ERP und ERP-System
Alles was du über ERP und ERP-Systeme wissen musst!
✓ ERP ist die Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“ und steht für ein gesamtheitliches Organisationskonzept für die Planung, Steuerung und Überwachung der Ressourcen eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten.
✓ Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, welche in unterschiedlichen Unternehmen zur Planung, Steuerung und Unterstützung der Geschäftsprozesse eingesetzt werden kann, um Prozesse und Ressourcen zu optimieren und automatisieren.
↓ In diesem Artikel findest du Informationen rund um ERP-Systeme, Cloud ERP Lösungen sowie ERP as a Service.
Was ist ERP?
ERP bzw. Enterprise Resource Planning umfasst neben der allgemeinen Planung und Steuerung auch die folgenden Arten von Aufgabenstellungen im Unternehmen:
- Administrative: Verwaltungsaufgaben, die sich mit der Organisation von Ressourcen, Dokumenten und Prozessen befassen.
- Dispositive: Strategische Entscheidungsfindung zur optimalen Nutzung der Unternehmensressourcen.
- Überwachende: Kontinuierliche Überprüfung und Kontrolle der Prozesse zur Sicherstellung der Effizienz und Leistungsfähigkeit.
Die ständigen Veränderungen auf dem Markt und die Notwendigkeit sich diesen anzupassen, begründet den Einsatz einer umfassenden Strategie im Unternehmen.
Typische Reaktionen darauf sind z.B.:
✔ Streben nach Rationalisierung in allen Unternehmensbereichen mit dem Ziel der Kostensenkung bzw. Leistungssteigerung,
✔ Konzentration auf die Kernkompetenzen,
✔ Schnelle Anpassungsfähigkeit an Veränderungen der Unternehmensstruktur, z.B. durch:
- Reorganisations- und Neuorganisationsprojekte
- Unternehmensausgründungen
- Auslagerung ins Ausland
- Unternehmenszusammenschlüsse.
Um diese Reaktionen schneller umsetzen zu können, ist der Einsatz von betrieblichen ERP-Anwendungssystemen von großer Bedeutung. Der Schwerpunkt solcher Systeme liegt vor allem in der Optimierung und Unterstützung der Geschäftsprozesse. Diese bringen die Ziele einer unternehmensweiten Strategie voran. Aufgrund des engen Zusammenhangs zwischen Strategie und des IT-Anwendungssystems, wird der ERP-Begriff zumeist auch im Zusammenhang mit solchen Anwendungssystemen (ERP-System) verwendet.
Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, die in verschiedenen Unternehmen zur Planung, Steuerung und Unterstützung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird. Es integriert verschiedene Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Warenwirtschaft, Logistik, Kundenmanagement, Buchhaltung, Reporting und viel mehr durch eine zentrale Datenbank.
Dies ermöglicht eine nahtlose Vernetzung und erleichtert die Verwaltung der Unternehmensressourcen, verbessert die Effizienz und fördert eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmensabläufe. Zeit- und Kostenersparnis, weniger Fehler und damit mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit am Markt sind die wichtigsten Vorteile.
All diese Informationen findest du unten im Detail.
Historische Entwicklung des ERP-Systems
Für das Verständnis einer ERP-Software kann ggf. auch die historische Entwicklung dieser Systeme Aufschluss geben. Vorläufer heutiger ERP Lösungen bilden die MRP (Material Ressourcen Planung, 70er Jahre) und MRP II Systeme (80er Jahre) zur Materialbedarfsplanung.
In den 90er Jahren entstand dann der Begriff CIM (Computer Integrated Manufacturing), welcher eine Verbindung von kaufmännischen und technischen Funktionen in Industriebetrieben bedeutet. Im CIM Konzept wurden Teilsysteme zusammengefasst wie:
- PPS (Produktionsplanung und -steuerung)
- CAD (Computer Aided Design)
- CAQ (Computer Aided Quality)
- CAM (Computer Aided Manufacturing)
Parallel hierzu entstand der Begriff ERP (Gartner), welcher im Wesentlichen die Integration von kaufmännischen Systemen (Logistik, Rechnungswesen, Personalwirtschaft) zum Schwerpunkt hatte. Dieser sollte zum Ausdruck bringen, dass mit der modernen IT fast alle Unternehmensbereiche unterstützt werden können. Die Weiterentwicklung wird heute häufig unter dem Begriff ERP II bzw. ERP-Business Suite geführt.
