Als kleines Unternehmen hat man am Anfang oft noch wenige Kunden und Lieferanten. Dennoch möchte man sich die Rechnungserstellung und Buchhaltung leicht machen und nutzt deswegen häufig ein einfaches Rechnungssystem. Diese Systeme sind kostengünstig, leicht zu bedienen und scheinen für die grundlegenden buchhalterischen Anforderungen ausreichend zu sein. Doch diese Entscheidung kann langfristig Nachteile mit sich bringen, da solche Systeme nur begrenzte Funktionen und keine Integration anderer Geschäftsprozesse bieten. Schlauer und nachhaltiger wäre es als Unternehmen schon von Anfang an die Vorteile eines ERP-Software zu nutzen.
Wie es Dennis Baltzer, CEO von BETTER BE BOLD, treffend formuliert:
„Wir sind total happy, dass wir schon seit der Gründung weclapp nutzen und damit sämtliche Fehlerquellen gerade am Anfang reduzieren konnten!“
In diesem Blogbeitrag erfahrt ihr, warum auch ihr anstatt eines einfachen Rechnungssystems ein ERP-System verwenden solltet.
Inhaltsverzeichnis
Erstens: Was ist ein Rechnungssystem?
Ein Rechnungssystem, auch "Rechnungsprogramm" genannt, ist eine Software, die das Erstellen und Verwalten von Rechnungen und Angeboten ermöglicht. Es bietet vielfältige Funktionen wie das Versenden per Mail, das Überblicken offener Rechnungen und die Integration verschiedener Zahlungsoptionen. Mit einem Rechnungsprogramm kann man außerdem Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick verfolgen. Ab 2024 könnte solch ein System zudem E-Rechnungen unterstützen, um u. a. automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen an unbezahlte Rechnungen zu bieten. Durch diese effiziente Verwaltung sparen Unternehmen Zeit und reduzieren Fehler.
Rechnungssysteme & Herausforderungen
Wie bereits erwähnt, scheinen Rechnungssysteme zunächst ausreichend zu sein, doch stoßen diese schnell an ihre Grenzen. Um eine spätere Enttäuschung bzw. Mehraufwand zu vermeiden, sollte man sich der Herausforderungen eines Rechnungssystems bewusst sein. Wir haben euch diese im Folgenden kurz zusammengefasst.
Begrenzte Funktionalitäten eines Rechnungssystem
1. Ein Rechnungssystem integriert andere Geschäftsbereiche nicht
Ein einfaches Rechnungssystem konzentriert sich hauptsächlich auf die Rechnungsstellung und die grundlegende Buchhaltung. Wichtige Geschäftsbereiche wie Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung und Kundenmanagement werden jedoch nicht integriert. Dies führt zu isolierten Daten, die nicht miteinander kommunizieren können, was wiederum zu Ineffizienzen und einer fragmentierten Sicht auf eure Unternehmen führt. Außerdem sind die Daten in diesem Fall nicht alle an einem Ort gespeichert und können im Kundenprofil nicht vollständig eingesehen werden.
2. Ein Rechnungssystem erhöht die Wahrscheinlichkeit von Datensilos und Inkonsistenzen
Ohne eine zentrale Datenbank, die alle Geschäftsprozesse miteinander verknüpft, entstehen Datensilos. Ein Datensilo entsteht, wenn Daten innerhalb des Unternehmens an verschiedenen Stellen gespeichert werden, welche nicht einfach mit anderen Teilen des Unternehmens geteilt werden können. Diese Isolation der Daten führt häufig zu Inkonsistenzen und Fehlern, da Informationen manuell zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen. Dies kann den Geschäftsfluss verlangsamen und die Genauigkeit der Daten beeinträchtigen.
Skalierungsprobleme eines Rechnungssystems
1. Ein Rechnungssystem hat begrenzte Erweiterungsmöglichkeiten
Ein simples Rechnungssystem ist in seiner Funktionalität begrenzt und kann den wachsenden Anforderungen eines expandierenden Unternehmens nicht gerecht werden. Wenn euer Unternehmen wächst, stoßt ihr schnell an die Grenzen dessen, was das System leisten kann.
2. Ein Rechnungssystem führt zur Notwendigkeit, später auf ein umfangreicheres System umzusteigen
Wenn durch das Wachstum des Unternehmens komplexere Anforderungen entstehen, werdet ihr gezwungen sein, auf ein umfangreicheres ERP-System umzusteigen. Dieser Übergang ist oft mit erheblichen Kosten und Aufwand verbunden. Neue Systeme müssen implementiert, Mitarbeiter geschult und Daten migriert werden, was zu Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb führen kann.
