In IT-Firmen bestimmen täglich dieselben Prozesse den Arbeitsalltag: Angebote müssen erstellt, Kundendaten gepflegt, Lieferungen zusammengestellt, Software aktualisiert und Rechnungen geschrieben und nachverfolgt werden. Ob System-Administrator, Kundenberater, Einkäufer oder Verwaltungsmitarbeiter: Die komplexen Abläufe im Arbeitsalltag von IT-Anbietern kennt wohl jeder. Die größte Herausforderung für IT-Dienstleister ist es, Struktur in all diese Prozesse zu bringen.
Denn nur so wird die Arbeit effizient. Das lässt sich besonders wirkungsvoll mit einem modernen ERP-System für IT-Beratungen und Systemhäuser erreichen. Dank des modularen Aufbaus kann das ERP System ganz einfach an die individuellen Bedürfnisse jedes Anwenders angepasst werden. Einmal implementiert, erleichtert sie jeden Schritt der IT-Arbeit. Ein Praxisbeispiel des Alltags moderner IT-Dienstleister liefert Mike Habermeier, Geschäftsführer von joshuasdream, in diesem Artikel.
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Klassische Aufgaben eines IT-Dienstleisters
1. Schritt: Akquise
Jeder erfolgreiche IT-Dienstleister weiß: Die besten Kunden sind die Stammkunden. Doch die wollen gepflegt und mit punktgenau passenden Angeboten angesprochen werden. Darüber hinaus sorgt nur der ständige Ausbau des Kundenstammes für Bestandssicherheit. Deshalb gilt es, kontinuierlich und systematisch potenzielle Neukunden ins Boot zu holen.
Akquise sorgt für Ausbau des Kundenstammes
Wie kann Software dabei helfen?
Ein modernes CRM-System hilft nicht nur, den aktuellsten Stand der Zusammenarbeit mit Bestandskunden jederzeit parat zu haben. Auch für Akquise-Projekte zur gezielten Neukundenwerbung bildet sie die Grundlage. Dafür können zum Beispiel spezielle Tools zum eingebunden werden. Und wer zukunftsgerichtet arbeiten möchte, kann auf eine individuell zum Kunden passende Liste potenzieller Verkaufschancen kaum verzichten.
2. Schritt: Angebot
Ist das Interesse erst einmal geweckt, muss schnell ein maßgeschneidertes Angebot folgen. Ob IT-Beratung, Software-Pakete, Zusammenstellung passender Hardware oder administrative Aufgaben: Jeder Kunde möchte individuell abgeholt werden. Vom Aufwand, der in der Angebotserstellung steckt, kann sicher jeder IT-Dienstleister ein Lied singen.
Maßgeschneiderte Angebotserstellung führt zu zufriedenen Kunden
Wie kann Software dabei helfen?
Mit der passenden Angebotssoftware lassen sich Angebote nicht nur online zusammenstellen und direkt zum Kunden oder Interessenten schicken. Je nach Art des Tools kann dieses aus dem Angebot heraus sogar automatisch neue Projekte erstellen – sobald der Auftrag vom Kunden bestätigt wurde. Das funktioniert allerdings nur, wenn schon ein Vertrag zur Zusammenarbeit besteht.
3. Schritt: Vertrag
Vor dem Projektstart steht bei der Zusammenarbeit mit neuen Kunden die Vertragsphase: Aufträge und Erwartungen werden in ein juristisch belastbares Vertragswerk gegossen. Das bildet dann die Grundlage für sämtliche gemeinsame Projekte. Deshalb gehören Verträge zu den Dokumenten, die in IT-Unternehmen am häufigsten konsultiert werden.
Verträge dienen als Grundlage für gemeinsame Projekte
Wie kann Software dabei helfen?
Eine Vertragsmanagement-Software sorgt nicht nur dafür, dass ein Vertrag Schritt für Schritt besonders komfortabel erstellt und archiviert werden kann. Sie hilft auch dabei, sicherzustellen, dass sämtliche auf dem Vertrag basierenden Projekte vertragskonform sind. Und bei Bedarf lassen sich auch Vertragszusätze im Handumdrehen integrieren.
4. Schritt: Planungsphase
Für die erfolgreiche Umsetzung eines IT-Auftrags gilt es, an vielen Fronten zu planen. So müssen dem Projekt Mitarbeiter zugewiesen, Termine für Meetings, Deadlines und ähnliches vergeben und Arbeitsschritte im Projekt angelegt werden.
Die Planungsphase bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung
Wie kann Software dabei helfen?
Software-Lösungen für IT-Anbieter bringen vielfältige Tools für Planung und Handling von Projekten mit. Dazu gehört Projektmanagement-Software, in der einzelne Projektaufgaben angelegt und gesteuert werden. Außerdem sind Tools wichtig, die den Projekt- mit dem Personalbereich verknüpfen – und so die Projektplanung mit der Human Resources-Planung zusammenbringen. Nicht zuletzt ist natürlich ein Terminkalender unverzichtbar, in dem interne wie externe Termine zum Projekt verwaltet werden.
