Zurück in die Zukunft – modernes ERP-System löst veraltete Warenwirtschaft ab

So wie in dem Klassiker „Zurück in die Zukunft“ muss es sich in etwa angefühlt haben für unseren Kunden. Klar, ein wenig Übertreibung haben wir uns an dieser Stelle gegönnt. Allerdings war die Umstellung vom vorherigen Warenwirtschaftssystem unseres Kunden auf ein modernes ERP System tatsächlich ein regelrechtes Katapultieren in die Zukunft. Dabei sind die Produkte von Audiotrade so aktuell. Im Angebot gibt es nämlich alles was man für ein richtig tolles Heimkinoerlebnis braucht. Das Warenwirtschaftssystem, das jedoch in der Prä-weclapp-Ära eingesetzt wurde, hatte den Titel „modern“ längst verloren.

Aus alt mach neu: Vertrieb steigt auf ERP-System in der Cloud um

Ist einmal ein ERP-System in einem Unternehmen etabliert und haben sich alle Anwender an die Lösung gewöhnt, wird diese meist über Jahre oder gar Jahrzehnte genutzt. Doch mit der Zeit entwickelt sich jedes Unternehmen weiter und steht vor neuen Herausforderungen, die es im Arbeitsalltag zu bewältigen gilt.

Ebenso die Audio Trade GmbH, die bereits seit den 70er Jahren auf dem deutschen Markt aktiv ist. Zu seiner Gründung hatte sich das Unternehmen für ein stationäres Warenwirtschaftssystem entschieden, mit dem die Belegschaft über mehr als 30 Jahre arbeitete. Die veraltete Software, die fehlenden Erweiterungsmöglichleiten und die problematische Ersatzteilbeschaffung waren einige Gründe, die letztendlich für den Einsatz einer neuen Lösung sprachen.

Weil man sich nicht nur von einer in die Jahre gekommenen Software, sondern auch von der Nutzung einer On Premise-Lösung verabschieden wollte, machte man sich auf die Suche nach einer gleichermaßen nutzerfreundlichen und funktionalen Cloud-Software, die auch eine transparentere und zeitsparendere Arbeitsweise fördern sollte. Nach umfassender Recherchearbeit und einigen Software-Tests fiel die Wahl schließlich auf zwei ERP-Pakete eines Marburger Software-Herstellers.

Die Audio Trade GmbH mit Sitz in Mühlheim an der Ruhr ist seit mehr als 35 Jahren auf den Vertrieb von Hifi- und Heimkino-Lösungen spezialisiert. 20 Mitarbeiter arbeiten für das Unternehmen im Innen- und Außendienst und betreuen Kunden in ganz Deutschland. Um das Team zu organisieren und das Tagesgeschäft optimal abzubilden, hatte Audio Trade seit seiner Gründung im Jahre 1978 ein Warenwirtschaftssystem im Einsatz, das den über den langen Zeitraum gewachsenen Ansprüchen und Herausforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht werden konnte.

Die Lösung war über die Zeit in die Jahre gekommen. So bot das stationär betriebene Warenwirtschaftssystem keinerlei Erweiterungsmöglichkeiten, die Hardware war veraltet und Ersatzteile nicht mehr – und wenn nur mit großer Mühe – zu beschaffen. Auch war das System nicht unter Microsoft installierbar.

„Nachdem wir uns nun Jahre mit dem bestehenden Warenwirtschaftssystem durchgekämpft hatten, konnte dessen Funktionalität unseren Anforderungen einfach nicht mehr gerecht werden“, verrät Michael Nothnagel, technischer Mitarbeiter und Admin bei Audio Trade. „Wir sind über die Jahre von drei auf 20 Mitarbeiter gewachsen, haben eine deutlich höhere Warenbewegung und müssen wesentlich flexibler agieren können als früher.“

Aus diesen Gründen beschloss die Geschäftsführung 2014 endgültig eine neue ERP-Lösung einzuführen und startete eine Online-Recherche. Schwerpunkt lag hierbei auf Warenwirtschafts-Systemen für KMUs, die über ein integriertes Auswertungsmodul verfügen sollten.

„Außerdem wollten wir uns von einer stationär installierten Lösung verabschieden und ab sofort in der Cloud arbeiten. Gerade für den Außendienst, der so auch von unterwegs aus auf alle relevanten Daten zugreifen kann, ist das ein entscheidender Vorteil“, so Nothnagel.

Schnelle Implementierung

Nach intensiver Onlinerecherche entschied sich das Team von Audio Trade für die Cloud-Lösungen Cloud ERP Handel und ERP für Dienstleister aus dem Hause weclapp. Neben der einfachen Bedienbarkeit und dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, konnte vor allen Dingen der Betrieb in der Cloud punkten.

