Abschlagsrechnung
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, die vor Erbringung der ganzen Leistung gestellt wird. Sie wird für den Teilbetrag einer Leistung oder Ware erstellt. Als reiner Vorschuss hat eine Abschlagsrechnung dagegen hauptsächlich eine vertrauensbildende Wirkung. Besonders bei Bauleistungen spielen Abschlagsrechnungen eine wichtige Rolle, denn die Leistungen von Bauunternehmern haben in der Regel einen hohen Wert und erstrecken sich über einen langen Zeitraum. Als Grundlage für die Abschlagsrechnung dient ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung.
Welche alternativen Bezeichnungen gibt es für die „Abschlagsrechnung“?
Für Abschlagsrechnungen oder Abschlagszahlungen werden oft auch andere Bezeichnungen oder Abkürzungen verwendet (eine Teilrechnung dagegen ist etwas anderes, dazu später). Beispiele für Alternativbezeichnungen dieser Art von Abrechnung:
- Akontozahlung
- A-Conto-Zahlung, Per-Conto-Zahlung
- a conto, per conto
- Abkürzungen: a/coder a c
Abschlagsrechnungen und Vorschüsse laut Gesetz
Wie bereits gesagt: Abschlagsrechnungen sind – gesetzlich gesehen – die Ausnahme. In der Regel wird die Zahlung erst nach Erbringen einer Leistung oder dem Abschluss einer Lieferung fällig. Für bestimmte Fälle sieht das Gesetz aber vor, dass der Leistende Vorschüsse beziehungsweise Abschlagszahlungen verlangen darf. Beispiele:
| Leistungen, Berufsgruppen | Rechtsgrundlage für Abschlagsrechnungen |
|---|---|
| Werkvertrag (allgemein) | § 632a BGB |
| Auftrag (allgemein) | § 669 BGB |
| Bauleistungen | § 16 VOB B |
| Rechtsanwälte | § 9 RVG |
| Architekten, Ingenieure | § 8 HOAI |
Soweit das Gesetz einen Anspruch auf Abschlagszahlungen vorsieht – oder diese vertraglich vereinbart wurden – können auch Abschlagszahlungen auf Grundlage einer Abschlagsrechnung abgemahnt werden, wenn der Empfänger der Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt.
Abschlagsrechnungen bei Werkverträgen
Abschlagsrechnungen über Vorschüsse werden oft bei Aufträgen über Leistungen von Freiberuflern erstellt. Sie spielen insbesondere bei Werkverträgen eine praktisch wichtige Rolle. Aber was ist überhaupt ein Werkvertrag? Am besten erklärt man diesen Vertrag, indem man diesen mit dem Kauf- und dem Dienstleistungsvertrag vergleicht:
| Werkvertrag | Dienstleistungsvertrag | Kaufvertrag |
|---|---|---|
| Hier wird ein Werk geschuldet, also ein Tätigwerden, das zu einem bestimmten Ergebnis führt. | Hier wird nur die Arbeit an sich geschuldet, also das bloße zeitlich bemessene Tätigwerden. Auf das Ergebnis kommt es nicht an. | Geschuldet wird hier nur ein Ergebnis, zum Beispiel eine fertige Ware. Auf das Herstellen kommt es nicht an. |
Besonderheiten bei Bauleistungen: die VOB
Die Leistungen von Bauunternehmern sind im rechtlichen Sinne klassische Werkverträge. Weil diese sehr häufig sind und es meist um große Summen geht, gibt es hierfür besondere Regelungen. In § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B) ist der Umgang mit Abschlagsrechnungen für Bauleistungen explizit geregelt.
Beachte: Die VOB ist kein Gesetz. Diese Ordnung gleicht eher Allgemeinen Geschäftsbedingungen, deren Geltung die Vertragsparteien vereinbaren können. In der Praxis geschieht dies sehr häufig.
Abschlagsrechnung nach VOB
Damit der Auftraggeber prüfen kann, ob mit den einzelnen Abschlagsrechnungen wirklich erbrachte Leistungen berechnet werden, gilt gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB B Folgendes:
- Die Abschlagsrechnung muss der Höhe des Werts der jeweiligen Leistung entsprechen.
- Die Abschlagsrechnung muss die Umsatzsteuer ausweisen
- Die Abschlagsrechnung muss eine nachprüfbare Aufstellung der abgerechneten Leistungen enthalten.
Nicht vergessen: die Aufstellung
Die Aufstellung der einzelnen Leistungen spielt bei der Abschlagsrechnung im Bauwesen eine ganz besondere Rolle. Wenn diese fehlt, hat der Bauunternehmer keinen Anspruch auf Zahlung. Die VOB gibt dem Auftraggeber 21 Tage Zeit, die abgerechneten Leistungen zu prüfen. Erst nach Ablauf dieser 3-Wochen-Frist wird der Anspruch auf Zahlung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB B).
