XYZ-Analyse

Mit der XYZ-Analyse die Regelmäßigkeit des Verbrauchs überprüfen

Die XYZ-Analyse ordnet zu lagernde Güter danach, ob der Verbrauch regelmäßig, schwankend oder sehr unregelmäßig erfolgt. Davon hängt ab, wie gut sich der Bedarf planen lässt, wie hoch eventuelle Sicherheitsreserven sein sollten und welche Artikel einen höheren Überwachungsaufwand erfordern.

Die XYZ-Analyse eignet sich sowohl für die Beschaffungs- als auch für die Vertriebslogistik im Unternehmen. Was die Beschaffung angeht, so haben die Ergebnisse der XYZ-Analyse Einfluss auf Verhandlungen mit Lieferanten. So kann es sinnvoll sein, für bestimmte Güter eine Lieferung Just-in-Time zu vereinbaren. Die Lagerung fertiger Artikel für den Vertrieb lässt sich hingegen durch die Produktionsplanung beeinflussen. Dabei sind natürlich immer mehrere Faktoren zu bedenken, die Einfluss auf die Abläufe im Unternehmen haben. Diese lassen sich nicht in jedem Fall hinsichtlich einer optimierten Lagerhaltung beeinflussen.

Klassen, Eigenschaften und Handlungsempfehlungen

Typisch ist die Anwendung der XYZ-Analyse in der Beschaffungslogistik. Hier folgen aus der Einteilung der Artikel in die Klassen X, Y und Z verschiedene Beschaffungs- und Überwachungsstrategien. Die einzelnen Klassen sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

XYZ-Analyse auf der Grundlage des Variationskoeffizienten

Ein häufig genutztes Verfahren zur Analyse des Verbrauchs mithilfe der XYZ-Analyse ist die Bestimmung des Variationskoeffizienten. Für die Berechnung verwendest du Daten, die im Unternehmen in der Vergangenheit mithilfe der Buchführung erfasst wurden. Beispielsweise kann der monatliche Verbrauch verschiedener Artikel in den letzten beiden Jahren eine gute Grundlage für die Berechnung des Variationskoeffizienten sein. Du kannst auch einen anderen Zeitraum oder andere Intervalle wählen.

Gut zu wissen:
Je länger der in die XYZ-Analyse einbezogene Zeitraum ist, desto höher ist die Vorhersagegenauigkeit. Zwei Probleme können in diesem Zusammenhang auftreten.

• Erstens muss gewährleistet sein, dass der Verbrauch auch zeitnah gebucht wird. Sammelbuchungen können die Datengrundlage verfälschen.
• Zweitens spielen in einigen Branchen Trends eine große Rolle, sodass die verschiedenen Jahre nicht unbedingt miteinander vergleichbar sind.

Berechnung des Variationskoeffizienten (+Formel)

Den Variationskoeffizienten kannst du immer für eine Reihe von Beobachtungswerten ermitteln. Im Fall der XYZ-Analyse berechnest du ihn von den Entnahmemengen gelagerter Artikel innerhalb festgelegter Zeitintervalle, und das über einen längeren Zeitraum hinweg. Im nachfolgenden Beispiel handelt es sich dabei um einen monatlichen Verbrauch, der über den Zeitraum von einem Jahr analysiert wird. Aus Vereinfachungsgründen liegt hier dieser relativ kurze Zeitraum zugrunde. Es ist empfehlenswert, mindestens zwei Jahre in die Analyse einzubeziehen, um aussagekräftige Werte zu erhalten.

Gemäß seiner Definition ist der Variationskoeffizient der Quotient aus der Standardabweichung und dem Mittelwert aller einzeln registrierten Verbrauchsmengen. Die Standardabweichung misst die Streuung der Werte um diesen Mittelwert. Sie ergibt sich als Quadratwurzel aus der Varianz. Da ein hoher Mittelwert meist auch eine höhere Varianz zur Folge hat, eignet sich der Variationskoeffizient besser für Vergleichszwecke als die Varianz oder die Standardabweichung. Je höher er im konkreten Fall der XYZ-Analyse ist, desto unregelmäßiger ist der Verbrauch. Ist er größer als 1, so ist die Standardabweichung größer als der Mittelwert.

Tipp:

• In Excel berechnest du die Standardabweichung mit der Formel =WURZEL(VARIANZEN(Anfangsfeld:Endfeld)).
• Für den Mittelwert gibt es die Funktion =MITTELWERT(Anfangsfeld:Endfeld).
• Angenommen, die Datenreihe umfasst die Felder C5 bis C35, so lautet die Formel für den Variationskoeffizienten: =WURZEL(VARIANZEN(C5:C35))/MITTELWERT(C5:C35).
• Du kannst die Standardabweichung und den Mittelwert auch einzeln berechnen und danach den Quotienten bilden.

Je höher der Variationskoeffizient ist, desto unregelmäßiger ist der Verbrauch und desto eher handelt es sich um ein Z-Gut. Es gibt bei der XYZ-Analyse keine feste Regel zur Festlegung der Grenzen zwischen den Klassen X, Y und Z. Hier spielt auch eine Rolle, um welches Unternehmen es sich handelt. Orientiere dich bei der Klassifizierung an den Ergebnissen und an den Erfahrungen der Vergangenheit. Beachte bei diesen Überlegungen auch, inwiefern man die Artikel verschiedener Klassen später unterschiedlich behandelt.

Beispiel zur XYZ-Analyse mithilfe des Variationskoeffizienten

Am folgenden Beispiel kannst du die Berechnung des Variationskoeffizienten und die daraus folgende XYZ-Analyse nachvollziehen. Es ist natürlich stark vereinfacht, denn die Anzahl der gelagerten Artikel ist in der Praxis deutlich höher. Im Beispiel kann es sich um eine Näherei oder ein Stoffgeschäft handeln. Du siehst bereits an den Verbrauchsreihen, dass der Verbrauch von Dekostoff und Spezialgewebe deutlich unregelmäßiger erfolgt als bei den anderen Textilien. Die Höhe der Variationskoeffizienten bestätigt diesen ersten Eindruck. Die Grenzziehung zwischen den Klassen erfolgte hier bei 0,5 und 1.