Welche ERP-Module gibt es?
- Kundenmanagement (CRM) und Marketing,
- Vertrieb und Controlling,
- Projektverwaltung,
- Einkauf, Artikelverwaltung, Lagerverwaltung, Versand (WaWi),
- Produktionsplanung (PPS),
- Personalwesen,
- Finanz- und Rechnungswesen (FiBu).
Was sind die Funktionalitäten und Nutzen eines ERP-Systems?
Eine ERP-Software zählt zu den Erfolgsfaktoren eines Unternehmens und führt nachweislich zu einer Leistungssteigerung bzw. Prozesskostenreduzierung.
Funktionale Bestandteile eines ERP-Systems
| Betriebswirtschaftliche Programmmodule | Diese unterstützen Funktionen/ Geschäftsprozesse eines Unternehmens. |
| Benutzer- und Zugriffssysteme | Das ERP-Anwendungssystem wird in einem Rechenzentrum betrieben. Die Softwareinstallation, Betrieb und Wartung fallen entweder in den Aufgabenbereich des Unternehmens oder des Rechenzentrums. |
| Customizing Tool | Das Tool passt ERP-Lösungen an die betrieblichen Anforderungen an. |
| Entwicklungssystem | Diese Systeme erstellen individuelle Programmerweiterungen und Module zur Verwaltung von kundenspezifischen Erweiterungen. |
| Abrechnungstools | Diese Tools dienen zur Modulnutzung der Software. |
| Mandantenfähigkeitskomponenten | Diese ermöglichen es mehrere Kunden auf einem System zu bedienen. Dabei wird der gegenseitige Einblick in die Daten verhindert. |
| Datenbank | Sie ist ein persistenter Datenspeicher und dient zum Datenaustausch. |
| Dokumentationssysteme aus technischer und benutzerorientierter Sicht | Sie ordnen, archivieren und dokumentieren Dokumente. |
| Solution Management Tool | Diese Tools dienen zur Installation, Einführung, Wartung und dem Service der Anwendungssoftware. |
| Internationalisierungsmechanismen | Diese werden für Mehrsprachigkeit, Datums- und Maßeinheiten und Währungen angewandt. |
| Testtools | Testtools dienen zur Evaluierung von Programmerweiterungen. |
Welche Tools davon zum Standard eines ERP-Systems gehören ist jeweils vom Anbieter abhängig. Im Folgenden werden einige ausgewählte wichtige Funktionalitäten näher erläutert.
Betriebswirtschaftliche Funktionen vom ERP-System
- Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung und innerbetrieblicher Transport)
- Vertrieb
- Produktion
- Service
- Montage
- Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung)
- Personalwesen
- Planungs- und Informationssystem (DataWarehouse, BI-Funktionen)
Ergänzt werden diese betriebswirtschaftlichen Funktionen i.d.R. durch Office-Anwendungen (Kalender, Terminplanung, Text- und Tabellenkalkulation) oder Dokumentenmanagement-Funktionen.
Nutzen bei ERP
- Geschäftsprozessoptimierung
- Erhöhte Flexibilität
- Höhere Produktivität der Mitarbeiter
- Integrationsfähigkeit von Geschäftsfeldern
- Verbesserte Informationen
- Erhöhte Datenqualität
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Zeiteinsparungen
Welche Formen der ERP-Integration gibt es?
Ein Herausstellungsmerkmal eines Enterprise Resource Planning Systems ist die Integration. Allgemein bedeutet Integration das Zusammenwirken einzelner Komponenten zu einem sinnvollen Gesamtsystem.