Das Unternehmen wollte nicht mehr in eine eigene Server-Struktur sowie deren Wartung und Instandhaltung investieren müssen. Nothnagel weiß warum: „Die Pflege einer eigenen Serverstruktur ist zum teil sehr kosten- und zeitintensiv. Durch den langen Einsatz unseres vorigen Warenwirtschaftssystems waren wir außerdem gebranntes Kind. Von einer On Demand-Software erwarteten wir uns dagegen eine unkomplizierte und nutzerfreundliche Alternative.“

Ende 2014 fiel die Entscheidung für weclapp, die Lösung wurde jedoch erst nach der entscheidenden Wintersaison im März 2015 implementiert. Hierzu nahm sich Audio Trade eine Woche lang Zeit, in der der laufende Betrieb runtergefahren und sowohl die alte als auch die neue Lösung parallel eingesetzt wurden.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, die bestehenden Stammdaten aus dem alten System zu extrahieren, um sie anschließend in die weclapp-Lösung zu importieren, erinnert sich Nothnagel zurück: „Wir haben einen Programmierer gefunden, der die Daten aus der alten Lösung herausziehen und uns als Excel-Datei für uns bereitstellen konnte. Den Datenimport übernahm dann weclapp, sodass wir direkt mit einem befüllten System starten konnten.“

Bereits rund drei Wochen später war die neue Lösung fest in den Arbeitsalltag der Belegschaft integriert. „Natürlich war die Umstellung für einige Mitarbeiter eine ganz neue Sache und der Umgang mit der Software musste erst erlernt werden – doch durch die Teilnahme an den weclapp Webinaren ging das ganz schnell“, berichtet Nothnagel. Die Webinare, das sind Online-Schulungen des Marburger Software-Anbieters, die durch ausgebildete weclapp-Mitarbeiter telefonisch und über eine Live-Schaltung mittels TeamViewer begleitet werden. Alle Teilnehmer haben so die Möglichkeit, die einzelnen Funktionen von weclapp kennenzulernen und direkt Rückfragen an den Schulungsleiter zu stellen.

Verbesserter Workflow

Schnell haben sich die Anwender bei Audio Trade an das neue System gewöhnt. Ein verbesserter Workflow und eine transparente Arbeitsweise lassen sich heute schon – nach wenigen Monaten Einsatz bei den Audio-Experten – feststellen.

Besonders dankbar ist die Belegschaft für die von weclapp vorgenommenen individuellen Anpassungen der Software um zwei Funktionen: Die Abbildung der speziellen Preisstruktur des Unternehmens war nach der Anpassung durch weclapp möglich. Zudem wurde eine Artikelhistorie eingeführt, um den gesamten Verlauf einer Ware nachverfolgen zu können. Hierzu wurden für ausgewählte Artikel Seriennummern eingeführt, anhand derer sich Bestellverlauf und Historie eines Artikels nachvollziehen lassen.

Audio Trade hat die neue ERP-Lösung mit integriertem Warenwirtschaftssystem erst seit März dieses Jahres im Einsatz, doch bereits jetzt lässt sich eine Verbesserung der Arbeitsabläufe erkennen. Die Arbeitsweise sei nicht nur transparenter geworden – sie verlaufe auch zeitsparender. Auch wird der Umstieg auf eine Cloud-Lösung vom Audio Trade-Team als sehr gute Entscheidung empfunden.

Mit eigenen Servern im Haus hatte das Unternehmen keine guten Erfahrungen gemacht – nicht zuletzt weil Wartung und Instandhaltung unnötig Ressourcen verschlangen. Und auch der finanzielle Aspekt spielte eine Rolle. Alleine die Einrichtung entsprechender Server hätte mehr Kosten verursacht als die laufenden weclapp-Lizenzen.

Nothnagel zieht ein positives Fazit:

„Wir sind froh, den Schritt zu einer neuen, modernen Lösung gewagt zu haben. Nicht zuletzt, weil uns das Team von weclapp bei der gesamten Umstellung stets mit Rat und Tat zur Seite gestanden hat. Endlich haben wir ein funktionales und zeitgemäßes ERP-System im Einsatz.“

Über das Unternehmen

Die Audio Trade GmbH mit Sitz in Mühlheim an der Ruhr ist seit mehr als 35 Jahren auf den Vertrieb von Hifi- und Heimkino-Lösungen spezialisiert. 20 Mitarbeiter arbeiten für das Unternehmen im Innen- und Außendienst und betreuen Kunden in ganz Deutschland.