Dokumentenmanagement
Was ist Dokumentenmanagement?
Allgemein steht Dokumentenmanagement für die Verwaltung, Lenkung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten. Oft wird Dokumentenmanagement auch als Synonym für Dokumentenverwaltungssystem (Software für die datenbankgestützte Dokumentenverwaltung) genutzt. Ein Dokumentenmanagementsystem (englisch Document Management System, kurz DMS) stellt alle Funktionen bereit, die zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten erforderlich sind
Wie funktioniert ein Dokumenten-Management-System? (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (englisch Document Management System, kurz DMS) stellt alle Funktionen bereit, die zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere die folgenden:
- Erfassung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
- Freigabe (Workflow)
- Status- und Versionsverwaltung
- Dokumentenablage mit Metadaten und Schlagwörtern
- Verteilung der Dokumente
- Suche nach Dokumenten (leistungsfähige Suchfunktion)
- Digitale bzw. elektronische Archivierung
- Schnittstellen zu vorgelagerten Systemen (z. B. E-Mail-Server) und Business-Software (z. B. ERP)
Das übergeordnete Ziel des systemgestützten Dokumentenmanagements besteht darin, benötigte Informationen möglichst schnell und komfortabel bereitzustellen. Dies wiederum erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Mit einer DMS-Lösung lässt sich jedoch auch die Einhaltung interner Regularien und gesetzlicher Vorgaben (z. B. GoBD) sicherstellen.
Vorteile eines DMS
Es existieren mehrere Faktoren, die für eine elektronische Verwaltung der Dokumente im Unternehmen sprechen. Zu nennen ist zunächst die enorme Ersparnis von Zeit. Jedes Dokument wird zentral und digital gespeichert. Mithilfe einer Volltextsuche und verschiedenen Filtern sind die benötigten Dokumente für die Mitarbeiter sehr schnell auffindbar. Des Weiteren entstehen durch eine Software-Lösung für das Dokumentenmanagement folgende Vorteile:
| Platzersparnis | Physisches Archiv wird durch digitale Archivierung überflüssig, Einsparung von Kosten für entsprechende Archiv-Räumlichkeiten |
| Geringere Materialkosten | Digitale Lösung reduziert den Bedarf an Papier, Toner und Aktenordnern für die Ablage der Dokumente |
| Optimierte Prozesse und höhere Kundenzufriedenheit | Dokumentenmanagement-Software versetzt Mitarbeiter in die Lage, gegenüber Kunden sofort auskunftsfähig zu sein; benötigte Informationen sind unverzüglich auffindbar; Service wird schneller und besser |
| GoBD-konforme Archivierung | Einhaltung der steuerlich relevanten Gesetzesvorgaben für die Archivierung von Dokumenten |
| Basis der Digitalisierung | DMS ermöglicht es, jedes Dokument (Mail, Scan, sonstige Daten-Formate) digital bereitzustellen; Ablösung von Papier ermöglicht einen durchgängigen Workflow und die Digitalisierung von Prozessen |
Welche DMS-Systeme gibt es?
Zur Verwaltung ihrer Dokumente haben Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen DMS-Lösungen. Zu unterscheiden sind folgende Arten:
| Art des DMS | Beschreibung, Vorteile und Nachteile |
|---|---|
| Freie Software für das Dokumentenmanagement (Open Source DMS) | Keine Lizenzgebühren, geringe Kosten, flexible Anpassbarkeit, erfordert IT-Know-how im eigenen Unternehmen |
| Proprietäre On-Premise-Systeme | Kostenpflichtig (Lizenzen müssen erworben werden), Support kommt vom Anbieter, Hardware im eigenen Hause erforderlich |
| Cloud-DMS-Systeme | Kostenpflichtig ("Miete"), Hosting der Daten beim Anbieter, keine eigenen Server im Unternehmen notwendig |
Dokumentenmanagement: Beispiel für den Ablauf im DMS
Der Dokumentenmanagement-Prozess läuft in einem DMS allgemein wie folgt ab:
- Eingehende elektronische Dokumente (z. B. Mail und anhängende Daten) werden vom Dokumentenmanagementsystem automatisch erfasst.
- Eingehende Papierdokumente (z. B. Rechnungen) werden zunächst eingescannt und gelangen erst dann ins System.
- DMS speichert jedes Dokument in einem zentralen Archiv (Server).
- Es werden Meta-Daten in der Datenbank hinterlegt (z. B. Erstellungsdatum, Art des Dokuments, Schlagworte, Inhaltsangaben wie Rechnungsnummer oder Kundennummer).
- Mitarbeiter im Unternehmen können direkt auf das Archiv oder über Schnittstellen auf die Dokumente zugreifen.
- Es erfolgt gleichzeitig eine revisionssichere elektronische Archivierung.
Dokumentenmanagement in der Cloud
Dokumentenmanagement ist auch in der Cloud möglich und bringt dort viele Vorteile mit sich. Zum einen sind die Gesamtkosten einer Cloud-Lösung geringer als die der On-Premises-Variante. Zum anderen kann auf eine unternehmenseigene Infrastruktur verzichtet werden. Regelmäßige Wartung, Updates und Installationen werden ebenfalls überflüssig. Bei einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem fällt nur ein Bruchteil an Wartungsaufwand an. Ein großer Vorteil ist, dass Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig von überall aus auf ihre Dokumente und Informationen zugreifen können. Darüber hinaus kann ein DMS in der Cloud durch die Skalierung und Anpassungsfähigkeit an das Unternehmen die Effizienz, Produktivität und Flexibilität im Betrieb steigern.
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