Prozessoptimierung

Prozessoptimierung und Prozessanalyse

Einen Prozess zu optimieren setzt dessen Analyse voraus. Um einen Prozess anschaulich darzustellen, hat sich die Prozessmodellierung als grafische Visualisierung der Abläufe durchgesetzt. Hierbei muss zunächst der Prozess, der analysiert und dessen Qualität verbessert werden soll, genau bestimmt und definiert werden. Dabei ist es notwendig, für die Optimierung möglichst viele und solide Informationen und Daten zu gewinnen. In der Prozessanalyse wird der Ist-Zustand festgestellt, damit dieser den Rahmen für die Entwicklung eines Soll-Prozesses liefert.

Methoden der Prozessoptimierung

Für die Optimierung von Prozessen gibt es sehr viele Methoden. Wenn ein Prozess anhand einer Prozessanalyse hinreichend dokumentiert ist, können zum Beispiel diese Vorgehensweisen eingesetzt werden:

• SWOT-Analyse: Hier werden interne Faktoren (Stärken und Schwächen) mit externen Bedingungen (Herausforderungen und Chancen) in einer Matrix aufeinander bezogen. Oft ergeben sich dadurch kreative Ideen für Lösungen.

• Kaizen: Diese aus Japan stammende Methode (Kai = Veränderung, Zen = zum Besseren) versteht sich als ein kontinuierliches, dauerhaftes Konzept für das Management. Die ständige Kontrolle führt dazu, dass die kontinuierliche Verbesserung Teil des Prozesses selbst wird.

• Das Ishikawa-Diagramm wird auch als Ursache-Wirkungs-Diagramm bezeichnet, in denen mögliche Fehlerquellen wie Maschine, Mensch, Material, Methode und Milieu und deren Auswirkungen anhand eines Fischskeletts dargestellt werden.

Was sind die Vorteile der Prozessoptimierung?

Mit der Prozessoptimierung können sowohl einzelne Abläufe verbessert wie auch übergeordnete Ziele des Unternehmens erreicht werden. Die Verbesserung der Prozesse setzt Ursachen für positive Wirkungen im ganzen Unternehmen:

• Verkürzung von Durchlaufzeiten

• Qualitäts- und Produktivitätsverbesserungen

• Optimierung von Workflows

Ideal ist es, wenn möglichst viele Mitarbeiter in die Prozessoptimierung einbezogen werden. Möglichst rasche und sichtbare Einzelerfolge wirken motivierend.

Kosten senken durch Prozessoptimierung

Wenn sich Umsätze verringern und gleichzeitig die Kosten steigen, kann Prozessoptimierung zu einer Verbesserung führen. In diesem Rahmen geht es insbesondere darum, Kostentreiber bei den verschiedenen Abläufen zu identifizieren. Hier lassen sich durch eine konsequente Analyse Optimierungspotenziale und Möglichkeiten für kostensenkende Maßnahmen finden. Dafür bieten sich unter anderem Mindmaps oder Prozesslandkarten an. Häufig ist es erst eine Vereinfachung in Form einer Visualisierung, die Kostentreiber in den einzelnen Prozessen des Unternehmens offenlegt.

Für welche Unternehmen lohnt sich Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung ist eine Tätigkeit, die von jedem Unternehmen im alltäglichen Geschäft durchgeführt wird. Dabei gibt es keine Branchen, die von einer Prozessoptimierung nicht profitieren. Eine professionell durchgeführte Prozessoptimierung hat den Vorteil, dass sie als Grundlage für die betriebswirtschaftliche Ausrichtung eines Unternehmens dient. In einem harten Wettbewerb kann heute kein Betrieb auf Prozessoptimierung verzichten. Das Prozessmanagement und die Prozessoptimierung liegt bei größeren Unternehmen im Verantwortungsbereich des Qualitätsmanagements. Eine grundlegende Analyse und Optimierung einzelner Prozesse in einem Unternehmen lässt sich auch outsourcen.