ALPEN-Methode

Wer hat die ALPEN-Methode erfunden?

Die ALPEN-Methode wurde von Lothar J. Seiwert, einem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Experten für Zeitmanagement, entwickelt. Seiwert ist bekannt für seine Publikationen zu Selbst- und Zeitmanagement. Er hat zahlreiche Werkzeuge entwickelt, die Menschen helfen, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Mit der ALPEN-Methode hat er ein Werkzeug geschaffen, das leicht anwendbar ist und eine klare Struktur bietet, um die Herausforderungen des Arbeitsalltags zu meistern.

Für welche Schritte steht die Abkürzung ALPEN?

Die Abkürzung ALPEN beschreibt die fünf zentralen Schritte der Methode:

• Aufgaben notieren

• Länge der Aufgaben schätzen

• Pufferzeiten einplanen

• Entscheidungen über Prioritäten treffen

• Nachkontrolle durchführen

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte, deren Durchführung nach Seiwerts Idee nur wenige Minuten dauern sollte, detailliert beschrieben.

A = Aufgaben notieren

Der erste Schritt der ALPEN-Technik besteht darin, alle anstehenden Aufgaben, Termine und geplanten Aktivitäten schriftlich in einer Liste zu erfassen. Dies kann in einem Notizbuch, einem digitalen Tool oder auf einem einfachen Zettel erfolgen. Wichtig ist, dass keine Aufgabe übersehen wird, sei sie noch so klein. Besonders in kleinen Unternehmen, in denen Mitarbeiter oft mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllen, hilft dieser Schritt, einen klaren Überblick über alle Verpflichtungen zu behalten.

Tipp: Mit digitalen Lösungen wie To-do-Listen-Tools, Aufgabemanagement-Tools oder Projektmanagement-Software lässt sich dieser Schritt optimieren.

L = Länge der Aufgaben schätzen

Im zweiten Schritt wird für jede Aufgabe die benötigte Zeit geschätzt. Dabei sollten realistische Zeiträume angesetzt werden, die sowohl die Komplexität der Aufgabe als auch mögliche Unterbrechungen berücksichtigen. Zum Beispiel kann die Vorbereitung eines Meetings 30 Minuten dauern, während die Bearbeitung einer Kundenanfrage 15 Minuten in Anspruch nimmt. Die Schätzung der Länge hilft, den Arbeitstag besser zu strukturieren und Überlastung zu vermeiden.

Sobald der Zeitbedarf für alle Aktivitäten auf dem Tagesplan geschätzt wurde, kann eine Summe gebildet werden. Ein Vergleich mit der verfügbaren Tagesarbeitszeit zeigt, ob sämtliche Aufgaben überhaupt an einem Tag zu schaffen sind.

P = Pufferzeiten einplanen

Ein zentraler Bestandteil der ALPEN-Methode ist die Berücksichtigung von Pufferzeiten. Diese werden eingeplant, um unvorhergesehene Ereignisse, Verzögerungen, spontane To-do-Punkte oder Gespräche mit Kollegen aufzufangen. Die klare Empfehlung von Seiwert lautet an dieser Stelle, 40 Prozent der Arbeitszeit als Pufferzeit einzuplanen. Das bedeutet, dass maximal 60 Prozent der verfügbaren Zeit fest verplant werden sollten.

Dieser Schritt hilft, den Tagesplan realistisch zu gestalten. Denn wäre der gesamte Tag mit Aufgaben belegt, würde jede noch so kleine Verzögerung zwangsläufig den gesamten Plan durcheinanderbringen und damit auch die Produktivität des Mitarbeiters mindern. Wer hingegen einen sinnvollen Puffer einplant, verhindert solche Szenarien.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat zehn Tätigkeiten notiert, für die er einen Zeitbedarf von 7 Stunden schätzt. Die Tagesarbeitszeit beträgt 8 Stunden. Es könnte hier der Eindruck entstehen, die Aufgaben wären an dem entsprechenden Tag schaffbar. Doch muss laut der ALPEN-Methode nun ein 40-Prozent-Puffer berücksichtigt werden. Dieser entspricht in diesem Beispiel ca. 3 Stunden und 15 Minuten. Somit beträgt das verfügbare Zeitbudget nur noch ca. 4 Stunden und 45 Minuten. Somit war der erste Eindruck falsch. Realistisch betrachtet ist nicht genug Zeit vorhanden, alle Aufgaben abzuarbeiten. Daher ist eine Priorisierung notwendig.

