vorgegebene Format und die leichte Individualisierung des Layouts mit dem firmeneigenen Design. Auf diese Weise arbeitest du effizienter und professioneller. Vor allem aber kannst du auf Nummer sicher gehen, dass deine Rechnung vollständig und rechtssicher ist – das erspart viel Arbeit und Ärger im Nachgang! Du hast viele unterschiedliche Versionen verschiedener Rechnungsdokumente und weißt nun nicht mehr welches Dokument die aktuellste Version ist? Eine Vorlage für deine Rechnung hat den Vorteil, dass jede Änderung nur an einem Ort vorgenommen werden muss. Du greifst also immer wieder auf die Vorlage statt auf unterschiedliche Dokumentenversionen zurück. So behältst du die Übersicht!
Vorteile im Überblick:
- Pflichtangaben können nicht übersehen werden
- Einfache Individualisierung möglich
- Zentrales und aktuelles Dokument, auf dem alle Rechnungen basieren
- Einheitliches, professionelles Erscheinungsbild
- Zeitersparnis durch schnelle Rechnungserstellung
Nachteile von Rechnungsvorlagen & Rechnungsmustern
Neben den Vorteilen haben Rechnungsvorlagen auch eindeutige Nachteile. Je nach Auftragsvolumen solltest du die Vor- und Nachteile genau ermessen, um zu entscheiden, ob Vorlagen oder ein cloud-basiertes Rechnungsprogramm sinnvoller für dein Unternehmen sind. Hierbei gilt die Faustregel: Je größer dein Business wird, umso sinnvoller ist es, von der Rechnungsvorlage auf ein professionelles Rechnungsprogramm umzusteigen. Dies wird auch angesichts folgender Nachteile deutlich.
Nachteile von Rechnungsvorlagen auf einen Blick:
-
— Gefahr von Fehlerweitergabe: Falsch eingerichtete Vorlagen führen bei jeder Nutzung zu Fehlern.
- — Risiko veralteter Inhalte: Rechtliche oder inhaltliche Änderungen müssen regelmäßig in die Vorlage eingearbeitet werden, was oft übersehen wird.
- — Manueller Aufwand: Jede Rechnung muss händisch erstellt, in PDF konvertiert und verschickt werden.
- — Fehlerpotenzial: Bei manuellen Eingaben können immer Fehler passieren. Eine Plausibilitätsprüfung existiert nicht.
- — Keine Integration in digitale Prozesse: Folgeprozesse wie die Überwachung offener Posten oder der Abgleich auf Zahlungseingänge mit dem Geschäftskonto sind nicht möglich.
- — Archivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben ist schwierig und aufwendig.
Schneller als jede Rechnungsvorlage – das weclapp Online-Rechnungsprogramm
Dein Business läuft gut an? Du möchtest den Zeitaufwand für die Buchhaltung minimieren, Abläufe verbessern, rechtliche Risiken senken und gleichzeitig den Überblick behalten? Dann wird es Zeit für einen Umstieg auf weclapp! Neben der schnellen Erstellung einer PDF-Rechnung und E-Rechnung bietet die E-Rechnung Software von weclapp weitere wichtige Funktionen für die Optimierung deiner Buchhaltung. Dazu zählen beispielsweise die Kostenerfassung, eine rechtssichere Archivierung der Rechnungen, die Anpassung der Rechnungsvorlage und der automatische Rechnungsversand per E-Mail. Teste weclapp 30 Tage kostenlos und ohne jegliche Einschränkungen. Einfach anmelden und sofort loslegen!
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Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann weclapp keine Gewähr für die Richtigkeit übernehmen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Daten keine Handlungsanleitung darstellen, sondern als Erstinformation gedacht sind und eine fachliche und individuelle Beratung nicht ersetzen können.
Stand: 11.09.2023
