Die Arbeit von IT-Dienstleistern spielt sich größtenteils beim Kunden vor Ort ab. Der persönliche Kontakt, die Beratung und die Unterstützung bei der Implementierung neuer Soft- und Hardware-Lösungen macht die persönliche Präsenz der Technik-Experten unumgänglich. Dann ist nicht nur eine reibungslose Kommunikation, sondern auch der Einsatz einer flexiblen ERP-Lösung gefragt. Doch nicht jeder Mitarbeiter nutzt in seinem geschäftlichen Alltag das gleiche Device. Aus diesem Grund begab sich das Team des IT-Systemhauses von Systemreich auf die Suche nach einer Cloud-Lösung, die zuverlässig und unabhängig von Zeit, Ort, Gerät und genutztem Betriebssystem in den Arbeitsalltag integriert werden konnte – mit Erfolg.
| Unternehmen | Standort |
| Systemreich GmbH | Brackenheim |
| Branche | Website |
| IT-Dienstleister | www.systemreich.com |
Der Vertrieb von Soft- und Hardware ist nur eine der Dienstleistungen, die die Systemreich GmbH seinen Kunden anbietet. Auch bei der Implementierung von Apple- und Windows-Produkten steht das Team des baden-württembergischen Systemhauses Agenturen, Handwerkern und Co. mit Rat und Tat zur Seite. Dann ist der Einsatz beim Kunden vor Ort gefragt, erklärt Mike Habermeier, Geschäftsführer von Systemreich:
„Jedes Teammitglied betreut eine Vielzahl an Kunden und bewegt sich deshalb in der Regel außer Haus, ist viel auf der Autobahn unterwegs und koordiniert die Termine aus dem Home-Office.“
Die Herausforderung
Um stets in Kontakt bleiben und alle geschäftlichen Ereignisse problemlos digital abwickeln zu können, setzt das dreiköpfige Team des IT-Dienstleisters auf ein heterogenes Netzwerk. Die Schwierigkeit: Zwischen Laptop, Tablet, Smartphone und verschiedenen Betriebssystemen ist die Wahl geeigneter Software-Lösungen eine Herausforderung. Schließlich sollen die eingesetzten Tools auf allen Geräten problemlos laufen können.
Und dem ist nicht genug. Als sich das Team des IT-Systemhauses auf die Suche nach einer neuen ERP-Software machte, galt es eine weitere Hürde zu nehmen:
„Für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie für die Artikelverwaltung und die Abwicklung von Kundenanfragen, hatten wir mehrere unterschiedliche Software-Lösungen im Einsatz. Zukünftig wollten wir nun auf eine alleinige Software setzen, die alle Funktionen in sich integriert. Schnell war klar, dass wir uns nach einer Cloud-Lösung umsehen müssen, die zeit- und ortsunabhängig bedient werden kann und zugleich auf allen verwendeten Devices einwandfrei läuft.“
Die Lösung: ERP in der Cloud
Auf der Suche nach einer passenden ERP-Software, recherchierte das Team nach Lösungen, die in der Cloud betrieben werden. Hierbei fielen fünf Anbieter mit ihrem Angebot in die engere Auswahl – darunter auch das Software-as-a-Service-Portfolio des Marburger Unternehmens weclapp.
Um sich mit der Funktionsvielfalt und Bedienbarkeit der unterschiedlichen Software-Pakete vertraut zu machen, nahm das Team von Systemreich die kostenlosen Testzugänge der gefundenen Anbieter in Anspruch. Nach 30 Tagen fiel schließlich die Entscheidung: Die Funktionsvielfalt der Lösungen von weclapp konnte den Anforderungen des IT-Systemhauses am besten gerecht werden.
„Mit dem weclapp-Paket Cloud ERP Handel in Kombination mit dem Helpdesk hatten wir eine Lösung entdeckt, die ERP, ERM und ein modernes Ticketsystem in einer Software vereinte.“
Zusätzlich buchbare Komponenten, wie die Helpdesk-Software, machten es möglich. Das Ticketsystem zur professionellen und schnellen Bearbeitung von Kundenanfragen wird einfach in das Dashboard der Cloud-Lösung integriert. Alle Funktionen sind somit aus einer Lösung zugänglich.
