Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen in Kraft. Eigentlich sollte diese Regelung bereits 2020 greifen, wurde jedoch aufgrund mangelnder technischer Umsetzung seitens der Finanzverwaltung und des Bundes ausgesetzt. Laut Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) wird es ab 2025 ernst.
Ob ihr von der Meldepflicht betroffen seid und wie ihr ganz einfach den Regelungen, Pflichten und Fristen nachkommen könnt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.
Inhalte
Was bedeutet Kassenmeldepflicht?
Die Kassenmeldepflicht verpflichtet Unternehmen, ihre elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt zu melden. Dies umfasst die Registrierung der Systeme sowie die Übermittlung spezifischer Daten.
Ziel der Meldepflicht ist es, ein umfassendes Register der eingesetzten Kassensysteme zu erstellen, um so Manipulationen und Steuerhinterziehung im Kassenbereich zu verhindern sowie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Kassenvorgänge zu gewährleisten.
Meldepflicht von elektronischen Kassensystemen ans Finanzamt
Wer ist von der Meldepflicht betroffen?
Alle Unternehmen, die Geschäftsvorfälle gemäß § 146a Abs. 1 Abgabeordnung (AO) mit Registrierkassen oder anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen erfassen, sind von der Meldepflicht betroffen. Dies schließt auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ein, jedoch gelten hier spezielle Regelungen. Aber ebenso Dienstleister oder Handwerksbetriebe, die ihre Aufträge über ein elektronisches Kassensystem erfassen, sind von der Pflicht betroffen.
Sollten betroffene Unternehmen der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO nicht nachkommen, riskieren diese hohe Strafen.
Informiert euch also rechzeitig, ob ihr von der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen betroffen seid.
Welche Fristen und Regelungen gibt es bei der Kassenmeldepflicht?
1️⃣ Alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 dem Finanzamt gemeldet werden.
2️⃣ Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
3️⃣ Wird ein bestehendes Kassensystem noch vor dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen, muss dieses nicht mehr gemeldet werden.
4️⃣ Wird ein System nach dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen, muss dies innerhalb eines Monats den Finanzbehörden mitgeteilt werden.
Beachtet, dass gemietete und geleaste Kassensysteme gleichermaßen wie gekaufte Kassensysteme behandelt werden. Ebenso angeschaffte Systeme, die noch nicht in Betrieb genommen wurden, unterstehen der Meldepflicht.
Wie werden elektronische Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet?
Die elektronische Meldung erfolgt über das Steuerportal Mein ELSTER mit dem Formular "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)". Stattdessen kann eine XML-Datei auf „Mein Elster“ hochgeladen werden.
Alternativ können für die Meldung auch andere Softwareanbieter genutzt werden, die über eine ERiC-Schnittstelle verfügen. Hierzu zählt unter anderem die DATEV MeinFiskal-Schnittstelle.
Seit dem 01.01.2025 steht euch die digitale Übermittlungsmöglichkeit zur Verfügung. Es ist ratsam, sich frühzeitig mit der Übermittlung auseinander zu setzen, damit ihr keine Informationen vergesst. Nach § 146a Absatz 4 Satz 2 AO sollet ihr euch diese Angaben bereitlegen:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Meldung von elektronischen Kassensystemen darf grundsätzlich nur digital erfolgen. Die Einreichung von Formularen und PDF-Vodrucken mittels E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.
Zudem müssen alle Aufzeichnungssysteme, die in einer Betriebsstätte verwendet werden, dem Finanzamt in einer gemeinsamen Mitteilung gemeldet werden. Bei mehreren Filialen oder Betrieben ist für jeden Betrieb eine separate Meldung erforderlich, die alle dort eingesetzten Systeme umfasst.
Wie funktioniert die Meldepflicht mit der weclapp Kassensoftware?
Für die elektronische Übermittlung eurer Kassendaten mit weclappPOS gibt es eine einfache und schnelle Lösung: die fiskaly SIGN DE x Submission API.
Die Programmierschnittstelle (API) wurde zur automatisierten Übermittlung von Kassendaten an Finanzbehörden gemäß §146a Absatz 4 (AO) entwickelt. Durch die einfache Integration und somit Optimierung eurer Prozesse, bietet euch die Schnittstelle eine bedeutende Zeit- und Kostenersparnis verglichen zur manuellen elektronischen Übermittlung über das ELSTER-Portal. fiskaly agiert dabei als reiner IT-Dienstleister und stellt eine technische Infrastruktur bereit, die den Prozess für Unternehmen erleichtert, ohne in die Validierung der Daten oder steuerliche Beratung einzugreifen.
Die fiskaly SIGN DE x Submission API bietet euch folgende Vorteile:
- Automatisierung: Die API ermöglicht eine nahezu automatische Übermittlung von Kassendaten, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert.
- Effizienz: Unternehmen sparen Zeit und Kosten durch die nahtlose Integration in bestehende Kassensysteme.
- Rechtskonformität: Die Lösung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen gemäß §146a (AO) erfüllt werden.
Das neue Feature zur Kassenmeldepflicht mit weclappPOS wird spätestens Ende Februar verfügbar sein. Wir arbeiten mit Hochdruck an der finalen Umsetzung und informieren euch, sobald alles bereit ist.
Die wichtigesten Fakten für eure Kassenmeldepflicht 2025 auf einem Blick
Die neue Kassenmeldepflicht ab 2025 stellt eine wichtige Maßnahme zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung dar und wird daher stark kontrolliert. Wenn ihr von der Meldepflicht betroffen seid, solltet ihr euch frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen, um Komplikationen zu vermeiden und alle notwendigen Dokumente sowie Informationen zur Meldepflicht bereithabt.
Hier findet ihr noch einmal die wichtigsten Fakten zusammengefasst:
✔️ Seit dem 01.01.2025 ist die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen gesetzlich vorgeschrieben.
✔️ Alle vor dem 01.07.2025 eingesetzten Systeme müssen bis spätestens 31.07.2025 gemeldet werden.
✔️ Alle ab dem 01.07.2025 eingesetzten Systeme müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
✔️ Alle vor dem 01.07.2025 eingesetzen Systeme, die bis dahin außer Betrieb genommen worden sind, müssen nicht mehr gemeldet werden.
✔️ Es gibt keine Ausnahmen der Mitteilungspflicht bei Einsatz von elektronische Kassensysteme und Registrierkassen.
✔️ Kassensysteme können lediglich digital gemeldet werden. Formulare und PDF-Vordrucke sind ausgeschlossen.
✔️ Die digitale Meldung erfolgt über ELSTER oder eine ERiC-Schnittstelle wie beispielsweise die DATEV MeinFiskal-Schnittstelle.
Ihr seid an weclappPOS interessiert? Registriere dich jetzt und nutze unsere 30-tägige Testphase.👇
