Mahnungsvorlage
Mit der kostenlosen Muster Mahnung einfach und schnell professionelle Mahnschreiben erstellen
Mahnung schreiben mit kostenloser Vorlage & Muster für Zahlungserinnerung: Notwendigkeit des Forderungsmanagements
Jeder Unternehmer kennt die Situation, dass Kunden gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen nicht rechtzeitig bezahlen. Dafür kann es unterschiedliche Ursachen geben:
- Vergessen der Zahlung,
- verlorengegangene Rechnung,
- vorübergehende Liquiditätsengpässe,
- ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten,
- absichtliches Hinauszögern der Zahlung,
- Betrugsabsichten.
Kostenlose Muster als Vorlage oder Anregung
Die folgenden Muster sind für dich kostenlos und können dir als Anregung oder Vorlage dienen, wenn du Mahnungen schreiben musst. Du kannst die Vorlagen übernehmen und nur die variablen Daten austauschen oder du verwendest die Beispiele als Anstoß für eigene Formulierungen.
1. Mahnung (Zahlungserinnerung) Vorlage
Für die Wahrung deiner eigenen Liquidität bist du darauf angewiesen, dass deine Kunden die Rechnungen pünktlich begleichen. Eine erste Zahlungserinnerung kannst du mithilfe einer Vorlage schnell erstellen. Diese führt in vielen Fällen bereits zum Erfolg. Kostenlose Vorlagen können dir als Muster bei der Formulierung von Mahnungen helfen. Noch besser als jede Vorlage ist allerdings der Einsatz eines professionellen Rechnungsprogramms um einfach, bequem und schnell Mahnungen zu schreiben.
2. Mahnung Vorlage
War die erste Mahnung nicht erfolgreich, musst du damit rechnen, dass das Eintreiben der Forderung schwieriger werden könnte. Möglicherweise hat der Kunde mit nur vorübergehenden oder auch ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten zu kämpfen. Allerdings gibt es auch Schuldner, die die Bezahlung absichtlich hinauszögern. Deshalb solltest du die Zahlungsaufforderung in der zweiten Mahnung mit mehr Nachdruck formulieren als im ersten Schreiben. In unserer Vorlage für ein zweites Mahnschreiben findest du auch für diese Fälle die richtigen Worte.
3. Mahnung Vorlage
Wenn du eine dritte Mahnung schreiben musst, so formulierst du diese in einem nachdrücklich fordernden Stil. Eine Vorlage kann dir dabei helfen. Weise darauf hin, dass du bereits zweimal erfolglos gemahnt hast und setzt eine letzte Frist.
Aufbau und Form einer Mahnung
Für eine Mahnung gibt es keine rechtlich verbindlichen Formvorschriften. Theoretisch könnte sie auch mündlich erfolgen. Da jedoch der Fall eintreten kann, dass du in einem späteren Verfahren nachweisen musst, rechtzeitig gemahnt zu haben, ist die Schriftform empfehlenswert. Nutze kostenlose Vorlagen und Muster als Formulierungshilfe, um wertvolle Zeit zu sparen. Wenn du eine Mahnung schreibst, informiere den Schuldner darüber, dass bezüglich der konkreten Forderung noch kein Zahlungseingang erfolgte und fordere ihn ausdrücklich zur Zahlung auf. Das Schreiben soll den Schuldner dazu motivieren, den ausstehenden Betrag möglichst schnell zu begleichen, denn in vielen Fällen handelt es sich nur um ein Versäumnis und es liegen keine ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten oder gar Betrugsabsichten zugrunde. In diesen Fällen reagiert der Schuldner im Normalfall auf die erste Zahlungserinnerung.
Wichtige Informationen in einer Mahnung
Wenn du eine Mahnung schreibst, darf es nicht zu Missverständnissen kommen. Aus diesem Grund sollte jede Mahnung folgende Informationen enthalten:
- aktuelles Datum,
- Rechnungsdatum,
- Rechnungsnummer,
- ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung,
- ausstehender Betrag,
- Art der Leistung,
- gegebenenfalls Nummer des Lieferscheins,
- neuer Fälligkeitstermin.
Einen konkreten Termin für die neue Fälligkeit der Zahlung anzugeben ist besser, als Formulierungen wie „sofort“ oder „umgehend“, die dem Schuldner einen Interpretationsspielraum lassen. Gewähre dabei ein Zahlungsziel von acht bis zehn Tagen, damit der Kunde die Frist auch einhalten kann. Damit du keine wichtigen Details vergisst, nutze ein Muster oder eine Vorlage als Formulierungshilfe. Diese erhältst du hier kostenlos. Handelt es sich um einen Privatkunden, kann die Beilage eines ausgefüllten Überweisungsträgers den Schuldner zu einer schnellen Bezahlung motivieren, denn nicht jeder praktiziert das Online-Banking.
