Fahrtenbuch

In der Richtlinie LStR 2015 R 8.1 wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch bei ständiger Wiederholung derselben Fahrten innerhalb eines Jahres die Angaben im Fahrtenbuch nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden dürfen. Ein solches vereinfachtes Vorgehen reicht nicht aus. Das heißt: Wird täglich dieselbe Strecke gefahren, muss die für jeden Tag des Jahres belegt werden. 

Anforderungen an ein „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“

Der oberste Grundsatz beim Führen eines Fahrtenbuchs ist Genauigkeit. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich daher schon oft mit Streitigkeiten zwischen Unternehmern und Finanzämtern befasst, die das Führen eines Fahrtenbuchs betrafen. Dabei haben sich einige Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch herausgestellt, die jeder Unternehmer beachten sollte: 

• Das schriftlich geführte Fahrtenbuch muss in gebundener bzw. geschlossener Form vorliegen (Urteil vom 16.3.2006, Az. VI R 87/04). 
• Unübersichtlichkeit und Lückenhaftigkeit gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen (Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/0). 
• Das Fahrtenbuch muss täglich geführt werden. Es reicht nicht aus, wenn zum Ende des Monats alle Tage rückwirkend eingetragen werden (Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/05). 

Letztlich sind die Grundsätze für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs jedoch recht einfach, sofern diese drei Punkte beachtet werden: 

Alle Eintragungen in einem Fahrtenbuch müssen 

• Zeitnah und 
• Chronologisch erfolgen sowie 
• aus sich selbst heraus verständlich sein. 

Für folgenden Berufsgruppen bestehen geringere formale Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht: 

• Monteure und Handelsvertreter im Sinne von § 84 HGB 
• Taxifahrer 
• Mietwagenunternehmer 
• Fahrschullehrer 

Bei diesen Berufsgruppen wäre eine akribische Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt unverhältnismäßig. Bei Taxifahrern reicht es beispielsweise aus, bei Beginn und Abschluss der Fahrten im Pflichtgebiet den Kilometerstand einzutragen. Hier besteht die Regelung, dass ein Hinweis auf eine Fahrt im Pflichtgebiet ausreicht. Entsprechendes gilt für Fahrlehrer: Der Hinweis auf eine „Lehrfahrt” genügt den gesetzlichen Anforderungen. 

Handschriftlich oder elektronisches Fahrtenbuch?

Wer ein  Fahrtenbuch zu führen hat, kann zwischen zwei Alternativen wählen: 

• Das klassische Fahrtenbuch aus Papier oder 
• ein elektronisches Fahrtenbuch

Für das altbewährte Fahrtenbuch gibt es im Bürobedarfshandel preiswerte Artikel in Heftform. Hier sind die Tabellen bereits vorgedruckt, die Fahrten werden täglich handschriftlich eingetragen. Auch Belege sollten dem Fahrtenbuch beigefügt werden – beispielsweise Rechnungen einer Werkstatt, aus denen sich der jeweilige Kilometerstand ablesen lässt.   

Der Einbau eines elektronischen Fahrtenbuchs ins Fahrzeug ist ebenfalls möglich. Der Nachweis von dienstlichen und privaten Fahrten mit einem elektronischen Fahrtenbuch wird vom Finanzamt allerdings nur unter strengen Voraussetzungen anerkannt. Vor allem ist hier wichtig, dass das elektronische Fahrtenbuch nachträgliche Änderungen von vornherein technisch ausschließt. Vor dem Kauf sollte man deshalb sichergehen, dass das Fahrtenbuch den Hinweis „entspricht den Anforderungen von § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG” enthält. Eine schriftliche Bestätigung des Herstellers, dass eine Änderung der Daten ohne Kenntlichmachung nicht möglich ist, ist eine gute Garantie. 

Deutschland, Österreich, Schweiz: die Unterschiede

In den deutschsprachigen Ländern sind die Regelungen zum Fahrtenbuch vergleichbar. Im Einzelnen gibt es jedoch unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an die Pflichtangaben des Fahrtenbuchs. Hier ein Überblick: