Workflow
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow (zu Deutsch: Arbeitsablauf) ist im Allgemeinen eine festgelegte Abfolge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen. Im IT-Kontext handelt es sich bei einem Workflow um die Automatisierung eines Geschäftsprozesses. Dabei werden Dokumente, Informationen und Aufgaben anhand definierter Regeln von einem Beteiligten zum nächsten weitergereicht.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Prozess?
Oft werden die Begriffe Workflow und Prozess bzw. Geschäftsprozess (Business Process) synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt. Denn ein Geschäftsprozess hat organisatorischen Charakter, während bei einem Workflow zusätzlich IT-technische Fragestellungen eine Rolle spielen. Folgende Übersicht stellt die Eigenschaften von Workflows und Prozessen gegenüber:
| Eigenschaften Workflow | Eigenschaften Geschäftsprozess |
|---|---|
| Legt fest, wer was bis wann erledigen muss, damit ein Geschäftsprozess zum Abschluss kommen kann | Hat einen Start- und Endzeitpunkt |
| Regelt die Weitergabe und Ablage von Informationen und Dokumenten | Liefert ein definiertes Ergebnis |
| Legt Art und Reihenfolgen von Arbeitsschritten fest | Beinhaltet verschiedene Aktivitäten und Verantwortlichkeiten |
| Definiert Abhängigkeiten | Hat einen organisatorisch-betriebswirtschaftlichen Charakter |
| Beschreibt die technischen Hilfsmittel, die zur Ausführung des Prozesses verwendet werden | Betrifft eine oder mehrere Organisationseinheiten (Abteilungen) im Unternehmen |
| Automatisiert einen Geschäftsprozess | |
| Erstreckt sich über ein System oder mehrere Systeme |
Was ist Workflow Management?
Der Begriff Workflow Management beschreibt die IT-Unterstützung der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Entsprechend kommt Workflow-Management-Software zum Einsatz, um Prozesse abzubilden, zu starten, zu steuern und zu überwachen.
Was heißt Workflow auf Deutsch?
Das englische Wort Workflow setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen:
- Work = Arbeit
- Flow = Fluss
Die wörtliche Übersetzung lautet somit Arbeitsfluss, gebräuchlicher ist jedoch der Begriff Arbeitsablauf.
Wie ist ein Workflow aufgebaut?
Ein klassischer Workflow hat mehrere Bestandteile. Zunächst ist dies ein Trigger, also ein Auslöser. Das Gegenstück dazu bildet der Endpunkt. Dazwischen befinden sich beliebig viele einzelne Arbeitsschritte, die entweder gleichzeitig oder hintereinander ablaufen können. Zudem wird in einem Workflow definiert, was geschieht, wenn eine bestimmte Aktivität abgeschlossen oder nicht abgeschlossen wurde. Ein Workflow ordnet Aktivitäten außerdem verschiedenen Beteiligten zu. Diese Beteiligten können nicht nur Mitarbeiter, sondern auch ein System sein.
Weiterhin besitzt ein Workflow eine Dokumentenstruktur, die allen Beteiligten zentral bereitgestellt wird. Somit stellt ein Workflow sämtliche Dokumente, Informationen und Systeme exakt dann zur Verfügung, wenn sie zur Erledigung der aktuellen Aktivität benötigt werden.
Wie werden Workflows visualisiert?
Arbeitsabläufe können sehr komplex sein. Um professionell mit ihnen arbeiten zu können, ist es daher notwendig, sie zu visualisieren. Möglich machen dies verschiedene Software-Tools, mit denen zum Beispiel Flussdiagramme, Swimlanes oder ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) erstellbar sind. Gängige Standards im Workflow-Management sind außerdem die Unified Modeling Language (UML) und Business Process Model and Notation (BPMN).
Wie erstelle ich einen Workflow?
Um Workflows zu erstellen, müssen zunächst einige organisatorische Vorbedingungen im Unternehmen erfüllt sein. Grundlegende Voraussetzung ist das Vorhandensein eine Übersicht über alle Prozesse im Unternehmen. Zudem müssen die einzelnen Geschäftsprozesse modelliert sein („Wer macht was und wann?“). Auf dieser Basis ist es dann wiederum möglich, Workflows zu modellieren. Bei diesem Schritt wird definiert, welche Systeme den jeweiligen Geschäftsprozess technisch unterstützen. Zudem wird der Prozess in seine kleinstmöglichen Arbeitsschritte zerlegt, bis diese automatisierbar sind. Nun können die Workflows ausgeführt werden. Diese Aufgabe übernimmt eine sogenannte Workflow Engine, welche das Herzstück eines jeden Workflow-Management-Systems darstellt.
Welche Vorteile haben Workflows?
Die Erstellung von Workflows verursacht durchaus einen gewissen Aufwand. Zudem müssen Unternehmen zunächst eine Workflow-Management-Software implementieren. Diese Investitionen sind jedoch in vielen Fällen gerechtfertigt, da die Automatisierung von Geschäftsprozessen erheblichen Mehrwert generierten kann. Sie reduziert den Arbeits- und Zeitaufwand, minimiert Fehler, sorgt für Effizienz und senkt die Kosten. Zudem werden die Mitarbeiter von unliebsamer Arbeit entlastet und können sich wichtigeren Aufgaben zuwenden – zum Beispiel kreativen und wertschöpfenden Tätigkeiten. Weiterhin steigt die Transparenz innerhalb der Abläufe. Denn jeder Beteiligte kann erkennen, in welchem Status sich ein bestimmter Vorgang gerade befindet.
Zusammengefasst bieten Workflows folgenden Mehrwert:
- Kürzere Durchlaufzeiten von Prozessen
- Reduzierte Fehlerquote
- Gesteigerte Transparenz
- Geringerer Abstimmungsbedarf
- Mehr Produktivität und Effizienz
- Schnellerer Zugriff auf vorgangsbezogene Informationen und Dokumente
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