Geschäftsbrief
Was ist ein Geschäftsbrief?
Die Korrespondenz zwischen Unternehmern und ihren Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern erfolgt über Geschäftsbriefe, die ihren Empfänger auf postalischem oder elektronischem Weg, zum Beispiel als E-Mail oder PDF, erreichen können. Absender eines solchen Schreibens ist immer ein Unternehmen. Empfänger kann ein Unternehmen, eine Institution oder eine Privatperson sein. Mit einem Geschäftsbrief bereitet man ein konkretes Handelsgeschäft vor, führt es durch, schließt es ab oder macht es rückgängig.
Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?
| Anfrage | Eine Anfrage ist immer unverbindlich. Sie dient der Informationsbeschaffung über Produkte und Dienstleistungen. • Eine allgemeine Anfrage bezieht sich beispielsweise auf Kataloge oder Preislisten. • Eine spezielle Anfrage hat bestimmte Produkte oder Dienstleistungen im Fokus. Gefragt sind die konkreten Eigenschaften, Preise und Konditionen. |
| Angebot | Ein Angebot ist eine verbindliche Absichtserklärung, konkrete Produkte oder Dienstleistungen zu festgelegten Preisen und Konditionen zu liefern beziehungsweise auszuführen. • Eine Anfrage ist die Vorlage für ein verlangtes Angebot. Dieses umfasst auch die AGB und bei speziellen Anfragen konkrete Liefer- und Zahlungsbedingungen. Ein Dank für das Interesse sollte nicht fehlen. • Ein unverlangtes Angebot ist eine Form des Direktmarketings und hat meist die Form eines Werbebriefs. Bei der anspruchsvollen Formulierung kann eine Vorlage helfen. |
| Auftrag oder Bestellung | Mit einem Auftrag oder einer Bestellung nimmt man ein Angebot an und schließt damit den Kaufvertrag ab. Es ist auch möglich, die Bedingungen des Angebots abzuändern. Dann kommt es erst zum Vertragsschluss, wenn der Geschäftspartner die Änderungen akzeptiert. • Ein Auftrag bezieht sich auf Dienstleistungen. • Eine Bestellung bezieht sich auf Waren. |
| Auftragsbestätigung | Notwendig ist eine Auftragsbestätigung aus rechtlicher Sicht nur, wenn der Auftraggeber das Angebot geändert hat. Aber auch in allen anderen Fällen kann eine Zusammenfassung der angeforderten Waren oder Leistungen Missverständnissen vorbeugen. Vorlage dafür ist der Auftrag oder die Bestellung. |
| Lieferschein | Lieferscheine enthalten zwar hauptsächlich Auflistungen gelieferter Waren, gelten aber auch als Geschäftsbriefe und müssen deshalb alle Pflichtangaben enthalten. |
| Rechnung | Für Rechnungen gelten besondere Formvorschriften. Sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Rechnungen sind wichtige Belege für die Buchhaltung. Bei der Gestaltung und Aufbewahrung von Rechnungen spielt auch das Steuerrecht eine Rolle. Für die korrekte Rechnungserstellung empfiehlt sich die Verwendung einer Vorlage. |
| Mahnung | Die Mahnung erinnert einen säumigen Schuldner an seine Verpflichtung. Üblich sind eine erste Zahlungserinnerung und zwei weitere Mahnungen, bevor man rechtliche Schritte einleitet. |
| Zwischenbescheid | Bei Lieferungen und Leistungen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, kann ein Zwischenbescheid über den Stand der Dinge informieren. Auch wenn sich Fristen nicht einhalten lassen, ist es angemessen, den Kunden rechtzeitig zu informieren und um Verständnis zu bitten. |
| Reklamationsbearbeitung | Die Antwort auf eine Reklamation oder Beschwerde erfordert viel Fingerspitzengefühl. Dabei ist es wichtig, den Kunden ernst zu nehmen, um Entschuldigung zu bitten und Lösungsvorschläge anzubieten. |
Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei einem Geschäftsbrief?
Für Geschäftsbriefe gelten gemäß Handels- und Steuerrecht bestimmte Vorschriften für die Aufbewahrung. Sowohl die eingegangenen Briefe der Geschäftspartner als auch Kopien der Ausgangspost muss ein Unternehmer sechs Jahre lang aufbewahren. Dabei beginnt die Frist mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.
Wie ist ein Geschäftsbrief aufgebaut?
Welche Pflichtangaben ein Geschäftsbrief enthalten muss, ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch. In einigen Fällen dienen auch andere Gesetze und Verordnungen als Vorlage. Fehlen diese Angaben, kann das Grund für eine Abmahnung durch einen Mitbewerber sein. Welche Pflichtangaben jeweils erforderlich sind, hängt von der Rechtsform ab. Für Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts ohne Eintrag in das Handelsregister existieren im Handelsgesetzbuch und in der Gewerbeordnung keine Vorschriften über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Allerdings können sich, je nach Branche, Verpflichtungen aus anderen rechtsverbindlichen Vorschriften ergeben. Deshalb und auch im Sinne der Kundenorientierung ist es empfehlenswert, mindestens Vor- und Familiennamen und eine Anschrift anzugeben. Für Rechnungen gelten besondere Vorschriften, die sich aus dem Steuerrecht ergeben. Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag und Personengesellschaften wie OHG und KG müssen auf jeden Geschäftsbrief folgende Informationen schreiben:
- Firmenname, wie im Handelsregister eingetragen
- Rechtsform, bei Einzelkaufleuten der Zusatz e.K. oder e.Kfr.