Die erste Mahnung / Zahlungserinnerung
Natürlich kann es vorkommen, dass ein Kunde, der zahlungsfähig und zahlungswillig ist, die Bezahlung der Forderung nur vergessen hat oder dass die Rechnung nicht angekommen oder verloren gegangen ist. Diese Schuldner werden im Normalfall nach der ersten Mahnung bezahlen. Deshalb ist es wichtig, dass du die Mahnung freundlich formulierst, damit du deinen Kunden damit nicht verärgerst. Denn natürlich bist du an guten Geschäftsbeziehungen interessiert. Aus diesem Grund ist es auch üblich, diese erste Mahnung als Zahlungserinnerung zu bezeichnen. Kostenlose Vorlagen oder Muster helfen dir dabei, die Zahlungserinnerung kundenfreundlich und trotzdem nachdrücklich zu formulieren. Aber trotz der Bezeichnung als Zahlungserinnerung handelt es sich bei diesem Schreiben bereits um eine Mahnung, die den Schuldner darüber informiert, dass ein Zahlungseingang noch aussteht und ihn eindeutig zur Zahlung auffordert. Aus rechtlicher Sicht bedeutet das, dass der Schuldner in Verzug gerät, wenn er auf diese erste Mahnung nicht mit der Bezahlung des ausstehenden Betrages reagiert. Die erste Mahnung beziehungsweise Zahlungserinnerung ist für den Schuldner noch kostenlos. Vergesse nicht die erneute Festsetzung eines konkreten Zahlungstermins. Nutze gegebenenfalls eine Vorlage als Formulierungshilfe.
Die zweite Mahnung
Wurde auf die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung nicht reagiert, sollte im richtigen zeitlichen Rahmen eine 2. Mahnung geschrieben werden. Diese kann durchaus strenger formuliert werden. Aber zumindest bei wichtigen Kunden sollte die Mahnung auch ein Entgegenkommen bei der Überwindung von Zahlungsschwierigkeiten beinhalten, falls das möglich ist. Du kannst beispielsweise Ratenzahlungen anbieten oder einen längeren Aufschub gewähren. Denn das ist immerhin besser, als die Forderung ganz abschreiben zu müssen oder vielleicht einen guten Kunden zu verlieren. Versuche immer herauszufinden, warum der Kunde nicht zahlt. Fordere ihn auf, bei Schwierigkeiten mit dir in Kontakt zu treten. Kostenlose Muster und Vorlagen für Mahnungen helfen dir dabei, dafür die richtigen Formulierungen zu finden. Informiere den Kunden mit der zweiten Mahnung auf jeden Fall darüber, dass du bereits einmal gemahnt hast und trotzdem kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist. Auch die Bezeichnung „2. Mahnung“ ist üblich. Im Gegensatz zur ersten Mahnung, die meist die Bezeichnung „Zahlungserinnerung“ trägt, sollte beim zweiten Schreiben der Begriff „Mahnung“ auf jeden Fall Verwendung finden. Weise auf künftige durch die Mahnungen entstehende Kosten und weitere Konsequenzen hin, falls der Schuldner auch auf die zweite Mahnung nicht mit einer Bezahlung der Forderung reagiert. So kannst du etwa zukünftige Lieferungen oder Leistungen verweigern, bis alle Rechnungen bezahlt sind. Auch wenn du die zweite Mahnung schreibst, helfen dir Vorlagen mit geeigneten Formulierungen.
Die letzte, 3. Mahnung
Wenn du bereits zweimal ohne Ergebnis beim Schuldner gemahnt hast, solltest du eine dritte Mahnung heraus senden. Informiere den Schuldner darüber, dass er nicht mehr mit deinem Entgegenkommen rechnen kann, falls er die Forderung nicht begleicht, sondern dass du entweder ein Inkasso-Büro einschalten wirst oder ein gerichtliches Mahnverfahren anstrebst. Du kannst auch einen Schufa-Eintrag androhen. Stelle dem Schuldner mit der dritten Mahnung die angefallenen Verzugszinsen und Mahnkosten gesondert in Rechnung. Nutze kostenlose Vorlagen und Muster für die Formulierung des letzten Mahnschreibens. Es ist empfehlenswert, die dritte Mahnung per Einschreiben zustellen zu lassen, damit der Schuldner nicht behaupten kann, er habe das Schreiben nicht erhalten. Noch sicherer ist eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher. Diese Methode ist besonders bei größeren Beträgen empfehlenswert.
Mahnung schreiben mit einer Software
Die meisten Unternehmen nutzen eine ERP-Software, um Aufträge zu bearbeiten und Rechnungen zu erstellen. So ist in der Regel schnell ersichtlich, welche Forderungen bereits fällig aber noch nicht beglichen sind. Da bietet es sich natürlich an, auch das Mahnwesen mithilfe einer ERP-Software zu unterstützen. Ein softwaregestütztes Terminmanagement und geeignete Vorlagen für Mahnschreiben helfen dir dabei, rechtzeitig und effizient zu mahnen. Mit dem ERP-System von weclapp behältst du den Überblick über die offenen Posten und verpasst keinen Termin, auch wenn du einen sehr großen Kundenstamm hast. weclapp zeigt auf einen Blick welche Rechnungen noch unbezahlt sind und bietet die Möglichkeit mit wenigen Klicks die Mahnungen automatisch zu erstellen. Muster und Vorlagen, von der ersten Zahlungserinnerung bis zur letzten Stufe, erleichtern dir das unkomplizierte und schnelle Arbeiten, wenn du eine Mahnung schreibst. Mit einer Software zur Unterstützung des automatischen Mahnwesens sparst du viel Zeit. Du erkennst sofort, wann du Mahnungen schreiben musst und welche Mahnstufe dabei fällig ist.
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Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann weclapp keine Gewähr für die Richtigkeit übernehmen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Daten keine Handlungsanleitung darstellen, sondern als Erstinformation gedacht sind und eine fachliche und individuelle Beratung nicht ersetzen können.
Stand: 11.09.2023