E= Entscheidungen über Prioritäten treffen

Sollte sich herausgestellt haben, dass nicht genügend Zeit für die Erfüllung aller Aufgaben zur Verfügung steht, ist Priorisieren erforderlich. Das Ziel dieses Schrittes besteht letztlich darin, herauszufinden, welche Aufgaben an einem Tag selbst erledigt, delegiert oder ganz verworfen werden sollen.

Um Aufgaben entsprechend zu priorisieren, gibt es mehrere Methoden wie das Pareto-Prinzip und die ABC-Analyse. Besonders weit verbreitet und praxisrelevant ist jedoch die Eisenhower-Matrix. Dabei werden Aufgaben einerseits nach Wichtigkeit, andererseits nach Dringlichkeit bewertet. Dadurch entstehen vier verschiedene Aufgaben-Kategorien:

N = Nachkontrolle durchführen

Sind die ersten vier Schritte durchlaufen, ist der Tagesplan fertig. Er sollte nun befolgt und abgearbeitet werden, wobei Puffer- und Pausenzeiten eingehalten werden sollten. Hilfreich ist es, tagsüber Notizen darüber zu machen, ob die Einschätzungen zu den einzelnen Positionen realistisch waren.

Am Tagesende empfiehlt es sich, ein Resümee zu ziehen. Dabei ist die Beantwortung folgender Fragen hilfreich:

• Waren die Zeiten für die Aufgaben gut geschätzt?

• Haben die Zeitpuffer ausgereicht?

• Waren die Prioritäten richtig?

• Wurden alle Ziele erreicht?

• Wenn nicht, warum wurden bestimmte Aufgaben nicht erledigt?

Insbesondere bei den ersten Tagesplänen sind Fehleinschätzungen normal. Manche Menschen überschätzen sich, bei anderen ist das Gegenteil der Fall. Doch wer die tägliche Nachkontrolle seriös durchführt, wird seine Einschätzungen schnell optimieren und damit immer realistischere Pläne aufstellen. So ist es möglich, auf lange Sicht immer stärker von der ALPEN-Methode zu profitieren.

Wann macht die Anwendung der ALPEN-Methode Sinn?

Die ALPEN-Methode eignet sich besonders für Berufe und Situationen, in denen eine strukturierte Tagesplanung erforderlich ist. Gerade kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen können von der Zeitmanagement-Technik profitieren, da sie dabei hilft, Zeit effektiver zu nutzen und sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren. Typische Anwendungsbereiche sind:

• Projektmanagement: strukturierte Planung von Projekten, um Fristen einzuhalten

• Vertrieb: Organisation von Kundenanfragen, Terminen und Follow-ups.

• Büroalltag: Koordination von E-Mails, Meetings und täglichen Aufgaben.

Die Methode ist besonders nützlich, wenn der Arbeitstag von vielen unterschiedlichen Aufgaben geprägt ist und es schwierig wird, den Überblick zu behalten.

ALPEN-Methode: Beispiel für die Anwendung in der Praxis

Ein Allround-Büromitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens möchte seinen 10-stündigen Arbeitstag effizient strukturieren, da zahlreiche Aufgaben anstehen, die Priorisierung erfordern. Er nutzt dafür die fünf Schritte der ALPEN-Methode.

1. A – Aufgaben notieren

Zu Beginn des Tages erfasst der Mitarbeiter alle anstehenden Tätigkeiten auf einer Liste in Excel, um einen Überblick zu erhalten. Auf seine Liste nimmt er folgende Aufgaben auf:

• Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail

• Vorbereitung einer Präsentation für die Geschäftsleitung

• Teilnahme an einem Team-Meeting

• Erstellung eines monatlichen Berichts für die Buchhaltung

• Telefonate mit Lieferanten zur Anforderung von ISO-Zertifikaten

2. L – Länge der Aufgaben schätzen

Für jede der gelisteten Tätigkeiten schätzt der Mitarbeiter nun die Bearbeitungsdauer:

• Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail: 1 Stunde

• Vorbereitung einer Präsentation für die Geschäftsleitung: 2 Stunden

• Teilnahme an einem Team-Meeting: 1 Stunde

• Erstellung eines monatlichen Berichts für die Buchhaltung: 2 Stunden

• Telefonate mit Lieferanten zur Anforderung von ISO-Zertifikaten: 1 Stunde

Ergebnis: Die Summe des Zeitbedarfs beträgt 7 Stunden.