5. Schritt: Teamwork
An einem IT-Projekt sind in den meisten Fällen nicht nur mehrere Mitarbeiter beteiligt, sondern auch mehrere Abteilungen. Administratoren und Programmierer arbeiten parallel an einem Projektabschnitt, der Einkauf muss sich ständig mit dem Lager abstimmen. Und der Kundenberater will kontinuierlich vom Projektleiter auf dem Laufenden gehalten werden. Dieses Teamwork ist ohne spezielle Software bislang nur über unzählige, zeitraubende Meetings zu lösen.
Teamwork über Abteilungs- und Ortsgrenzen hinweg
Wie kann Software dabei helfen?
Das Zauberwort, um das Teamwork in IT-Projekten effizienter zu gestalten, lautet Collaboration-Tools. Dank Funktionen wie dem internen Chat, dem gemeinsamen Cloud-Speicher oder eine für alle zugängliche Aufgabenverteilung, bilden diese Tools die Basis für eine transparente Umsetzung selbst komplexester Projekte.
6. Schritt: Verfügbarkeit
In vielen Aufträgen für IT-Anbieter dreht es sich um individuelle Hard- und Softwarelösungen für den Kunden. Und der hat bei seiner Anfrage meist eine gewisse Dringlichkeit. Also erwartet er ad hoc Informationen über die Verfügbarkeit von Produkten.
Verfügbarkeit jederzeit abrufbar
Wie kann Software dabei helfen?
Ein leistungsstarkes Warenwirtschaftsprogramm sorgen dafür, dass der aktuelle Lagerbestand jederzeit abrufbar ist. Ob Hardware im Lager oder Software-Lizenzen: Die Bedürfnisse der Kunden lassen sich so binnen kürzester Zeit zufriedenstellen. Und dank der übersichtlichen Verwaltung von Aufträgen, Lieferungen und Retouren ist auch der Einkauf jederzeit auf dem aktuellen Stand.
7. Schritt: Controlling
Als Abteilungs- oder Projektleiter möchte man den Überblick in laufenden Projekten behalten, ohne seine Mitarbeiter mit ständigen Report-Meetings zu quälen. Auch der Berater, der während des vor-Ort-Termins beim Kunden nach dem aktuellen Arbeitsstand gefragt wird, möchte nicht ahnungslos erscheinen.
Controlling sorgt für Überblick und fundierte Entscheidungen
Wie kann Software dabei helfen?
Der Online-Zugriff, den moderne ERP-Systeme bieten, sorgt für optimales Controlling. Ob vom stationären Rechner oder von unterwegs via Tablet oder Smartphone: Wer die entsprechenden Zugriffsrechte hat, kann sich sekundenschnell das gewünschte Projekt auf den Bildschirm holen. Hilfreiche Elemente wie beispielsweise Fortschritts-Balken für jedes Projekt geben auf einen Blick Auskunft über den Projektfortschritt.
8. Schritt: Support
IT-Projekte sind selten etwas Einmaliges. Schließlich müssen IT-Anbieter langfristig für das Funktionieren der von ihnen implementierten Software oder verbauten Hardware geradestehen. Und nur durch exzellenten Service kann man sich heute vom Wettbewerb absetzen. Support hat nur einen Haken: Er ist einfach unberechenbar – und kann ein wahrer Organisations-Alptraum werden. Das beginnt bei der Verwaltung von Support-Aufträgen, geht über die Prüfung von vertraglich vereinbarten Support-Umfängen und endet bei der Planung des Arbeitsaufwandes für die Mitarbeiter. All das findet unter dem Druck des Kunden statt, der jedes Ticket natürlich so schnell wie möglich erledigt sehen will.
Support muss organisiert sein
Wie kann Software dabei helfen?
Mit eine speziell für Support-Themen entwickeltem Ticketsystem können IT-Berater, -Verkäufer und -Systemhäuser selbst den größten Ansturm strukturiert bewältigen. Sämtliche Support-Aufträge sind übersichtlich erfasst, nach Prioritäten sortiert und der jeweilige Status und Arbeitsstand ist farbig markiert. Das sorgt dafür, dass alle Anfragen schrittweise und flott bearbeitet werden – und der Kunde einen professionellen Support erhält. Und das wiederum sorgt für zufriedene Kunden!
9. Schritt: Zeiterfassung
Die Zeiterfassung stellt für IT-Dienstleister eine besondere Herausforderung dar. Denn üblicherweise ist ein Mitarbeiter nicht nur für ein Projekt abgestellt, sondern arbeitet an mehreren Themen mit. Hier ein spontanes Meeting, da ein Änderungswunsch des Kunden, dort ein unerwartet aufwendiger E-Mail-Verkehr: Das kann in der individuellen Dokumentation des Zeitaufwandes schon mal tricky werden.
