Aufbewahrungsfristen

Welche Aufbewahrungsfristen sind für Privatpersonen gültig?

Bei einigen privaten Unterlagen müssen bestimmte Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Dazu gehören insbesondere:

• Bankunterlagen: Bei Nachweisen über bezahlte Rechnungen, Kontoauszügen und Quittungen gelten Aufbewahrungsfristen von drei Jahren.
• Handwerkerrechnungen: Gemäß § 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) müssen Handwerkerrechnungen von jedem Haushalt aufbewahrt werden, um die ordnungsgemäße Versteuerung der handwerklichen Leistungen nachzuweisen. Die Aufbewahrungsfristen liegen hier meist bei zwei Jahren und sind i.d.R. auf der Rechnung notiert.
• Belege für Hausbau: Beim Bau eines Eigenheims gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. In dieser Zeitspanne sind Gewährleistungen auf Baumängel oder andere handwerkliche Arbeiten möglich.
• Immobilienkaufverträge haben i.d.R. eine lebenslange Aufbewahrungsfrist. Gleiches gilt für ärztliche Unterlagen sowie
• Kaufbelege & Quittungen: Bei Rechnungen bzw. Lieferscheinen für hochwertige Neuwaren gelten Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren. Diese markieren den Zeitraum, in dem die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach § 437 ff. BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) durch den Verkäufer geregelt ist.
• Nachweise über Mietzahlungen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von vier Jahren.
• Steuerunterlagensind nicht aufbewahrungspflichtig, sofern es sich um eine berufliche Anstellung handelt. Bei Selbstständigkeit gelten Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.

In welcher Form muss die Aufbewahrung erfolgen?

Für die Form der Aufbewahrung von Unterlagen gibt es klare gesetzliche Vorschriften. Im Vordergrund steht hier vor allem die Lesbarkeit der Dokumente, die ggf. auch noch nach Jahren gewährleistet sein muss. Ein Beispiel hierfür ist § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG: Rechnungen müssen zehn Jahre lang lesbar sein. Als Konsequenz ergibt sich hieraus zum Beispiel, dass von Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt wurden – und daher im Lauf der Zeit unleserlich werden – Kopien angefertigt werden müssen. Diese sind zusammen mit dem Original aufzubewahren.

• Im Original aufzubewahren sind: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen gemäß § 147 Abs. 2 AO.
• Als Kopie / bildliche Wiedergabe aufzubewahren sind: Rechnungen, Handelsbriefe, Geschäftsbriefe §14 UStG, § 14b UStG. Die Aufbewahrung von Unterlagen als bildliche Wiedergabe erfordert eine originalgetreue Übertragung des Dokuments auf das Speichermedium. Im Einzelfall kann sich die Originaltreue auch auf die Farbigkeit beziehen, wenn z.B. bei einer Rechnung erst die Farbe Aufschluss darüber gibt, ob es sich bei dem gescannten oder kopierten Dokument um das Original handelt. Beispielsweise kann eine Rechnung digital gescannt und das Original anschließend vernichtet werden. Diese Aufbewahrung entspricht den Grundsätzen von § 147 Abs. 2 AO in Verbindung mit Teilziffer VIII GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Dafür muss das Scannen nach einer Organisationsanweisung erfolgen, die folgende Angaben enthält (und die selbst wiederum aufbewahrt werden muss):
  • Scannen durch dazu berechtigte Person
  • Datum des Scans
  • gescannte Objekte
  • Form der Qualitätskontrolle und Fehlerprotokollierung
  • Erforderlichkeit der Übereinstimmung der Unterlagen mit den Originalen (bildlich oder inhaltlich).
• Für elektronisch übermittelte Rechnungen gilt ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren, durch das ein verlässlicher Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sichergestellt wird.
• In Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufzubewahren sind alle sonstigen Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt.
• Für originär digitale Unterlagen gilt: Diese sind so aufzubewahren, dass eine maschinelle Auswertung möglich ist (daraus folgt unter anderem, dass die Form der Aufbewahrungspflicht für ein Computerfax anders ist als für ein Standard-Telefax). Digitale Medien müssen vollständig auf das Speichermedium übertragen und inhaltlich richtig wiedergegeben werden.

Achtung bei E-Mail-Archivierung: Unter Umständen ist auch elektronischer Schriftverkehr aufbewahrungspflichtig. Geschäftlich erhaltene und versandte E-Mails fallen unter die Rubrik Handels- und Geschäftsbriefe und müssen gemäß § 257 HGB aufbewahrt werden.

Wo muss aufbewahrt werden?

Auch auf die Frage, an welchen Ort die Unterlagen im Rahmen der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden müssen, gibt das Gesetz Auskunft. So müssen gemäß § 146 Abs. 2 AO Bücher und andere Aufzeichnungen im Geltungsbereich des Gesetzes, sprich in Deutschland, aufbewahrt werden.

