Ablauforganisation
Was ist eine Ablauforganisation?
Ablauforganisation ist ein Begriff aus der Organisationslehre. Sie dient dazu, zielgerichtete Arbeitsprozesse in einer Organisation zu beschreiben. Dies erfolgt mithilfe der Abbildung einzelner, aufeinanderfolgender oder parallel ablaufender Arbeitsschritte. Die Rede ist daher auch von Prozessmanagement.
Wie hängen Ablauforganisation und Aufbauorganisation zusammen?
Aufbauorganisation und Ablauforganisation sind eng miteinander verbunden. So gliedert die Aufbauorganisation sämtliche Aufgaben eines Unternehmens in einzelne Aufgabenbereiche. Mit ihrer Hilfe wird außerdem festgelegt, welche Abteilungen und Stellen die Aufgaben bearbeiten sollen. Die bekannteste Darstellungsform ist hierbei das Organigramm.
Die Ablauforganisation baut auf diesen Ergebnissen auf, indem sie die Einzelaufgaben in eine zeitliche Abfolge bringt und mit Faktoren wie Personen, Sachmitteln und Räumen ergänzt.
Welche Ziele hat die Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation hat das übergeordnete Ziel, Arbeitsabläufe (Prozesse) im Unternehmen zu optimieren. Daneben können folgende Teilziele genannt werden:
- Verkürzung von Bearbeitungszeiten (Zeit von Auftragsbeginn bis Fertigstellung)
- Optimale Nutzung vorhandener Ressourcen (Personal, Sachmittel) und Kapazitäten
- Reduzierte Komplexität
- Geringere Fehlerquote (Qualitätssteigerung)
- Senkung der Kosten
- Bessere Arbeitsbedingungen in der gesamten Organisation
Welche Aufgaben hat die Ablauforganisation?
Die Aufgabe der Ablauforganisation besteht im Wesentlichen darin, Arbeitsabläufe räumlich und zeitlich zu strukturieren sowie in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Die Ordnung der Prozesse einer Organisation muss hierbei in mehrerlei Hinsicht erfolgen:
| Zu ordnender Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitsinhalt | Strukturierung nach Verrichtung oder Arbeitsobjekt |
| Arbeitszeit | Festlegung der zeitlichen Abfolge einzelner Teilaufgaben, Definition der Zeitdauer, Bestimmung eines Zieltermins |
| Arbeitsraum | Optimale räumliche Anordnung der einzelnen Stellen im Hinblick auf den Arbeitsablauf, minimale Durchlaufzeiten und möglichst kurze Transportwege |
| Arbeitsplatz | Entweder Einzelzuordnung (Aufgabe wird einer bestimmten Stelle oder Person übertragen) oder Gruppenzuordnung (Aufgabe wird einer Gruppe übertragen) |
Welche Schwächen hat die Ablauforganisation?
Die optimale Kapazitätsausnutzung erfordert einen hohen Auftragsbestand vor jedem Arbeitsplatz. Hierdurch erhöhen sich allerdings die Liege- und Durchlaufzeiten der Aufträge. Dieser Widerspruch zwischen minimalen Durchlaufzeiten und maximaler Auslastung ist das Hauptproblem der Ablauforganisation. Es lässt sich nicht eliminieren, weshalb lediglich ein Mittelweg angestrebt werden kann.
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