- Firmensitz
- Registergericht des Firmensitzes
- Nummer des Handelsregistereintrags
Geschäftsbriefe einer GmbH oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) müssen Vor- und Familiennamen aller Geschäftsführer und ihrer Stellvertreter enthalten. Für Aktiengesellschaften ergeben sich weitere Vorschriften aus dem Aktiengesetz. Pflichtbestandteil eines jeden Geschäftsbriefes ist auch eine Unterschrift. Eine Vorlage für Geschäftsbriefe kann bei der Einhaltung dieser Verpflichtungen helfen.
Tipps zu Gestaltung nach DIN 5008
Für die Strukturierung eines Geschäftsbriefes empfiehlt die Norm DIN 5008 verschiedene Gestaltungsregeln. Eine korrekte Vorlage hilft bei der Einhaltung. Rechtsverbindlich ist die DIN 5008 nicht, aber die Beachtung dieser Norm ist empfängerfreundlich und lässt den Brief professionell wirken. Ein DIN A4 Brief im Hochformat hat einen oberen Rand von 4,5 Zentimetern. In diesem Bereich kann sich jedoch das Firmenlogo oder auch ein passender Slogan befinden, gegebenenfalls bereits auf dem Briefpapier oder auf einer Vorlage. Der linke Seitenrand ist 2,5 Zentimeter breit und der rechte mindestens einen Zentimeter. Die Schriftgröße für den Brieftext beträgt idealerweise zwölf Punkt. Elf Punkt sind auch möglich, wenn der Text etwas länger ist und damit trotzdem auf eine Seite passen würde. Vorschriften für eine bestimmte Schriftart gibt es nicht. Üblich sind Arial oder Times New Roman. Eine Vorlage mit entsprechenden Einstellungen erleichtert die Arbeit.
Der Briefkopf
Bei der Erstellung des Briefkopfes sind viele Details zu beachten. Daher kann die Verwendung einer Vorlage sehr hilfreich sein. Nach DIN 5008 folgt dem oberen breiten Randstreifen mit dem Firmenlogo linksbündig die Rücksendeangabe, das heißt die Absenderadresse. Diese schreibt man in eine Zeile, mit einer Schriftgröße von acht Punkt. Darunter folgt das Anschriftenfeld, wobei zunächst drei Zeilen mit acht Punkt Schriftgröße für postalische Vermerke vorgesehen sind, wie zum Beispiel, „Infopost“, „Einschreiben“ oder „Vertraulich“. Dabei schreibt die Norm DIN 5008 vor, dass ein zweizeiliger Vermerk in der zweiten Zeile und ein einzeiliger Vermerk in der dritten Zeile beginnt. Ist kein postalischer Vermerk erforderlich, bleiben diese drei Zeilen frei. Danach schließen sich maximal sechs Zeilen in einer Größe von zehn bis zwölf Punkt für die Empfängeradresse an. Dazu gehören:
- Firmenname
- Abteilung
- Empfänger
- Straße und Hausnummer oder Nummer des Postfachs
- Postleitzahl und Ort
Handelt es sich um ein vertrauliches Anschreiben, das der Adressat persönlich öffnen soll, steht der Name des Empfängers über dem Firmennamen. Soll das Anschreiben in einem DIN lang Umschlag mit Sichtfenster verschickt werden, darf das gesamte Anschriftenfeld höchstens vier Zentimeter hoch und 8,5 Zentimeter breit sein. In einer Vorlage, etwa für Word, lassen sich Zeilen anlegen, die der DIN Norm entsprechen, sodass man den Briefkopf nicht immer neu erstellen muss. Entsprechende Vorlagen gibt es auch als Download. Zum Briefkopf können bei Bedarf die Informationszeilen oder der Informationsblock gehören. Die Informationszeilen bestehen aus Bezugs- und Kommunikationszeile. Die Bezugszeile steht mit einer Leerzeile Abstand unter dem Anschriftenfeld. Über die Zeile verteilt stehen dort typischerweise:
- Dein Zeichen
- Deine Nachricht vom
- Unser Zeichen
- Unsere Nachricht vom
- Datum
Direkt darunter schreibt man die entsprechenden Informationen. An die Bezugszeile kann sich die Kommunikationszeile in einer ähnlichen Form anschließen, mit Telefon-, Fax- und E-Mail-Kontaktdaten des konkreten Ansprechpartners. Die Bezugs- und Kommunikationsdaten lassen sich aber auch in einem Informationsblock rechts oben unterbringen. Dieser beginnt fünf Zentimeter unterhalb des oberen Blattrandes, ist höchstens 7,5 Zentimeter hoch, mindestens vier Zentimeter breit und ist 1,25 Zentimeter vom rechten Blattrand entfernt. Mit Vorlagen, etwa für Word, ist es einfach, die jeweiligen Informationen an der richtigen Stelle zu positionieren.