Integrierte Zeiterfassung für mehr Transparenz
Wie kann Software dabei helfen?
Moderne ERP-Software wäre für die meisten Anwender ohne eine integrierte Zeiterfassung kaum noch denkbar. Denn diese Tools bieten eine einfache Methode, mit der sich der Arbeitsaufwand minutengenau erfassen und dokumentieren lässt: Mit Mausklick wird die Zeiterfassung gestartet und gestoppt. Und ein automatisch erzeugter Buchungsbericht belegt, wofür die Arbeitszeit im Projekt aufgewendet wurde. Am Ende des Monats wird das Ganze dann pro Projekt oder pro Mitarbeiter ausgegeben – und gegebenenfalls in Rechnung gestellt. Das ist transparent und unbestechlich – und macht endlich Schluss mit dem leidigen Thema individueller Zeiterfassung.
10. Schritt: Rechnung
Die Abrechnung von IT-Leistungen umfasst in der Regel viele verschiedene Posten: Gelieferte Hardware, Support-Aufwand, Software-Lizenzen und -Schulungen, Beratungsstunden, Konzepterstellung – all diese Leistungen müssen stimmig zusammengeführt und ausgegeben werden. Für die Mitarbeiter in der Buchhaltung ist das nicht selten eine monatlich wiederkehrende Sisyphos-Arbeit.
Professionelle Rechnungserstellung beugt Fehlern vor
Wie kann Software dabei helfen?
Ein Rechnungsprogramm in moderner ERP Software sorgt dafür, dass schon während des Projektverlaufs sämtliche Leistungen und Aufwände erfasst werden. Dank Zeiterfassung der Mitarbeiter in den Projekten und bei Support-Aufgaben stehen die Infos im System jederzeit zur Verfügung. Mit einem Mausklick können die Posten dann zur Rechnung hinzugefügt werden. Das spart Arbeitszeit in der Buchhaltung. Und es beugt auch dem Problem vor, zur Rechnungsstellung auf individuelle Aufzeichnungen einzelner Mitarbeiter angewiesen zu sein.
11. Schritt: Finanzplanung
Neben der täglichen Projektarbeit und der Arbeit am Kunden muss sich ein IT-Unternehmen auch ständig der eigenen Vorausplanung und Weiterentwicklung widmen. Dafür sind belastbare, aktuelle Daten zu Auslastung und Kostenentwicklung unverzichtbar. Eine fundierte Finanzplanung fußt schließlich auf realen Werten – nicht auf gefühlten Entwicklungen. Die Datensammlung und -aktualisierung ist jedoch sehr aufwendig.
Finanzplanung basiert auf gesammelten Daten
Wie kann Software dabei helfen?
Mit einer Verwaltungs- und Finanzplanungssoftware lässt sich diese Aufgabe einfach und effektiv bewältigen. Dank integrierter Schnittstellen ist aus dem System heraus sogar die digitale Datenübertragung an Steuerbüro oder Finanzamt kein Problem.
ERP-System für IT-Dienstleister: Verknüpfung aller wichtigen Tools
Die einzelnen Schritte im Arbeitsalltag eines IT-Dienstleisters können jeweils mit einer eigenen Software-Lösung unterstützt werden. Viel effizienter ist es jedoch, sämtliche Prozesse über ein einheitliches System zu steuern – und dadurch auch sinnvolle Verknüpfungen zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen schaffen zu können. Eine ERP Software bietet diese All-in-One-Lösung. Vom Angebot über die Beauftragung, die Projektumsetzung und das Controlling bis hin zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung können damit sämtliche Projektschritte über dasselbe System gesteuert und verwaltet werden.
Mit dem intelligenten weclapp ERP-System für IT-Dienstleister sichern sich IT-Berater, Systemhäuser und Hardware-Anbieter ein individuell anpassbares System für alle Arbeitsprozesse. Damit haben IT-Dienstleister nicht nur die Ressourcen- und Projektplanung aller Bereiche jederzeit im Blick. Dank modulübergreifender Einbindung von Tools wie kundenorientierter CRM-Software, modernem Helpdesk und flexiblem Vertragsmanagement gestaltet sich die Arbeit für alle Mitarbeiter auch sehr viel effizienter. Und ein hochwertiges Buchhaltungstool ermöglicht neben der Vereinfachung des Rechnungs-Prozesses auch eine zukunftssichere Finanzplanung.
Der Einsatz moderner Cloud-Lösungen als Speichermedium sorgt dafür, dass die Software bequem über das Internet erreichbar ist. Der mobile Zugang ermöglicht es Firmenchefs, die Abläufe in ihrem Unternehmen jederzeit und von überall im Blick zu haben.