Beispiel: Stellt euch vor, euer Unternehmen wächst von einem kleinen Start-up zu einem mittelständischen Unternehmen mit mehreren Abteilungen und einer zunehmenden Anzahl an Kunden und Lieferanten. Ein einfaches Rechnungssystem kann möglicherweise die steigende Anzahl an Transaktionen und die Notwendigkeit zur Integration verschiedener Geschäftsprozesse nicht mehr bewältigen. Dies führt zu ineffizienten Abläufen, erhöhtem Arbeitsaufwand und einem höheren Risiko für Fehler.
Risiken und Ineffizienzen eines Rechnungssystems
1. Ein Rechnungssystem führt zu einem höheren Fehlerrisiko durch manuelle Prozesse
Ein Rechnungssystem bietet in der Regel wenige Automatisierungen und erfordert demnach eine erhebliche Menge an manueller Dateneingabe. Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, sei es durch Tippfehler, falsche Zuordnungen oder Datenverluste. Diese Fehler können kostspielig sein und viel Zeit in Anspruch nehmen, um sie zu korrigieren.
2. Ein Rechnungssystem sorgt für zeitaufwändige Verwaltung und Nachverfolgung von Geschäftsdaten
Ohne die Automatisierung und Integration, die ein ERP-System bietet, verbringen Mitarbeiter viel Zeit mit der Verwaltung und Nachverfolgung von Geschäftsdaten. Dies führt zu einer geringeren Produktivität und erhöhten Betriebskosten. Wichtige Geschäftsentscheidungen können verzögert werden, da die benötigten Daten nicht sofort verfügbar sind oder erst mühsam zusammengetragen werden müssen.
Zusammengefasst wird deutlich, dass ein einfaches Rechnungssystem zwar kurzfristig ausreichend sein mag, aber langfristig betrachtet erhebliche Nachteile und Risiken mit sich bringt. Die begrenzte Funktionalität, die Skalierungsprobleme und die damit verbundenen Risiken und Ineffizienzen können das Wachstum und den Erfolg eurer Unternehmen erheblich behindern. Ein umfassendes ERP-System wie weclapp hingegen bietet eine integrierte Lösung, die alle Geschäftsbereiche abdeckt, Skalierbarkeit ermöglicht und Ihr Unternehmen effizienter und produktiver macht.
Vorteile eines ERPs gegenüber einem Rechnungssystem
Die Implementierung eines ERP-Systems in der Anfangsphase eines Unternehmens mag auf den ersten Blick wie eine unnötige Investition erscheinen. Jedoch bringt solch ein umfangreiches System erhebliche Vorteile, die sich schnell auszahlen und das Fundament für nachhaltiges Wachstum und Erfolg legen.
1. Ganzheitliche Geschäftsprozesse
1.1 Integration aller Geschäftsbereiche
Ein gutes ERP-Programm vereint alle wichtigen Geschäftsbereiche unter einem Dach. Mit weclapps All-in-One Software deckt euer Unternehmen Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung, Buchhaltung und CRM (Kundenmanagement) mit nur einer Software ab. Diese Integration sorgt dafür, dass Informationen nahtlos zwischen den Abteilungen fließen, was die Kommunikation verbessert, und Doppelarbeit vermeidet.
Dazu ein kleines Beispiel: Stellt euch vor, eure Vertriebsabteilung erhält eine Bestellung, die automatisch an die Lagerverwaltung weitergeleitet wird, um den Bestand zu überprüfen und die Lieferung zu organisieren. Gleichzeitig wird die Buchhaltung benachrichtigt, um die Rechnung zu erstellen. Diese nahtlose Integration spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern.
„Alle Module sind miteinander verbunden und kommunizieren untereinander – das ist großartig!“
Mürsel Topal, Creative Director und Geschäftsführer von MAXIM-DESIGN
2. Skalierbarkeit und Wachstum
2.1 Das System wächst mit dem Unternehmen
Ein großer Vorteil beim Einsatz eines ERP-Programms ist die Skalierbarkeit. So kann eine auf KMU spezialisierte Software wie weclapp alle Geschäftsbereiche von Start-up bis mittleres Unternehmen abdecken. Also ist es egal, ob ihr gerade erst startet oder bereits ein etabliertes Unternehmen seid, weclapp passt sich euren Bedürfnissen oder Geschäftsanforderungen an und unterstützt euch in jeder Wachstumsphase.
„Wir sind sehr zufrieden mit dem System. Die Lösung ist für unsere Anforderungen perfekt angepasst worden.”