Der Brieftext – Tipps zur Form
Mit einem Abstand von zwei Zeilen unter den Bezugs- und Kommunikationsdaten steht gegebenenfalls die Betreffzeile. Diese fasst kurz stichwortartig zusammen, worum es in dem Geschäftsbrief geht. Mehr als zwei Zeilen sollte der Betreff nicht umfassen. Es ist üblich, die Betreffzeile durch Fettdruck oder eine größere Schrift hervorzuheben. So kann der Empfänger sofort den Anlass des Schreibens erkennen. Zwei Zeilen unter dem Betreff folgt die Anrede. Nur wenn man den Namen des konkreten Ansprechpartners nicht kennt, ist die neutrale Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ angebracht. Je nach Branche und Vertrautheit ist auch eine lockere Anrede wie „Guten Tag, liebe Frau…“ oder „Hallo, Herr…“ möglich. Zwischen der Anrede und dem ersten Absatz des Briefes liegt eine Leerzeile. Der erste Satz beginnt klein, da er die Anrede fortsetzt. Die ersten Zeilen erklären kurz und in einer klaren Sprache den Anlass des Schreibens. Die nächsten Absätze, die man jeweils mit einer Leerzeile abtrennt, erläutern das Anliegen genauer und geben alle notwendigen Informationen. Umfang und Anzahl der Absätze orientieren sich dabei am Inhalt. Hervorhebungen, beispielsweise durch Fettdruck, sind möglich. Der letzte Absatz bezieht sich in vielen Fällen auf zukünftige Erwartungen. Er kann eine Bitte oder Aufforderung an den Empfänger enthalten, aber auch einen Dank. Für viele Schreiben kann man Textbausteine als Vorlage verwenden.
Einen Geschäftsbrief richtig abschließen
Mit einer Leerzeile Abstand zum letzten Absatz folgt die Grußformel. Sehr verbreiten ist die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“. Auch hier sind, je Branche und Grad der Vertrautheit, Abwandlungen möglich, zum Beispiel „Herzliche Grüße“, „Beste Grüße“ oder branchenbezogen etwa „Mit kreativen Grüßen“. Zwischen der Grußformel und dem gedruckten Namen des Unterzeichnenden liegen drei Leerzeilen für die Unterschrift. Ist der Name im Briefkopf aufgeführt, muss er nicht unbedingt noch einmal in gedruckter Form unter dem Anschreiben stehen. Nach der Unterschrift kann ein Postskriptum folgen, zum Beispiel wenn man ergänzend zum Brieftext auf etwas Besonderes hinweisen möchte. Dieser Hinweis sollte nicht mehr als zwei Zeilen umfassen. Danach folgt die Auflistung eventueller Anlagen. Im unteren Bereich eines Briefbogens befinden sich die Geschäftsangaben. Neben den bereits erwähnten Pflichtinformationen gehören die Kontoverbindung, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder die Internetpräsenz dazu. Da diese Angaben, ebenso wie das Logo im Briefkopf, auf jedem Geschäftsbrief erscheinen, bietet sich die Nutzung einer entsprechenden Vorlage an. Auch Falz- und Lochmarken lassen sich so an den richtigen Stellen aufdrucken. Die Falzmarken helfen beim Falten des Briefes, sodass er in einen DIN lang Briefumschlag passt.
Geschäftsbrief Vorlage
Geschäftsbriefe zu schreiben, ist eine wichtige und anspruchsvolle, aber auch zeitraubende Angelegenheit. Pflichtangaben, Geschäfts-und Kommunikationsdaten und das Firmenlogo erscheinen auf jedem Briefbogen. Daher ist es sinnvoll, Vorlagen zu nutzen, die sich für Word oder eine andere Textverarbeitung erstellen lassen.
Unsere kostenlosen Vorlagen helfen dabei professionelle Geschäftsbriefe zu schreiben. Der Download unser Muster, Vorlagen und Textbausteine ersetzt natürlich nicht das kundenorientierte Formulieren wirkungsvoller Geschäftsbriefe, aber sie bieten Hilfen und Anregungen und tragen dazu bei, im Arbeitsalltag viel Zeit zu sparen: Lade dir einfach die folgenden Geschäftsbriefe Vorlagen im gewünschten Format herunter und passe diese beliebig an.
Geschäftsbrief Vorlage „Danksagung“
- Geschäftsbrief Vorlage Danksagung für Microsoft Word (97-2003.doc)
- Geschäftsbrief Vorlage Danksagung für Microsoft Word (ab 2010.docx)
- Geschäftsbrief Vorlage Danksagung (.pdf)
Geschäftsbrief Vorlage „Stornierung“
- Geschäftsbrief Vorlage Stornierung für Microsoft Word (97-2003.doc)
- Geschäftsbrief Vorlage Stornierung für Microsoft Word (ab 2010.docx)
- Geschäftsbrief Vorlage Stornierung (.pdf)
Geschäftsbrief Vorlage „Unterlagenzusendung“
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