ZUGFeRD

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der in Deutschland entwickelt wurde. Das Ziel von ZUGFeRD ist es, den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Geschäftspartnern zu erleichtern, indem ein einheitliches Format verwendet wird, das sowohl maschinenlesbar als auch menschenlesbar ist.

Lesedauer: 4 min

Hintergrund & Entwicklung der ZUGFeRD-Rechnung

ZUGFeRD wurde von der „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD), einer Arbeitsgruppe unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), entwickelt. Diese Initiative entstand aus dem Bedarf, den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren und somit Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Gesetzliche Rahmenbedingungen: Der Einsatz von ZUGFeRD wird durch die europäische Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen unterstützt. Diese Richtlinie soll sicherstellen, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können, was den Weg für Standards wie ZUGFeRD ebnet.
Versionen: Die erste Version von ZUGFeRD wurde 2014 veröffentlicht (ZUGFeRD 1.0). Eine verbesserte Version, ZUGFeRD 2.0, wurde 2017 eingeführt, um bessere Kompatibilität und erweiterte Funktionen zu bieten. Die neuste Version ist ZUGFeRD 2.2 und ist seit 2022 verfügbar und beinhaltet beispielsweise Verbesserungen im EXTENDED Profil sowie weitere Vereinheitlichungen der Dokumentation.

Die Versionen des ZUGFeRD-Formats einschließlich einer umfangreichen Einführung und Erklärung sind kostenfrei auf der FeRD-Website verfügbar und können dort heruntergeladen werden.

Wie funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung?

Wie bereits erwähnt ist die ZUGFeRD-Rechnung ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile von elektronischen und klassischen Papierrechnungen kombiniert. Es ermöglicht die Einbettung strukturierter Daten im XML-Format in eine PDF/A-3 Datei. Dies bedeutet, dass eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl von Menschen lesbar als auch maschinenverarbeitbar ist.

ZUGFeRD-Rechnung Beispiel

Auf der linken sieht man eine Vorschau, wie eine Zugferd-Rechnung für das menschliche Auge aussieht und auf der rechten Seite, wie man für die Maschine aussieht.

ZUGFeRD Prozess

Der Prozess funktioniert so, dass beim Erstellen der Rechnung die XML-Daten, die alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungskonditionen enthalten, automatisch generiert und in die PDF-Datei eingebettet werden. Beim Empfänger kann die Rechnung entweder manuell gelesen oder automatisch in die Buchhaltungssysteme importiert und verarbeitet werden, was den gesamten Prozess effizienter und fehlerfreier macht. Diese Standardisierung erleichtert den Austausch von Rechnungen erheblich und trägt zur Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse bei.

Vorteile der ZUGFeRD-Rechnung

ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse und Komplexitätsgrade zugeschnitten sind:

Basic: Das Basic-Profil richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige, die nur die Grundinformationen für die Rechnungsstellung benötigen. Es umfasst grundlegende Daten wie Rechnungsnummer, Datum, und Betrag, und ist einfach zu implementieren.
Comfort: Das Comfort-Profil ist ideal für mittelständische Unternehmen. Es enthält zusätzliche Informationen wie Lieferdetails, Steuersätze und Zahlungsbedingungen. Dieses Profil ermöglicht eine detailliertere Rechnungsstellung und erleichtert die automatische Verarbeitung durch Empfänger.
Extended: Das Extended-Profil ist für große Unternehmen und komplexe Geschäftsvorgänge konzipiert. Es umfasst alle im Comfort-Profil enthaltenen Informationen sowie erweiterte Daten wie Rabattdetails, mehrere Steuersätze und komplexe Geschäftsregeln. Dieses Profil unterstützt umfassende Geschäftsprozesse und ermöglicht eine hochgradig automatisierte Rechnungsabwicklung.

Jedes Profil kann je nach den spezifischen Anforderungen und der technischen Infrastruktur eines Unternehmens ausgewählt werden, um den Rechnungsaustausch effizient und fehlerfrei zu gestalten.

ZUGFeRD – Wissenswerte Begriffe auf einen Blick

Wichtige Begriffe und Infos rund um ZUGFeRD & Co.

Begriff	Erklärung
Hybridformat	ZUGFeRD-Rechnungen sind sogenannte Hybridrechnungen, die sowohl eine PDF/A-3-Komponente als auch eine eingebettete XML-Datei enthalten. Dies ermöglicht es, dass die Rechnung sowohl visuell dargestellt als auch von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann.
PDF/A-3	Dies ist ein ISO-Standard für langfristige Archivierung von elektronischen Dokumenten. Die PDF/A-3-Datei dient als Träger für die eingebettete XML-Datei.
XML	Die Extensible Markup Language (XML) ist ein Standard zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten. In ZUGFeRD wird XML verwendet, um die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format darzustellen.
Interoperabilität	Ein Schlüsselmerkmal von ZUGFeRD ist seine Interoperabilität. Es ist so konzipiert, dass es von einer Vielzahl von Softwarelösungen unterstützt werden kann, was die Integration in bestehende Systeme erleichtert.
Profile	ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die unterschiedliche Komplexitätsgrade und Dateninhalte abdecken, von Basisinformationen bis hin zu detaillierten Daten für komplexere Geschäftsanforderungen. Dies ermöglicht eine flexible Nutzung je nach Bedarf des Unternehmens.