Das Grundmerkmal der Integration ist, dass eine Veränderung in einem Teil auch vor- und nachgelagerte Teile beeinflussen kann. Daher müssen bei allen Aktivitäten, Änderungen und Eingaben die Auswirkungen auf das Gesamtsystem berücksichtigt werden. Objekte die integriert werden können, sind z.B.
Datenintegration durch ERP-Systeme
ERP-Systeme in Großunternehmen stehen vor der Herausforderung, riesige Datenmengen zeitnah zu speichern, zu erfassen und zu analysieren. Damit sie branchenübergreifend funktionieren, müssen Daten unternehmensweit eindeutig und konsistent sein. Saubere Daten sind entscheidend, um Schäden und Reibungsverluste zu vermeiden.
Unterschiedliche Arten der Integration bei ERP
| Datenintegration | Die Datenintegration setzt die gemeinsame Nutzung der gleichen Daten in allen Programmteilen des integrierten ERP-Systems voraus. Technisch wird dies durch eine Datenbank erreicht, die als Grundlage des ERP-Systems dient. |
| Funktionsintegration | Funktionsintegration hingegen bedeutet, dass alle Programmfunktionen entlang des Geschäftsprozesses zusammenwirken und im allerbesten Fall durch ein Modellierungstool zu einem Geschäftsprozess zusammengefügt werden können. Dies entspräche einer serviceorientierten Architektur eines ERP-Systems. |
| Vertikale Integration | Sind die Programmfunktionen nacheinander geschaltet, so spricht man von der vertikalen Integration. |
| Horizontale Integration | Bauen Programmfunktionen aufeinander auf, so spricht man von der horizontalen Integration. |
| Medienintegration | Medienintegration erlaubt es, Texte, ruhende und bewegte Bilder oder Ton in einem ERP-System darzustellen. |
| Innerbetriebliche Integration | Bei der innerbetrieblichen Integration muss die Zusammenarbeit der betrieblichen Anwendungssysteme sichergestellt werden. Die technische Realisierung erfolgt durch ein ERP-System an sich oder über Anwendungssystemgrenzen hinaus durch: Web-Services Integrationssysteme (EAI-Systeme) speziell programmierte Schnittstellen |
| Überbetriebliche Integration | Immer wichtiger wird allerdings die überbetriebliche Integration, da ein Geschäftsprozess i.d.R. nicht an den Unternehmensgrenzen endet. Eventuell möchte man ERP-Systeme/Funktionen von Kunden und Lieferanten in das eigene ERP-System integrieren. |
Welche Arten von ERP-System gibt es?
Es gibt 3 Hauptarten von ERP-Systemen, die jeweils unterschiedliche Vor- und Nachteile bieten, um den verschiedenen Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden:
- Cloud-ERP-Lösung: auch bekannt als Saas-Lösungen (Sofwtare as a Service), da das Unternehmen die Dienstleistung (Funktionalität) der Software in der Cloud über Lizenzen kauft, ohne feste Installation.
- On-Premise-Lösung: Bei diesem Modell haben die meisten Unternehmen ihre ERP-Systeme in der Vergangenheit implementiert: Die Software wird auf den eigenen Servern und Rechenzentren des Unternehmens installiert und betrieben. Das kaufende Unternehmen (und seine Mitarbeiter) sind für die Wartung und Sicherheit verantwortlich.
- Hybride Lösungen: Dieses Modell ist, wie der Name schon sagt, eine Mischung aus den beiden vorherigen Modellen. Einige Module befinden sich in der Cloud, andere vor Ort.
Was ist ein ERP-System aus der Cloud?
Ein Anwendungsunternehmen steht heute nicht nur vor der Entscheidung, welches Softwarepaket das geeignetste ist, sondern auch in welchem Betriebsmodell eine ERP-Software angewandt werden soll. Immer mehr an Popularität gewinnen dabei Cloud-ERP Lösungen.
Hierbei wird die Software, also das eigentliche ERP-System und Hardware von einem Cloudbetreiber zu einem festen Preis pro Benutzer bereitgestellt. Das System wird wie eine Internetseite von einem Browser aufgerufen. Somit wird die gesamte IT-Infrastruktur vom Betreiber sichergestellt. Durch Sicherheitszertifizierungen wie den ISO-Standard 27001 werden hohe Sicherheitsstandards gewährleistet.
Cloud ERP-Systeme bringen viele Vorteile mit sich:
- Automatische und kostenfreie Aktualisierungen
- Keine Wartungskosten
- Entlastung des IT-Personals
- Vorkehrungen für Datensicherheit und Back-ups
- Orts- und geräteunabhängiger Zugriff
- Ausfallsicherheit
Welches sind die Vor- und Nachteile eines ERP-Systems?
Integrierte ERP-Anwendungssysteme haben die Aufgabe, unterschiedliche Anwendergruppen eines Unternehmens wie Sachbearbeiter (z.B. Buchhalter, Einkäufer, Verkäufer, Disponenten) und die Entscheidungsträger (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Gruppenleiter) bei der Erfüllung ihrer betrieblichen Aufgaben zu unterstützen.
Hierzu muss ein ERP Programm die betrieblichen Geschäftsprozesse (GP) unterstützen. Doch ERP-Systeme unterliegen nicht nur den GP, sondern erlauben eine kontinuierliche Verbesserung oder bieten innovative Möglichkeiten der radikalen Änderung.
Weiterhin schulen integrierte ERP-Systeme die Mitarbeiter im Prozessdenken und helfen so, Abteilungsgrenzen im eigenen Unternehmen zu überwinden. Damit sind ERP-Systeme prozessunterstützende und -gestaltende Werkzeuge, die eingesetzt werden, um
✔ die Prozessorientierung einzuführen,
✔ Prozesse zu optimieren,
✔ Arbeitsteilung im Unternehmen zu verändern.
Hierzu müssen die ERP-Programme in die betriebliche Organisation eingebettet sein, was aus einem ERP-Anwendungssystem ein betriebliches Informationssystem macht.
Per Definition umfasst ein ERP-Anwendungssystem die Programme und betrieblichen Daten. Ein Informationssystem besteht aus dem ERP-Anwendungssystem und ist organisatorisch und personell im Unternehmen verankert. Sehr wichtig ist in diesem Zusammenhang die Akzeptanz des ERP-Systems von Seiten der Führungs- und Sachbearbeiterebene.
ERP-Vorteile als Informationssystem
- Reduzierung der Durchlaufzeiten in Prozessen
- Automatisierung von Prozessen oder Prozessschritten
- Herstellen von organisatorischen und technischen Schnittstellen
- Kostenersparnisse bei der Prozessabwicklung
- Realisierung einer zuverlässigen und/oder automatisierten Datenerfassung
- Unterstützung der Prozessorientierung im Unternehmen
- Reduktion der Arbeitsteilung durch Aufgabenzusammenfassung
- Vermeidung von Datenredundanzen
- Reduktion von Schnittstellen zwischen Personen und Abteilungen
- Verbesserung der Informiertheit und Informationsqualität im Unternehmen
Nachteile ERP-Software
- Abhängigkeit vom Produzenten der Software
- Aufwand durch Systemkomplexität
- Die Einzelkomponenten sind nicht unbedingt eine Best-of-Breed-Lösung, was Kompromisse bei Komfort, Geschwindigkeit und Funktionalität mit sich bringt.
- Fehler im System können negative Auswirkungen auf unterschiedliche Daten und Funktionsbereiche haben
- Aufwand für die Schulung, Customizing sowie Wartung der komplexen ERP-Anwendungssysteme
- Aufwand bei der Integration von Fremdsystemen
Damit stellt insbesondere der große Umfang, die Komplexität der Funktionen und deren Integration sowohl ein Risiko als auch eine Chance für die Anwenderunternehmen dar.
Für welche Unternehmen eignet sich ein ERP-System?
