Bewirtungsbeleg

Wofür braucht man einen Bewirtungsbeleg?

Damit Unternehmen die Kosten für ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen können, müssen sie einen Bewirtungsbeleg vorlegen. Ansonsten erkennt das Finanzamt die Bewirtungskosten nicht als Geschäftsausgaben an. Ist der Bewirtungsbeleg korrekt ausgestellt, sind bei einem Geschäftsessen mit Geschäftspartnern bis zu 70 Prozent steuerlich absetzbar.

Welche Angaben sind auf dem Bewirtungsbeleg zu machen?

Ein Bewirtungsbeleg muss folgende Angaben enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden:

• Anlass der Bewirtung
• Datum der Bewirtung
• Ort der Bewirtung: Name des Restaurants
• Namen und Unternehmen der Personen, die bewirtet wurden
• Bewirtungskosten (Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttosumme)
• Trinkgeld
• Unterschrift des Mitarbeiters

Diese Angaben reichen nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Ein einfacher Kassenzettel gilt nicht als Bewirtungsbeleg. Einige Restaurants verwenden Rechnungen, die auf der Rückseite eine Vorlage enthalten. Wenn der Mitarbeiter dieses Formular ausfüllt und unterschreibt, kann es als Bewirtungsbeleg verwendet werden.

Bewirtungsbeleg Vorlage

Einen Bewirtungsbeleg auszufüllen ist zwar keine schwere, aber dennoch sehr wichtige Angelegenheit. Um dir die Arbeit zu erleichtern, ist es sinnvoll eine Vorlage zu nutzen.

Lade dir einfach unsere Bewirtungsbeleg-Vorlage im gewünschten Format herunter:

• Bewirtungsbeleg-Vorlage für Microsoft Word (97-2003.doc)
• Bewirtungsbeleg-Vorlage (.pdf)

Ist das Trinkgeld von der Steuer absetzbar?

Ja, das Trinkgeld kann als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Diese Anerkennung ist nur dann möglich, wenn das Trinkgeld direkt auf dem Bewirtungsbeleg aufscheint. Der Mitarbeiter des Restaurants muss diesen Betrag entsprechend bestätigen.

Was ist beim Anlass der Bewirtung zu berücksichtigen?

Statt der allgemeinen Bezeichnung „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsgespräch“ ist der Anlass genau anzugeben. Beispiele:

• Gespräch zur Planung des weclapp-Sommerevents
• Informationsgespräch zum Projekt Cloud CRM

Das Finanzamt akzeptiert nur detaillierte Angaben zum Anlass.

Zwischen welchen Arten von Bewirtungen ist zu unterscheiden?

Es ist danach zu unterscheiden, ob Kunden oder Mitarbeiter bewirtet wurden. Handelt es sich um eine Kundenbewirtung, muss wenigstens eine Person eines anderen Unternehmens anwesend sein. An einer Mitarbeiterbewirtung nehmen nur Beschäftigte des eigenen Unternehmens teil. Im Falle einer Mitarbeiterbewirtung sind bis zu 100 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer absetzbar. Bei einer Kundenbewirtung sind maximal 70 Prozent möglich. Die Bewirtung darf nicht im Unternehmen selbst, sondern muss in einem Restaurant stattfinden. Ansonsten bleibt der Gastgeber, sprich das Unternehmen, auf den Kosten sitzen.

Ist es möglich, einen Bewirtungsbeleg für eine Person ausstellen zu lassen?

Bei einer Kundenbewirtung muss wenigstens eine Person eines anderen Unternehmens zugegen sein. Es ist daher möglich, sich einen Bewirtungsbeleg für eine Person ausstellen zu lassen.

Wer füllt den Bewirtungsbeleg aus?

Das Restaurant, in dem die Bewirtung stattfindet, füllt den Bewirtungsbeleg aus. Es ist darauf zu achten, dass nicht das einladende Unternehmen selbst die Angaben macht, weil dies das Finanzamt nicht anerkennt.

Welche zusätzlichen Angaben müssen Bewirtungsbelege über 250 Euro enthalten?

Bei Bewirtungsbelegen mit Kosten von über 250 Euro (Bruttobetrag) müssen zusätzlich diese Angaben angeführt werden:

• Anschrift und Steuernummer des Restaurants
• Name und Anschrift des Gastgebers (einladendes Unternehmen)
• Rechnungsnummer
• Konsumierte Speisen und Getränke inklusive Preisangaben

Das ergibt sich daraus, dass die Grenze für die sogenannte Kleinbetragsrechnung überschritten ist.

Wie lange muss man den Bewirtungsbeleg aufbewahren?

Als Dokument für die Buchhaltung ist der Bewirtungsbeleg zehn Jahre lang aufzubewahren.