3. P – Pufferzeiten einplanen

Nun muss der Mitarbeiter gemäß der ALPEN-Methode 40 Prozent Pufferzeit einplanen. Im Falle eines 10-Stunden-Tages sind dies 4 Stunden. Es stehen also nur 6 Stunden Zeitbudget für den Tag zur Verfügung. Die identifizierten Aufgaben können nicht vollständig erledigt werden.

4. E – Entscheidungen über Prioritäten treffen

Um seinen Tag zu strukturieren und einen realistisch zu schaffenden Plan zu erhalten, priorisiert der Mitarbeiter seine Aufgaben jetzt nach dem Eisenhower-Prinzip.

Basierend auf der Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgaben wird eine Priorisierung vorgenommen:

Ergebnis: In unserem Beispiel könnte der Mitarbeiter einen stressfreien Arbeitstag realisieren, indem er die Aufgabe der Kategorie D kritisch hinterfragt und sie aus seinem Tagesplan streicht.

5. N – Nachkontrolle durchführen

Am Ende des Tages überprüft der Mitarbeiter, ob er alle eingeplanten Aufgaben erledigen konnte. Falls etwas nicht abgeschlossen wurde, wird dies dokumentiert und in die Planung für den nächsten Tag aufgenommen. Zudem wird reflektiert, ob die Zeitansätze realistisch waren oder die Planung weiter optimiert werden muss.

Welche Vor- und Nachteile hat die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode hat zahlreiche Vorteile, der jedoch auch einige Schwächen gegenüberstehen. Die wesentlichen Vorteile sind:

• Einfache Anwendung: Die Methode ist leicht verständlich und erfordert keine aufwendige Vorbereitung.

• Flexibilität: Durch die Berücksichtigung von Zeitpuffern bleibt ausreichend Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse.

• Stressreduktion: Das strukturierte Planen verringert den Zeitdruck und sorgt für mehr Gelassenheit.

• Verbesserung der Produktivität: Klare Prioritäten helfen, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren.

• Kontinuierliche Verbesserung: Die Nachkontrolle bietet die Möglichkeit, das eigene Zeitmanagement fortlaufend zu optimieren.

Als Nachteile der ALPEN-Methode können folgende genannt werden:

• Zeitaufwand für die Planung: Besonders für Einsteiger kann die tägliche Planung zeitintensiv sein.

• Subjektive Zeiteinschätzung: Fehleinschätzungen bei der Dauer von Aufgaben können den gesamten Zeitplan beeinträchtigen.

• Eingeschränkte Spontanität: Personen, die spontan arbeiten, könnten die Methode als zu rigide empfinden.

Die wohl größte Problematik an der ALPEN-Methode ist jedoch der feststehende, relativ große Puffer von 40 Prozent. Denn nicht in allen Bereichen ist der Pufferbedarf so umfassend. Andererseits existieren in der Praxis auch immer wieder Termine, die eingehalten werden müssen. In solchen Spitzenzeiten muss der Puffer notfalls unterschritten werden, um die Deadlines einzuhalten. Gespräche mit Kollegen oder ähnliche Aktivitäten müssen dann zurückgefahren werden.

Eine Möglichkeit, mit dieser Problematik umzugehen, besteht darin, die Methode an persönliche Gegebenheiten anzupassen und den Puffer individuell festzulegen – beispielsweise auf 30 Prozent. Wichtig ist dabei jedoch, den Grundgedanken von Seiwert nicht aus dem Blick zu verlieren. Denn die ALPEN-Methode soll Stress reduzieren und strukturiertes Arbeiten ermöglichen, was nur mit einem ausreichenden Puffer möglich ist. Insofern ist dieser Ansatz mit Vorsicht zu genießen und eher für Ausnahmefälle relevant.