Die Implementierung: Schnell und unkompliziert
Seit Dezember 2013 ist Cloud ERP Handel im Zusammenspiel mit dem Helpdesk bei Systemreich im Einsatz. Eine lange Vorlaufzeit oder große organisatorische Veränderungen waren nicht notwendig. Habermeier erinnert sich:
„Nach etwa drei Wochen konnten wir unserem Alltagsgeschäft mit der neuen Lösung nachgehen. Da wir alle aus dem IT-Bereich kommen und die Lösung intuitiv zu bedienen ist, war eine Schulung nicht notwendig.“
Kamen doch einmal fragen auf, konnte sich das Systemhaus jederzeit per Mail an den weclapp Support wenden oder den kostenfreien Telefon-Support nutzen.
„Zusätzlich zu der Cloud-Lösung haben wir uns das weclapp Support Paket Bronze gesichert.“
Das Basispaket des Marburger ERP-Experten garantiert Support auf höchstem Niveau: Täglichen kostenfreien Telefonsupport sowie eine garantierte Reaktionszeit innerhalb von 24 Stunden. Habermeier betont :
„Meist hatten wir nach Rausschicken einer Mail innerhalb weniger Minuten eine Antwort-Mail im Postfach oder bekamen einen Rückruf. Das Support-Paket kann ich jedem weclapp-Kunden wirklich nur empfehlen.“
Seit dem Einsatz der Lösung konnten die drei Anwender des IT-Systemhauses die Funktionen problemlos in ihrem Arbeitsalltag nutzen. Die Software läuft auf allen verwendeten Geräten ohne Schwierigkeiten, Ausfallzeiten bleiben durch den Betrieb in der Cloud aus und die intuitive Benutzeroberfläche lässt ein schnelles Verständnis der Lösung mit all ihren Funktionen zu. Meist erledigt das Team mit der Faktura-Software klassische Buchhaltungsaufgaben: Dabei werden die Funktionen zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie zur Artikelverwaltung besonders häufig genutzt.
Das Ergebnis: Effektiveres Arbeiten und gesenkte Fehlerquote
Heute lässt sich eine positive Bilanz ziehen. Das Verfassen von Angeboten und Rechnungen geht dem Team wesentlich leichter von der Hand. Mit nur wenigen Klicks ist eine Rechnung erstellt und an den Kunden versandt. Das spart nicht nur Zeit – die automatische Übertragung von Adressdaten, Ansprechpartnern, Artikeln und Preisen hat ebenso die Fehlerquote beim Verfassen und Rausschicken von Angeboten merklich reduziert. Und auch die Artikelpflege ist für das kleine Experten-Team um einiges komfortabler geworden – für ein Systemhaus, das einen Großteil seines Umsatzes dem Vertrieb von Soft- und Hardware-Lösungen zu verdanken hat, ein dickes Plus. Durch die Zentralisierung der Funktionen spart sich das baden-württembergische Unternehmen pro Woche rund vier Stunden Zeit.
„Die Cloud-Lösung hat die Prozesse in unserem Haus vereinheitlicht. Es ist kaum zu glauben, wie viel Zeit und Nerven man dadurch spart.“
Ein besonderes Highlight sind für den Geschäftsführer die Schnittstellen des Systems.
„Wir nutzen einen Exchange-Server. Die Cloud-Lösung erlaubt es uns, geschäftliche Mails im System mitzuverarbeiten oder Dokumente einzusehen. Letzteres ist besonders praktisch, um seine To-Do-Listen zu verwalten. Ein Blick auf das Smartphone und man weiß, was als nächstes zu erledigen ist.“
Die Cloud-Lösung hat das Team von Systemreich überzeugt. Zum einen durch die Funktionen, die den Anforderungen der IT-Experten genau entsprechen und die sich im Arbeitsalltag zwischen Autobahn, Home-Office und Arbeitsplatz als äußerst nützlich erweisen. Zum anderen wegen des kompetenten Supports, den weclapp dem Unternehmen bietet. Ganz zur Freude von Habermeier:
„Wir sind zwar ein Drei-Mann-Unternehmen, werden aber als Kunde genauso ernst genommen, wie ein großer Multi. Das nennt man top Service!“
Über das Unternehmen
Die Systemreich GmbH mit Sitz im baden-württembergischen Brackenheim versteht sich als Partner bei Beschaffung, Installation und Administration von Apple- und PC-Systemen sowie weiterer IT-Produkte aus dem Geschäftsumfeld. Als klassisches Systemhaus umfasst das Portfolio den Vertrieb passgenauer Hard- und Software, die Unterstützung beim Einsatz moderner Security Lösungen als auch die heterogene Netzwerkbetreuung. Die persönliche Beratung der Kunden steht dabei stets im Mittelpunkt der Arbeit. Die Realisierung von Web-Auftritten und Unternehmens-Apps rundet das Angebot ab.
