GoBD

Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung

Die Beweiskraft der Buchführung wird im Wesentlichen durch eine nachvollziehbare Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung erfüllt. Darauf weisen die GoBD des BMF hin (Rn. 71 ff.). Während bei der Papier-Buchführung Angaben zur Kontierung, zum Kriterium der Ordnung und zum Datum der Buchung direkt auf dem Papierbeleg erforderlich sind, reicht bei digitalen Belegen (E-Belegen) die Verbindung eines Datensatzes mit Angaben zur Kontierung.

Zeitnahe Buchungen

Nach dem Gesetz (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB) sind Buchungen zeitgerecht vorzunehmen.

Die GoBD des BMF weisen in Rn. 46 ff. auf den Sinn dieser Pflicht hin: Es soll verhindert werden, dass der Steuerpflichtige durch das „Ansammeln” von Belegen Zeit gewinnt und sich dadurch die Möglichkeit offenhält, Geschäftsvorfälle später anders darzustellen, als sie richtigerweise darzustellen sind.

! Das BMF lässt in den GoBD hierfür die 10-Tages-Regel gelten (GoBD Rn. 47): „Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich.”

• Wichtig: Die 10-Tages-Regel gilt nicht für Bargeschäfte!
• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich zu erfassen.

In Rn. 50 der GoBD wird auf eine weitere, ebenfalls als zeitnah zu beurteilende Möglichkeit der Erfassung eingegangen: die periodenweise Buchung, zum Beispiel nach Ablauf eines Monats. Dabei muss allerdings durch organisatorische Vorkehrungen gewährleistet sein, dass beispielsweise durch eine Nummerierung und Ordnung der später zu erfassenden Unterlagen diese nicht verloren gehen. Diese Vorgehensweise wird vor allem von Betrieben gewählt, die einen Steuerberater mit der Buchführung beauftragen oder bestimmte Tage für die Buchhaltung festlegen – zum Beispiel den Ersten des Folgemonats.

Um welche steuerrelevanten Daten geht es?

Es ist nicht immer ganz einfach festzustellen, welche Daten steuerlich relevant im Sinne der GoBD sind. Eine erste Antwort zu dieser Frage gibt jedoch das Gesetz. § 147 Abs. 1 AO zählt auf, welche Unterlagen geordnet aufzubewahren sind. Das sind zum Beispiel:

• Bücher und Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen nebst dazugehörigen Arbeitsanweisungen, Inventare und Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)
• Geschäfts- und Handelsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO)
• Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO)

Spätestens in Nr. 5 der Vorschrift zeigt sich, dass auch das Gesetz nicht immer vollständige Antworten für die Praxis bereithält. Hiernach sind nämlich Unterlagen geordnet aufzubewahren, „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind”. Die steuerliche Relevanz muss also in jedem Einzelfall geklärt werden. Daten aus der Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung gehören in der Regel dazu.

Direkt auf die Steuern bezogene Buchführungspflichten ergeben sich zum Beispiel aus folgenden Vorschriften:

• § 90 Abs. 3, 141 bis 144 AO
• 22 UStG
• § 4 Abs. 3 Satz 5, Abs. 4a Satz 6, Abs. 7, § 41 EStG

Steuerliche Relevanz im Sinne von § 140 AO

Bei der Frage der steuerlichen Bedeutung ist auch die Regelung des § 140 AO wichtig. Auch die Buchführungspflichten, die sich nicht direkt auf die Besteuerung beziehen, haben steuerliche Relevanz.

So sind Verpflichtungen, die sich zum Beispiel aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuches ergeben (§§ 238 ff. HGB), auch für die Besteuerung zu erfüllen. Branchenspezifische oder gewerberechtliche Vorschriften können ebenfalls von Bedeutung sein. Beispiele:

• 26 Kreditwesengesetz
• 55 Versicherungsaufsichtsgesetz
• Fahrlehrergesetz
• Gewerbeordnung
• Apothekenbetriebsordnung

Auch die Rechtsform des Unternehmens kann bestimmte Pflichten zur Aufzeichnung mit sich bringen. Beispiele dafür sind:

• § 91 ff. Aktiengesetz
• § 41 ff. GmbH-Gesetz
• 33 Genossenschaftsgesetz

Bundesfinanzhof zur Aufbewahrungspflicht

Die GoBD des BMF weisen in diesem Zusammenhang auch auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) hin, in dem festgelegt wird, dass grundsätzlich alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis einzelner Aufzeichnungen wichtig sind (BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl. II 2010, S. 452).

! Im Zweifel sollten demnach alle Unterlagen aufbewahrt werden, die Zusammenhänge zu einzelnen Aufzeichnungen verdeutlichen können. Dazu gehören aber explizit nicht Entwürfe von Geschäftsbriefen, wenn diese nicht tatsächlich versendet wurden.

Welche Möglichkeiten der Datenbereitstellung gibt es?

146 Abs. 6 AO stellt Mitwirkungspflichten für die Unternehmen auf, wenn Unterlagen in elektronischer Form bei einer Außenprüfung des Finanzamts eingesehen werden sollen. Das Finanzamt darf hier auch die maschinelle Auswertung von Daten verlangen.

Ebenso muss der Steuerpflichtige der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen auf Verlangen auf einem Datenträger zur Verfügung stellen.

Datenzugriff durch die Finanzbehörde

In § 147 Abs. 6 wird der Finanzbehörde das Recht zugestanden, alle Unterlagen, die nach § 147 Abs. 1 AO vom Unternehmen aufzubewahren sind, durch einen Datenzugriff zu prüfen. Dieses Recht steht dem Finanzamt nur insoweit zu, als es durch Außenprüfungen ausgeübt werden darf. Eine Erweiterung dieser Befugnisse wird durch den Datenzugriff nicht gewährt. Der sachliche Umfang einer Außenprüfung nach § 194 AO wird dadurch nicht berührt. Die konkreten Ermächtigungen haben sich an der jeweiligen individuell zugeschnittenen Prüfungsanordnung (§ 196 AO) zu orientieren.

Beispiele für Mitwirkungspflichten

Grundsätzlich muss ein Unternehmen das Finanzamt bei einer Außenprüfung unterstützen (§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO). Die GoBD führen in diesem Zusammenhang folgende Beispiele an: