Jeden Monat steht sie auf's Neue an: die Buchhaltung. Und der Steuerberater sitzt euch mit dem Thema wahrscheinlich viel zu oft im Nacken. Fehlende Belege, Unstimmigkeiten bei den Dokumenten oder fehlerhafte Informationen. Auf den letzten Drücker alles Nötige geordnet und schnell einzureichen, kann euer Team ganz schön ins Straucheln bringen. Genau an dieser Stelle kann euch die vorbereitende Buchhaltung die Arbeit erleichtern!
Und wenn ihr diese richtig angeht, geht das Thema Buchhaltung ganz leicht von der Hand. Wer würde denn dazu nein sagen? Sagt ja und erfahrt in diesem Beitrag welche Aufgaben bei der vorbereitenden Buchhaltung anstehen und mit welchen spezifischen Tipps das Thema zur Lieblingsaufgabe im Team wird.
- 1. Was ist die vorbereitende Buchhaltung?
- 2. Wer darf die vorbereitende Buchhaltung machen?
- 3. Aufgaben innerhalb der vorbereitenden Buchhaltung
- 4. Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung
- 5. Tipps für die vorbereitende Buchhaltung
- 6. Buchhaltung mit weclapp vorbereiten
- 7. Vorbereitende Buchhaltung: unser Fazit
1. Was ist die vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein fundamentaler Teil der Buchhaltung und bezeichnet den Prozess, bei dem grundlegende Geschäftsvorfälle eines Unternehmens dokumentiert, klassifiziert und organisiert werden. Diese umfasst typischerweise das Sammeln, Sortieren, Überprüfen, Digitalisieren und Archivieren von Belegen und Unterlagen bezüglich Einnahmen und Ausgaben.
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und legt den Grundstein, damit Unternehmen ihre finanziellen Aktivitäten überwachen und basierend darauf zukünftige Entscheidungen treffen können. Aber auch für die Übermittlung an eine Steuerkanzlei ist die vorbereitende und somit saubere Buchhaltung essenziell.
2. Wer darf die vorbereitende Buchhaltung machen?
In der Regel ist nicht (gesetzlich) festgelegt, wer die vorbereitende Buchhaltung machen darf. Gängig ist, diese an einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin abzugeben. Die vorbereitende Buchhaltung setzt jedoch kein allzu umfangreiches Wissen voraus, weshalb ihr die Aufgaben auch einfach selbst übernehmen könnt. Geignete Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können jedoch beiden Seiten enorm weiterhelfen, indem Arbeitsschritte digitalisiert, automatisiert und somit effizienter werden.
3. Aufgaben innerhalb der vorbereitenden Buchhaltung
Um den Grundstein für eine effiziente und genaue Buchführung zu legen, ist es hilfreich, die einzelnen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung zu überblicken. Diese sind in der Regel für alle Unternehmen ähnlich, unabhängig von der Unternehmensgröße oder -art.
Die zentralen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung umfassen typischerweise Tätigkeiten, welche sich mit der Verarbeitung von Belegen und Unterlagen befassen. Folgende Aufgaben können dabei kategorisiert werden:
| 1 Erfassung von Geschäftsvorfällen | Belege und Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben sammeln, digitalisieren und archivieren. |
| 2 Klassifizierung & Kategorisierung | Unterlagen und Transaktionen zu den entsprechenden Konten oder Kategorien in der Buchhaltung zuordnen. |
| 3 Überprüfung der Daten | Rechnungen oder Kontoauszüge auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst wurden. |
| 4 Vorbereitung von Unterlagen | Buchhaltungsdaten strukturieren und vorbereiten, damit diese später leicht interpretiert und analysiert werden können. |
| 5 Kommunikation mit Steuerberatern | Zusammenarbeit mit Steuerberatern, damit alle erforderlichen Informationen verfügbar sind und die steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden können. |
4. Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung
Warum ist die vorbereitenden Buchhaltung eigentlich so wichtig? Ganz einfach: wer gut vorbereitet ist, hat im Nachhinein weniger Arbeit!
Euer Unternehmen kann dabei von folgenden Vorteilen profitieren:
- Effizientere und beschleunigte Prozesse: Ist die vorbereitende Buchhaltung ordentlich gemacht, werden nachgelagerte Prozesse deutlich beschleunigt. Denn wenn am jeweiligen Stichtag wichtige Informationen und Unterlagen bereits aufbereitet sind, können diese effizient weiterverarbeitet werden.
- Zeit- und Kostenersparnis: Wenn die Prozesse der Buchhaltung effizient sind, sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Zum einen kann der zeitliche Aufwand für das Suchen, Sortieren und Kategorisieren von Unterlagen sowie Buchungen minimiert werden. Zum anderen ist hier hierdurch die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei effizient und nahtlos, was sich positiv auf die Kosten auswirken kann.
- Einhaltung von Fristen und Vorschriften: Durch eine sorgfältige Vorbereitung können Fehler noch fristgerecht behoben und unnötige Verzögerungen vermieden werden. Darüber hinaus können alle geltenden (steuerlichen) Vorschriften und Regeln frühzeitig eingehalten und bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden. Zudem ist man bestens vorbereitet, sobald zum Beispiel eine Betriebsprüfung ansteht.
- Richtigkeit und Vollständigkeit: Wenn Belege bei Eingang direkt gesammelt, digitalisiert, sortiert und abgelegt werden, kann zu jeder Zeit der Überblick gewahrt werden. Sollten Informationen oder Unterlagen fehlen, können noch rechtzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
- Transparenter Überblick: Durch die tägliche Beschäftigung mit Geschäftsvorfällen, sind die Informationen jederzeit nachvollziehbar und für weitere Analysen sowie Auswertungen sehr wertvoll. Die vorbereitende Buchhaltung ist somit ein bedeutendes Instrument, um die Finanzen und Ausgaben ihres Unternehmens zu überblicken und optimieren.
Je besser die vorbereitende Buchhaltung, desto effizienter die Prozesse, geringer die Kosten, und besser der Überblick über eure Geschäfte.
5. Tipps für die vorbereitende Buchhaltung
Damit die Finanzen in eurem Unternehmen reibungslos verwaltet werden können, ist eine gut vorbereitete Buchhaltung entscheidend.
Folgende 6 Tipps können euch dabei helfen:
Tipp 1: Ordnung und Struktur
Halte deine Buchhaltungsunterlagen stets ordentlich und nutze digitalisiere Prozesse um Belege, Rechnungen und Bankauszüge zu sortieren. Digitalisierte Dokumente ermöglichen eine klare Auffindbarkeit und Zuordnung.
Tipp 2: Regelmäßigkeit
Erledige deine Buchhaltung regelmäßig, am besten wöchentlich oder monatlich. So verhinderst du, dass sich ein großer Arbeitsberg ansammelt. Überprüfe dabei deine Konten und gleiche sie regelmäßig mit den Bankauszügen ab.
Tipp 3: Aufbewahrung von Belegen
Bewahre alle Belege mindestens zehn Jahre auf, wie es das Handels- und Steuerrecht vorschreibt. Achte darauf, dass alle Belege vollständig und nachvollziehbar sind. Elektronische Belege müssen denselben Anforderungen genügen wie Papierbelege.
Tipp 4: Nutzung einer Buchhaltungssoftware
Investiere in eine Buchhaltungssoftware, die dir hilft, die Daten effizient zu verwalten. Viele Programme bieten automatisierte Funktionen, die dir die Arbeit erleichtern. Die ERP-Software von weclapp kann dir bei der vorbereitenden Buchhaltung helfen und zugehörige Aufgaben weitestgehend automatisieren. Mehr Informationen findest du auf unsere Seite für Buchhaltung und Steuerberater.
Tipp 5: Automatisierung
Versuche regelmäßige Aufgaben weitestgehend zu automatisieren. Mit der Buchhaltungssoftware von weclapp können durch eine Vielzahl von automatisierten Workflow-Aktionen, viele Aufgaben abgenommen werden. So können z.B. Rechnungen erzeugt werden, Bank Transaktionen mit dem Offenen Posten verrechnet werden und im Hintergrund wird für alle relevanten Geschäftsvorfälle ein Buchungssatz dazu erzeugt.
Tipp 6: Fortbildung und Beratung
Bleibe auf dem Laufenden über aktuelle Änderungen im Handels- und Steuerrecht. Ziehe einen Steuerberater oder Buchhalter hinzu, insbesondere wenn deine Buchhaltung komplex ist oder du spezielle Fragen hast.
Von der vorbereitenden Buchhaltung kann euer Unternehmen zwar profitieren, dennoch sollte bei Steuerangelegenheiten stetig Vorsicht geboten sein. Denn das Steuerrecht ist komplex und Fehler können immer mal wieder passieren. Im Zweifel also am besten eine Steuerberatung hinzuziehen.
6. Buchhaltung mit weclapp vorbereiten
Mit Buchhaltungsprogrammen lassen sich Arbeitsschritte weitestgehend automatisieren. Die weclapp Cloud ERP erledigt für euch bereits einen Großteil der Aufgaben innerhalb der Buchhaltung bzw. Vorbereitung. Zum Beispiel sind die Belege bereits digitalisiert sowie teils vorkontiert und der Export in das nachgelagerte Buchhaltungssystem geschieht medienbruchfrei. Das Resultat? Die (vorbereitende) Buchführung ist schneller, effizienter und einfacher.
Mit folgender Checkliste kann bei der vorbereitenden Buchhaltung nichts schief gehen:
Ein weiterer Vorteil von weclapp für Steuerberater für die vorbereitende Buchhaltung? Durch die direkte Schnittstelle zu DATEV oder zu DATEV-konformen Finanzbuchhaltungs-Systemen können alle Belege ganz einfach an einen Buchhalter oder eine Steuerkanzlei übermitteln.
"Als langjähriger Angestellter einer Steuerkanzlei kenne ich die Aufgaben der Buchhaltung. Deshalb weiß ich, welche vorbereitenden Prozesse für die Mandanten bzw. das Unternehmen anstehen. Mein Tipp: mit weclapp können nicht nur alle wichtigen Unternehmensprozesse gesteuert werden, die Schritte der vorbereitenden Buchhaltung sind integriert und es ist eine direkte Schnittstelle zu DATEV verfügbar."
Dominik Bergner,
Bilanzbuchhalter, Buchhaltroniker & DATEV-Experte
7. Vorbereitende Buchhaltung: unser Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Buchhaltung immer von den vorbereitenden Aufgaben profitiert und die Betrachtung beider Bereiche wichtig ist. Man sollte jedoch immer mehr auf modernisierte Systeme und Schnittstellen wie beispielsweise die von weclapp zu DATEV setzen. Denn sowohl das Unternehmen als auch die Steuerkanzlei können davon enorm profitieren.
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