ERP-System nach Branchen:
Hier sind einige Branchen und ihre wesentliche Prozesse, in denen ERP besonders vorteilhaft ist:
- Fertigung:
– Produktionsplanung und -kontrolle
– Lagerverwaltung
– Qualitätskontrolle - Handel und Einzelhandel:
Lagerverwaltung
Auftragsverwaltung
Optimierung der Lieferkette - Gesundheitswesen:
– Patientenverwaltung
– Ressourcenoptimierung im Krankenhaus
– Rechnungs- und Finanzmanagement - Dienstleistungsindustrie:
– Projektmanagement
– Zeiterfassung und -abrechnung
– Kundenverwaltung - Baugewerbe:
– Ressourcenmanagement für Bauvorhaben
– Kostenkontrolle und Budgetmanagement
Natürlich lassen sich diese Module miteinander kombinieren und kommunizieren, so dass Unternehmen, die in mehreren Branchen tätig sind, eine ERP-Software sehr gut anpassen können. Mittels API Schnittstellen können fast alle notwendigen Aufgaben mit externen Tools durchgeführt werden.
ERP-System nach Unternehmensgröße
Die Anpassungsfähigkeit von ERP-Systemen ermöglicht es Unternehmen unterschiedlicher Größe, von deren Vorteilen zu profitieren. Hier sind einige Vorteile je nach Unternehmensgröße:
1. ERP für KMU (Kleine und mittlere Unternehmen)
– Einfache Implementierung
– Kostengünstige Lösungen
– Verbesserung von Geschäftsprozessen
2. Große Unternehmen:
– Komplexe Geschäftsprozesse spiegeln und automatisieren
– Abteilungsübergreifende Integration
– Skalierbarkeit für umfassende Geschäftsanforderungen
Die Auswahl eines ERP-Systems ist in der Regel nicht einfach und schnell, sondern erfordert eine gründliche Recherche, die über die reinen Kosten hinausgeht.
Welche ERP-Anbieter gibts es auf dem Markt?
ERP-Systeme sind für alle Arten von Unternehmen geeignet. Schauen wir uns also an, wer die wichtigsten Anbieter von Enterprise Resource Planning Systemen sind.
Wir müssen sie sofort in 2 große Kategorien einteilen, ähnlich wie oben: ERP für KMU, ERP für Großunternehmen.
In Deutschland gibt es eine Vielzahl von Unternehmen, die ERP für KMU anbieten, wobei es keinen wirklichen Marktführer gibt:
- weclapp
- SAP Business One
- Lexware
- xentral
- Plentymarkets
- u.v.m.
Nachfolgend haben wir für Sie einen Vergleich von ERP-Anbietern für KMU zusammengestellt, den Sie sich inklusive Preisen, Modulen, Paketen etc. ansehen können.
Unter den ERP-Anbietern für große Unternehmen gibt es:
- SAP S/4HANA
- Ms Dynamics 365
- Oracle
- Sage X3
- u.v.m.
Fazit zu ERP und ERP-System in Stichpunkten
- ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und umfasst ein ganzheitliches Organisationskonzept zur Planung, Steuerung und Überwachung der Ressourcen eines Unternehmens.
- Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, die verschiedene Geschäftsprozesse unterstützt, indem sie verschiedene Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb und Finanzen durch eine zentrale Datenbank integriert.
- Die Vorteile eines ERP-Systems sind vielfältig, darunter eine verbesserte Effizienz, eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmensabläufe und eine optimierte Ressourcennutzung.
- Es gibt verschiedene Arten von ERP-Systemen, einschließlich Cloud-ERP-Lösungen, On-Premise-Lösungen und hybriden Lösungen, die jeweils unterschiedliche Vor- und Nachteile bieten.
- Die Integration von ERP-Systemen kann vertikal, horizontal, innerbetrieblich und überbetrieblich erfolgen und trägt wesentlich zur Effektivität und Effizienz eines Unternehmens bei.
- Abschließend lässt sich sagen, dass ERP-Systeme für Unternehmen aller Größen und in verschiedenen Branchen von großem Nutzen sein können, da sie Geschäftsprozesse optimieren, die Produktivität steigern und eine bessere Informationsgrundlage für Entscheidungen bieten.
Weiterführende Literatur:
Marcus Görtz, Martin Hesseler: Basiswissen ERP-Systeme: Auswahl, Einführung & Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. W3L AG, 2007. ISBN-978-3-937137-38-4