Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Wozu dient die Kassensicherungsverordnung?

Nach der Einzelaufzeichnungspflicht, den GoBD und der Kassenschau hält die deutsche Gesetzgebung ab 2020 eine weitere Auflage bereit: die Kassensicherungsverordnung. Es handelt sich hierbei um eine Verordnung des Bundesfinanzministeriums, in der die technischen Anforderungen an elektronische „Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme“ im Geschäftsverkehr konkret beschrieben werden. Gemeint sind damit in erster Linie digitale Kassensysteme und Registrierkassen. Mit der Einführung möchte der Fiskus die Grundaufzeichnungen dieser Kassen besser vor Manipulation schützen. Ziel der Maßnahme ist die Verhinderung von Steuerbetrug.

Die Kassensicherungsverordnung gilt für alle Branchen – darunter Gastronomen ebenso wie Einzelhändler oder Dienstleister. Die Einhaltung wird streng kontrolliert werden. Bei Verstößen können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro entstehen.

Im Kern besagt die KassenSichV, dass die Erfassung von Barumsätzen (Bargeld, Kreditkarten, EC-Karten und auch Gutscheine) über elektronische Kassensysteme manipulationssicher erfolgen muss. Hierfür müssen ab dem 01.01.2020 alle digitalen Kassensysteme mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden.

Müssen jetzt alle Unternehmen Registrierkassen einführen oder reicht die offene Ladenkasse?

Nein. Die Kassensicherungsverordnung darf nicht mit einer allgemeinen Registrierkassenpflicht verwechselt werden. Offene Ladenkassen, wie sie beispielsweise auf Märkten zum Einsatz kommen, können somit weiterhin genutzt werden.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verhindert Löschung von Umsätzen

Die ab Januar 2020 vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützt digitale Kassen vor der Löschung von Umsätzen. Alle aufzeichnungspflichtigen Unternehmen müssen die TSE installieren. Vorübergehend befreit sind ausschließlich Betriebe, die ihr elektronisches Kassensystem nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben. Hier greift die Regelung erst ab dem 01.01.2023.

Im Regelfall erfolgt die Bereitstellung der TSE durch die Anbieter der Kassensysteme. Ursprünglich war vorgesehen, dass jede der technischen Sicherheitseinrichtungen bereits ab dem 1. Januar 2020 durch das BSI zertifiziert sein muss. Da dies aus Zeitgründen offensichtlich nicht umsetzbar war, griff die Nichtbeanstandungsregel. Die Anbieter hatten bis 30.09.2020 Zeit, ihre TSE-Module zertifizieren zu lassen.

Die TSE beinhaltet im Übrigen nicht nur einen Manipulationsschutz der Grundaufzeichnungen, sondern auch eine Exportschnittstelle. Diese ermöglicht einen standardisierten Export der Kassenaufzeichnungen für das Finanzamt. Die Rede ist hierbei auch von der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K 2.0).

Was verbirgt sich technisch hinter der TSE?

Die technische Sicherheitseinrichtung einer elektronischen Kasse hat drei Komponenten:

• Sicherheitsmodul
• Nicht-flüchtiges Speichermedium
• Digitale Schnittstelle

Die Übergabe von Daten an die TSE erfolgt über die Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul vergibt dann eine fortlaufende, eindeutige Transaktionsnummer. Es erfasst zudem Beginn und Ende der Transaktion. Die abgesicherten Vorgangsdaten werden dann auf dem Speichermedium abgelegt. Um mit einer vorhandenen Kasse sämtliche Anforderungen zu erfüllen und Daten korrekt übermitteln zu können, sind aus technologischer Sicht zwei Lösungen möglich. So kann die TSE entweder als zusätzliche Hardware gekauft oder als Cloud-Lösung bezogen werden.

Weitere Pflichten, die durch die Kassensicherungsverordnung ab 2020 entstehen

Mit der Kassensicherungsverordnung kommt nicht nur eine technische Änderung des Kassensystems auf Unternehmen zu. Es entstehen auch zwei neue Anforderungen, deren Einhaltung strengstens durch die Finanzbehörden überwacht werden wird: die Kassenmeldepflicht und die Belegausgabepflicht. Betrachten wir diese beiden Punkte im Folgenden genauer.

Kassenmeldepflicht

Die Kassenmeldepflicht besagt, dass Unternehmen dem Finanzamt all ihre elektronischen Kassen melden müssen. Dies muss nach bis 30.09.2020 erfolgt sein. Für Neuanschaffungen von Kassensystemen gilt ab diesem Datum eine Meldefrist von einem Monat. Im Übrigen muss das Finanzamt ebenso über die Außerbetriebnahme von Kassensystemen informiert werden. Hierzu zählen auch Defekt und Diebstahl. Für die An- und Abmeldung wird es ein elektronisches Verfahren geben.

Belegausgabepflicht

Mit der KassenSichV wurde auch eine Belegausgabepflicht beschlossen. Konkret bedeutet das: Für jeden Geschäftsvorgang müssen Unternehmen ab 2020 einen Beleg ausstellen und ihrem Kunden anbieten. Diese müssen den Beleg (z. B. Kassenbon) allerdings nicht annehmen. Hintergrund ist die zusätzliche Dokumentation von Verkäufen, sodass Geschäftsvorfälle nicht stornierbar sind.

In Einzelfällen können sich Unternehmen aus Gründen der Zumutbarkeit von der Belegpflicht befreien lassen. Entsprechende Anträge müssen beim Finanzamt eingereicht werden. Alleine die entstehenden Kosten sind allerdings kein Befreiungsgrund.

Wichtig: Die Belegausgabepflicht gilt seit dem 01.01.2020.

Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen?

Insgesamt müssen Unternehmen mehrere Schritte durchlaufen, um der Kassensicherungsverordnung vollständig zu entsprechen:

1. Hersteller des Kassensystems ansprechen und Aufrüstung anfordern
2. Wenn keine Aufrüstung möglich ist, neues Kassensystem anschaffen
3. TSE umgehend einsetzen (Testbetrieb im Optimalfall noch 2019)
4. Jede elektronische Kasse beim Finanzamt melden
5. Für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen

Im Übrigen müssen Unternehmer keine Angst vor digitalen Kassensystemen mit technischer Sicherheitseinrichtung haben. Der Ansatz kann sogar Vorteile mit sich bringen. So ist jederzeit gewährleistet, dass Buchungen rechtskonform erfolgen. Als entsprechender Beweis gegenüber dem Fiskus gilt bereits das Vorhandensein der TSE. Des Weiteren sind Manipulationen (auch durch Dritte) ausgeschlossen. Der standardisierte Export von Daten wird außerdem für eine deutliche Zeitersparnis in der Kommunikation mit den Finanzbehörden sorgen.