Wer nicht wagt, der nicht gewinnt! Hülskötter und Partner stand vor der Entscheidung entweder die alte schwerfällige ERP-Software weiter zu nutzen, sich mit fehlenden Funktionen, hohen Server- und Pflegekosten und rudimentär berücksichtigten Kundenbedürfnissen zu arrangieren oder mit der Zeit zu gehen und auf Automatisierung zu setzen. Sie entschlossen sich für zweiteres und sind seither begeisterter weclapp Kunde. Die Geschäftsführerin Jennifer Hülskötter bereut diese Entscheidung nicht. Heute spart der Softwarehändler nicht nur an Zeit bei Projekten, sondern auch bis zu einem Viertel der Kosten. Das bedeutet konkret mehr Zeit für die wesentlichen Dinge und einen Ausgleich zum Fachkräftemangel. Doch was überzeugte die Geschäftsführerin von Hülskötter und Partner davon diesen Schritt gemeinsam mit weclapp zu gehen?
| Unternehmen | Standort |
| Hülskötter und Partner | Nordwalde |
| Branche | Website |
| IT Support | huelskoetter.info |
Kunden zu begeistern, die selbst Profis sind, ist doppelt schwer…
Sie wissen worauf es ankommt, haben sich seit drei Jahrzehnten selbst in der IT-Branche positioniert und kennen die Möglichkeiten von Unternehmenssoftware. Sie können den Bereich des Machbaren einschätzen, wissen was sie erwarten können und sind (zurecht) anspruchsvoll, wenn es um Aufgabenabnahme, Produktivitätssteigerung und Effizienz geht. Hülskötter und Partner ist seit 1986 im juristischen Markt als Softwarehändler tätig. Die Software, die sie heute vertreiben, wurde vom CEO, Gerhard Hülskötter, mitgegründet. Mittlerweile beschäftigen sie ein 35-köpfiges Team in den Bereichen Verkauf, Support, Technik und Schulungen zur Software, um den Arbeitsalltag von Juristen zu erleichtern. Hülskötter und Partner ist prädestiniert für die Nutzung von weclapp, da alle wichtigen Anforderungen von KMU bedient werden und alles passgenau auf deren Besonderheiten abgestimmt ist. Dieses Potenzial erkannte Anfang 2020 auch die Geschäftsführerin Jennifer Hülskötter.
„Okay“ reicht im daily business nicht
Als technikaffines Unternehmen setzte Hülskötter und Partner schon länger auf ein ERP-System. Dementsprechend war weclapp für sie nicht der erste Berührungspunkt mit einer Unternehmenssoftware. Die Pain Points mit dem bisher genutzten System wurden aber immer gravierender und brachten Einschränkungen in der täglichen Arbeit mit sich, die sie nicht mehr bereit waren zu tragen. Bei der Suche nach dem perfekten Match fielen Anbieter wie Microsoft und SAP schnell weg, da sie sie nicht an die speziellen Anforderungen von KMU angepasst sind. Sie sind zu kompliziert, teuer und erfordern zu viel individuelle Programmierarbeit.
„Wir suchten eine Out of the box Lösung. Dabei fielen uns zwei oder drei cloudbasierte Programme ins Auge. Eine davon war Sage und eine weclapp. Hier hat sich weclapp klar durchgesetzt, denn die Struktur, die Funktionalität und auch die Automatisierung waren bei weclapp deutlich besser.”
Daneben war der Datenschutz ein weiterer Grund, wieso die Wahl am Ende auf weclapp fiel. Und diese Entscheidung war gleichzeitig eine Verabschiedung vieler Pain Points, die das veraltete System mit sich brachte: langsame Geschwindigkeit, hohe Server- und Pflegekosten und allgemein fehlende Funktionalitäten. Dazu kam, dass bei der alten Software die Kundenbedürfnisse nur rudimentär beachtet wurden. Heute nutzt Jennifer Hülskötter bei Fragen und Problemen hauptsächlich den weclapp Email-Support.
„Am weclapp Support schätze ich vor allem, dass die die Supportmitarbeiter*innen die Anfrage priorisieren, wenn sie merken, dass es um starke Einschränkungen geht und ich dann auch direkt schnelle Unterstützung erhalte.“
Haben wir da Out of the box gehört?
Die Idee hinter der „Out of the box“-Metapher ist eine Ware, die nur aus dem Karton genommen werden muss und direkt funktionsfähig ist. weclapp packte für Hülskötter und Partner neben einer Software, die direkt startklar war, noch einen ERP-Consultant und Webinare in diesen sinnbildlichen Karton, um den Einstieg noch angenehmer zu gestalten.