Wie hoch dürfen Abschläge berechnet werden?
Zu der Höhe von Abschlagsrechnungen gibt es keine rechtlichen Vorschriften – nur bei Geltung der VOB gilt, dass der Wert der einzelnen Teilleistungen maßgeblich ist. Im Übrigen gilt die Vertragsfreiheit. Im Allgemeinen werden Kunde und Unternehmer vorher vereinbaren, welche Abschlagszahlungen in welcher Höhe geleistet werden sollen.
Wichtig: Teilzahlungen stehen in der Regel unter dem Vorbehalt der endgültigen Rechnung (Schlussrechnung, Endrechnung).
Zu welchem Zeitpunkt können Abschlagsrechnungen erstellt werden?
Auch über den Zeitpunkt schweigt das Gesetz. Das heißt: Auch hier kommt es auf dein Verhandlungsgeschick an. Eine erste Teilzahlung oder ein Vorschuss nach Auftragsvergabe ist oft üblich, besonders bei Freiberuflern. Bei Verträgen über Bauleistungen spielen die einzelnen Teilleistungen eine Rolle. Dann richten sich die Abschlagsrechnungen danach, wann diese Teilleistungen erbracht wurden.
Wie werden Abschlagsrechnungen verbucht?
Wo werden Abschlagsrechnungen in der doppelten Buchhaltung vermerkt? Im Rahmen der Bilanzierung können verschiedene Konten verwendet werden:
| Verbuchung beim Unternehmer | Verbuchung beim Auftraggeber |
|---|---|
| Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (§ 266 Abs. 3 C Nr. 3 HGB) Vorräte an unfertigen (Bau-)Leistungen (§ 266 Abs. 2 B I Nr. 2), wenn die Zahlungen auf Teilleistungen erbracht wurden | Geleistete Anzahlungen (§ 266 Abs. 2 B I Nr. 4 HGB) |
Was muss eine Abschlagsrechnung enthalten?
Die Pflichtangaben für Rechnungen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Da eine Abschlagsrechnung eine voll gültige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG), muss sie auch die Pflichtangaben für normale Rechnungen enthalten. Diese sind:
- Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers,
- deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer,
- die Waren- bzw. Leistungs-Bezeichnung,
- der Lieferungs- bzw. Leistungs-Zeitpunkt,
- das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, Steuersatz und der Steuerbetrag.
Besonderheiten bei Abschlagsrechnungen
Über die üblichen Pflichtangaben für Rechnungen solltest du bei jeder Abschlagsrechnung folgende Punkte beachten:
- Eine Abschlagsrechnung muss auch als solche bezeichnet werden.
- Zu jeder Abschlagsrechnung gehört eine Schlussrechnung beziehungsweise Endrechnung.
Einfach oder kumulativ?
Wenn du mit einem Vertragspartner Abschlagsrechnungen vereinbarst, musst du dich entscheiden, ob du einfach oder kumulativ abrechnen willst. Der Unterschied:
| Einfache Abschlagsrechnung | Kumulative Abschlagsrechnung |
|---|---|
| Berechnung von Teilleistungen durch einzelne Abschlagsrechnungen. Mit der Schlussrechnung werden die dann noch offenen Teilleistungen berechnet. | Mit jeder Abschlagsrechnung werden alle bis dahin erbrachten Leistungen abgerechnet. Bereits gezahlte Beträge (aus vorherigen Abschlagsrechnungen) werden abgezogen. |
Der Vorteil von kumulativen Rechnungen: Hier sieht der Empfänger sofort, welche Leistungen bereits erbracht wurden. Dafür muss er keine anderen Rechnungen heranziehen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
Abschlagsrechnung oder Teilrechnung? Auf den ersten Blick sind dies nur zwei verschiedene Bezeichnungen für dieselbe Rechnungsart. Doch für die Gewährleistung und die Umsatzsteuer kann der Unterschied erheblich sein.
Der entscheidende Unterschied
Die Teilrechnung hat dieselben rechtlichen Auswirkungen (zum Beispiel in Bezug auf Gewährleistungsfristen) wie eine Schlussrechnung (Endrechnung). Sie wird deshalb oft auch als Teilschlussrechnung bezeichnet. Sie ist im Gegensatz zur Abschlagsrechnung abschließend.
- Mit der Teilrechnung werden eine oder mehrere Teilleistungen abgerechnet, die bereits vollständig erbracht wurden.
- Mit der Abschlagsrechnung wird ein prozentualer Anteil der Gesamtsumme gefordert – vor der kompletten Fertigstellung.