Stichwort Daten in der Cloud: Digitale Aufzeichnungen und elektronische Bücher können auch außerhalb Deutschlands aufbewahrt werden. Dafür muss allerdings ein schriftlicher Antrag gestellt werden, s. § 146 Abs. 2a AO.

Im Einzelnen gilt hierzu:

• Dem Finanzamt muss der Standort des Datenverarbeitungssystems mitgeteilt werden.
• Der Steuerpflichtige muss seinen Mitwirkungs- und Auskunftspflichten nachkommen sein (§§ 90, 93, 97, 140 bis 147, 200 Abs. 1 und 2 AO).
• Der Zugriff auf die Daten durch die Finanzverwaltung muss jederzeit gewährleistet sein.
• Insgesamt darf die Besteuerung durch die Aufbewahrung außerhalb Deutschlands nicht gefährdet werden.

Eine elektronische Rechnung darf im übrigen Gemeinschaftsgebiet (also in der EU) aufbewahrt werden, wenn eine vollständige Fernabfrage und ein Herunterladen möglich sind (§ 14b Abs. 2 Satz 2 UStG).

Im Handelsgesetzbuch findet sich keine Bestimmung über den Aufbewahrungsort von Unterlagen, jedoch muss gewährleistet sein, dass diese innerhalb eines angemessenen Zeitraums verfügbar gemacht werden können (§ 239 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Ab wann beginnt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ende des Kalenderjahres, in welchem das entsprechende Dokument aufgesetzt wurde.

Beispiel Jahresabschluss:
A ist Unternehmer und als Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Der Jahresabschluss für das Jahr 2018 wurde von seiner Buchhaltung im Oktober 2019 fertiggestellt. Die Aufbewahrungsfrist für dieses Dokument beginnt somit zum Schluss des Jahres 2019, die Aufbewahrungsfrist endet am 31. Dezember 2029. 

Welche Konsequenzen hat eine Missachtung der Aufbewahrungsfristen?

Ein Gewerbetreibender kommt seiner Aufbewahrungspflicht nicht nach, wenn er aufbewahrungspflichtige Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beschädigt bzw. zerstört, verlegt oder absichtlich verschwinden lässt.

Grundsätzlich gilt: Wer sich nicht an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen hält, muss mit steuerlichen Nachteilen rechnen, eventuell sogar mit ordnungswidrigkeitsrechtlichen oder strafrechtlichen Sanktionen. Als Grundlage hierfür dienen die im Strafgesetzbuch (StGB) sowie in der Abgabeverordnung (AO) vermerkten Konsequenzen:

1. Dem Finanzamt obliegt es, die entsprechenden Vermögensgegenstände, Umsätze und Gewinne durch Hinzuziehen von Vergleichswerten zu schätzen, wenn die Besteuerungsgrundlage aufgrund der verletzten Aufbewahrungsfristen nicht mehr nachvollzogen werden kann.
2. Abhängig vom Tatbestand kann das Gericht auch vom Vorliegen einer Straftat ausgehen. In solch einem Fall drohen hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen. Zum Straftatbestand gehören beispielsweise:

• Insolvenzstraftaten, § 283 ff. StGB
• falsche Angaben nach § 399 AktG
• falsche Angaben nach § 82 GmbHG
• falsche Angaben oder unrichtige Darstellung nach § 147 GenG
• Urkundenunterdrückung, § 274 StGB
• Steuerhinterziehung, § 370 AO.

Als Ordnungswidrigkeiten kommen in Betracht:

• leichtfertige Steuerverkürzung, § 378 AO
• Steuergefährdung, § 379 AO.

Bevor ein Gewerbetreibender wegen einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit verfolgt wird, müssen allerdings noch andere Voraussetzungen erfüllt sein, die über das bloße Nichtvorhandensein der Rechnungen, Dokumente oder Unterlagen hinausgehen. Ein bloßes Vergessen oder eine bloße Nachlässigkeit führt als solche in der Regel noch nicht zu einer Bestrafung. In der Praxis sind es vor allem die steuerlichen Nachteile, die man zu befürchten hat, wenn man gegen die Aufbewahrungsfristen verstößt. 

Gibt es eine Übersicht über die wichtigsten Dokumente und ihre Aufbewahrungsfrist?

Im Folgenden finden Sie eine alphabetisch geordnete Übersicht der Aufbewahrungsfristen ausgewählter Dokumente und Unterlagen. Hierbei muss allerdings beachtet werden, dass allein aufgrund der Bezeichnung eines Dokuments nicht unbedingt auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht geschlossen werden kann. Im Einzelfall kommt es immer auf die konkrete Funktion der Unterlagen an.