„Der ERP-Consultant von weclapp hat uns hierbei großartig unterstützt. Gemeinsam haben wir unsere bestehenden Prozesse angeschaut und wie wir diese in weclapp umsetzen oder sogar optimieren können. Daraufhin haben wir Schulungen für die jeweiligen Teams zusammengestellt. Die Hilfe beim Onboarding reichte von der Prozessumsetzung über den Import bis hin zur kompetenten Nachbetreuung.“
Daneben haben die kostenfreien Webinare geholfen, um die ganzen Prozesse in weclapp kennenzulernen. Durch die verschiedenen Möglichkeiten konnten die Mitarbeiter*innen an die Hand genommen werden und innerhalb kurzer Zeit in weclapp eingeführt werden. Der Wunsch nach einer Out of the box Lösung wurde damit erfüllt und Hülskötter und Partner konnte direkt durchstarten. Die Geschäftsführerin resümiert:
„Ich habe vor kurzem Mitarbeitergespräche geführt. Viele Abteilungen meinten, dass sie gut in weclapp angekommen sind. Vor allem unsere Buchhaltungsabteilung berichtet, dass weclapp ihnen Zeit verschafft und die Automatisierungen ihnen bei der täglichen Arbeit helfen.“
Ein Viertel der Arbeit übernimmt heute jemand anderes
Und trotz der ganzen Vorteile in greifbarer Nähe ist der Umstieg nie eine einfache Entscheidung und der Aufwand muss durch die Vorteile der neuen Software erstmal ausgeglichen werden. Natürlich hinterfragt man als Unternehmen immer kritisch, ob sich dieser Schritt lohnt. Hülskötter und Partner sah vor allem die Automatisierungsmöglichkeiten als entscheidenden Beweggrund für einen Systemwechsel. Heute hat sich der Mut etwas Neues auszuprobieren längst ausbezahlt: Seit der Implementierung von weclapp können beispielsweise 10 bis 25% der Kosten eingespart werden. Dabei schätzt Hülskötter und Partner hauptsächlich die automatisierte Vertragsabwicklung, wodurch Rechnungen automatisch versendet und direkt ein offener Posten erzeugt wird, „ohne, dass eine Mitarbeiterin auch nur einen Klick machen muss“. Besonders relevant sind für das Unternehmen auch das Ticketsystem und Buchungsberichte, die für die enormen Zeit- und Kostenersparnis mitverantwortlich sind. Und nebenbei arbeitet Hülskötter und Partner auch noch aus ganz persönlichen Gründen gerne mit weclapp zusammen:
„Ich finde, dass weclapp unglaublich viele tolle Ideen hat, die uns jeden Tag bei der Arbeit unterstützen und Erleichterungen bieten. Und außerdem begeistert mich auch die Vision von weclapp.“
Und neben den eigenen Vorteilen profitieren auch die Kunden von Hülskötter und Partner und können den Schritt Richtung Digitalisierung mitgehen. Durch die API-Schnittstelle in weclapp haben Kunden in Zukunft die Möglichkeit z.B. selbst Verträge zu bearbeiten, da Hülskötter & Partner hier noch eine individuelle Kundenplattform programmieren lässt.
Und wie geht’s weiter?
Das sind bereits viele Funktionen und Einsparungen die Hülskötter und Partner mitnimmt, aber auch in Zukunft haben sie großes mit weclapp vor. Ab Anfang des Jahres 2022 möchten sie die monatliche Abrechnung von 2.500 Verträgen mit komplexen Vertragsbedingungen über weclapp vornehmen und damit noch effizienter arbeiten. Keine Frage, die Zeit- und Kostenersparnis durch weclapp ist ein riesen Pluspunkt den Hülskötter und Partner für sich nutzt, allerdings haben die immer weitergehenden Automatisierungsprozesse noch einen tieferliegenden Grund. Welcher ist das?
„In den meisten Branchen ist es ist ein großes Problem Mitarbeiter zu finden. Dem kann man nur entgegentreten, wenn man automatisiert. Dafür hat weclapp unheimlich viele gut umgesetzte Lösungen und viele Ideen, die ich toll finde.“
Damit sieht Hülskötter und Partner die Automatisierung, neben den bereits spürbaren Vorteilen, als unausweichlichen Schritt in Richtung Zukunft, den sie gemeinsam mit weclapp gehen möchten.