Umsatzsteuer in Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen
Besonders in puncto Umsatzsteuer gibt es bei Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen Differenzen, die sich auf die Abfuhrpflicht der Umsatzsteuer an das Finanzamt beziehen. Dieser Aspekt ist wichtig für die Umsatzsteuervoranmeldung.
- Teilrechnung: Die Umsatzsteuerabfuhrpflicht entsteht mit Ende des Voranmeldezeitraums, in dem die Teilleistung erbracht wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 UStG).
- Abschlagsrechnung: Die Umsatzsteuerabfuhrpflicht entsteht mit Ende des Voranmeldezeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt (also gezahlt) wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG).
Tipp: Prüfe bei eingehenden Rechnungen immer, ob es sich wirklich um eine Teilrechnung oder eine Abschlagsrechnung handelt. Auf die Bezeichnung, die der Aussteller gewählt hat, kommt es letztlich nicht an. Denn im Recht gilt der Grundsatz falsa demonstratio non nocet: Eine falsche Bezeichnung ist unerheblich.
Die häufigsten Fehler bei Abschlagsrechnungen
Bei Abschlagsrechnungen kommt es – wie bei anderen Rechnungen auch – immer wieder zu Fehlern. Es ist gut, wenn man weiß, wo die häufigsten Fallen liegen. Diese sechs Fehler kommen besonders oft vor:
- Wichtige Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG), die auch für Abschlagsrechnungen gelten, werden vergessen.
- Falsche Bezeichnung der Abschlagsrechnung als Teilrechnung (und umgekehrt).
- Die Aufstellung bei Abschlagsrechnung für Bauleistungen (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB B) ist fehlerhaft oder fehlt vollständig.
- In der Schlussrechnung (Endrechnung) bei Bauleistungen gibt es Widersprüche zu den Aufstellungen in den Abschlagsrechnungen.
- In der Schlussrechnung werden Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigt.
- Abschlagsrechnungen werden in der Endrechnung nur als Brutto-Beträge angegeben. Die Umsatzsteuer ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich.
Praxisbeispiel
Hier ein Beispiel aus der Praxis: Auftraggeber und Unternehmer vereinbaren ein Entgelt von insgesamt € 10.000. Vor der Endrechnung soll der Auftraggeber zwei Abschlagszahlungen leisten (€ 3.000 und € 5.000).
Erste Abschlagsrechnung
Am 25. Mai stellt der Unternehmer die erste Abschlagsrechnung über € 3.000 aus. Der Auftraggeber zahlt am 15. Juni. Er behält 10 Prozent als Sicherheit für die Erbringung der endgültigen Leistung ein.
| 1. Abschlagsrechnung, 25.05.16 | gezahlt | ||
|---|---|---|---|
| Leistung | netto | € 3.000,- | € 2.700,- |
| Umsatzsteuer | 19 % | € 570,- | € 513,- |
| Rechnungsbetrag | brutto | € 3.570,- | € 3.213,- |
Zweite Abschlagsrechnung
Die zweite Abschlagsrechnung stellt der Unternehmer am 26. Juli. Der Auftraggeber zahlt am 10. August. Wieder behält er einen Betrag von € 300 netto plus € 57 Umsatzsteuer ein, diesmal wegen Mängeln der Zwischenleistung
| 2. Abschlagsrechnung, 26.06.16 | gezahlt | ||
|---|---|---|---|
| Leistung | netto | € 5.000,- | € 4.700,- |
| Umsatzsteuer | 19 % | € 950,- | € 893,- |
| Rechnungsbetrag | brutto | € 5.950,- | € 5.593,- |
Schlussrechnung
Am 23. August erstellt der Unternehmer die Schlussrechnung. Hier werden die bereits bezahlten Beträge berücksichtigt.
| Schlussrechnung, 23.08.16 | netto | USt | brutto |
|---|---|---|---|
| Vereinbarte Leistung | € 10.000,- | € 1.900,- | € 11.900,- |
| Ausgeführte Leistungen | € 10.000,- | € 1.900,- | € 11.900,- |
| abzgl. 1. Abschlagszahlung | € 2.700,- | € 513,- | € 3.213,- |
| abzgl. 2. Abschlagszahlung | € 4.700,- | € 893,- | € 5.593,- |
| Verbleibende Restzahlung | € 2.600,- | € 494,- | € 3.094,- |
Besonders wichtig: die Umsatzsteuer
Auf diesen Punkt kommt es bei Abschlagsrechnungen und Endrechnungen entscheidend an: die Umsatzsteuer. Achte bei jeder Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Endrechnung darauf, die Umsatzsteuer zu jedem Posten gesondert auszuweisen! Damit ersparst du dir viel Ärger bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Gerade bei Abschlagszahlungen und Teilzahlungen kommt es häufig zu Fehlern, die zum Beispiel eine doppelte Berechnung von Umsatzsteuer zur Folge haben.
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