Regina Schleichert, Office Managerin bei Carano
2.2 Keine Notwendigkeit auf ein komplexeres System umzusteigen
Mit einer ERP-Software vermeidet ihr die Kosten und den Aufwand, der mit dem Wechsel zu einem komplexeren System verbunden ist. Von Anfang an eine robuste All-in-One-Lösung zu haben, bedeutet, dass ihr euch auf euer Kerngeschäft konzentrieren könnt, ohne euch Sorgen um zukünftige Systemwechsel machen zu müssen. Die nachhaltige Investition lohnt sich, denn ihr könnt dadurch lange mit einem System arbeiten, welches auf eure Bedürfnisse abgestimmt ist.
„weclapp ist unsere Kommandozentrale: Enorme Zeitersparnisse und das Verschwinden vieler Fehlerquellen machen zirb. effizienter und profitabler. Man kann sich auf weclapp als zentrales Unternehmenstool und langfristige Erfolgskomponente verlassen!“
Nico Stieldorf, Gründer zirb.
2.3 Förderung von Effizienz und Innovation
All-in-One Softwares wie weclapp fördern eure Effizienz und Innovation, indem es euch ermöglicht, Geschäftsprozesse zu optimieren und neue Möglichkeiten zur Verbesserung eurer Dienstleistungen und Produkte zu entdecken.
„weclapp optimiert unsere Geschäftsprozesse und steigert die Effizienz. Die Zusammenführung von Auftragsmanagement, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation erlaubt uns Entscheidungsprozesse zu beschleunigen, Ressourcen einzusparen und unseren Kunden einen besseren Service zu bieten.“
Kim Huber, Leiter Marketing & Verkauf bei Just4motion
3. Zeit- und Kostenersparnis
3.1 Automatisierung von Routineaufgaben
Mit einem ERP-System können viele Routineaufgaben automatisiert werden, wie z.B. die Rechnungsstellung, Bestandsverwaltung und Berichterstellung. Dies reduziert den manuellen Aufwand und gibt eurem Team die Freiheit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, dadurch könnt ihr mehr Zeit sparen und eure Produktivität erhöhen.
„Dass weclapp eine All-in-One Lösung ist, hat einen riesigen Impact auf die Produktivität. Mit Hilfe von weclapp konnten wir unsere Produktivität um 80% steigern.“
Franziska Schaal, Gründerin von feelfood
3.2 Fehlervermeidung durch automatisierte Dateneingabe
Die manuelle Eingabe von Daten ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Durch die Automatisierung dieser Prozesse werden Fehler minimiert und die Datenintegrität (Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Daten) gewährleistet.
„Durch die Automatisierungen von weclapp müssen wir Daten nicht mehr manuell eintragen und nacharbeiten. Dies ermöglicht uns, potenzielle Fehlerquellen zu vermeiden.”
Amos Bucher, Geschäftsführer von fairfood
3.3 Reduzierung administrativer Kosten
Durch die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen hilft eine All-in-One-Software, administrative Kosten zu senken. Weniger manuelle Eingriffe bedeuten weniger Personalaufwand und niedrigere Betriebskosten, was sich positiv auf eure Gewinnmarge auswirkt.
Rechnungssystem oder ERP: Fazit
| – Nachteile eines Rechnungssystems | + Vorteile eines ERP-Systems |
| Fehlerrisiko durch manuelle Prozesse | Fehlervermeidung durch automatisierte Dateneingabe |
| Fokussiert sich nur auf Rechnungserstellung | Integration andere Geschäftsbereiche (Einkauf, CRM, Lagerverwaltung, ...) |
| Geschäftsdaten werden nicht an einem Ort gespeichert | Geschäftsdaten werden in einer Software gespeichert |
| Erweiterungsmöglichkeiten sind begrenzt | Die Skalierbarkeit erlaubt dem System mit dem Unternehmen zu wachsen |
| Zeitaufwändige Ausführung der Routineaufgaben | Automatisierung von Routineaufgaben |
Ein einfaches Rechnungssystem mag in der Anfangsphase ausreichend erscheinen, aber die begrenzte Funktionalität, Skalierungsprobleme und erhöhten Risiken können das Wachstum und den Erfolg eures Unternehmens erheblich behindern.
Insgesamt bietet ein ERP-System wie weclapp gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens unschätzbare Vorteile. Die Integration aller Geschäftsbereiche, die Skalierbarkeit und das Potenzial zur Zeit- und Kostenersparnis tragen wesentlich dazu bei, dass eure Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger werden. Indem ihr von Anfang an auf weclapps robustes System setzt, schafft ihr die Grundlage für langfristigen Erfolg und nachhaltiges Wachstum.
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