Karlsruher Vertrieb für Laborbedarf auf dem Weg zur ISO-Zertifizierung dank deutschem ERP-System

Wächst ein Unternehmen, muss auch die Software mitwachsen. Wo zunächst ein CRM-System ausreichte, muss plötzlich eine Warenwirtschaft her. Ist diese da, fehlt ein Buchhaltungs-Tool. Und wie wäre es eigentlich mit einem Helpdesk? Stück für Stück wächst mit den Anforderungen auch der Einsatz verschiedener Software. Das Resultat: Es sind viele Insellösungen im Einsatz, die untereinander nicht kommunizieren können. Das kostet Zeit und erschwert transparentes Arbeiten.

Die GREIF GmbH mit Sitz in Karlsruhe kennt dieses Problem. Die Beratung beim Kunden vor Ort ließ den Ruf nach einer flexiblen Unternehmenssoftware immer lauter werden, die CRM-Tool, Rechnungssoftware und Buchhaltungslösung ablösen sollte. Die Suche gestaltete sich schwierig. Letztendlich sollte es der Tipp eines befreundeten Unternehmens sein, der das GREIF-Team auf die richtige Spur brachte.

GREIF bezeichnet sich selbst als Spezialist für den gesamten Laborbedarf. Als unabhängiger Laborhändler unterstützt das Unternehmen seine Kunden bei der Beschaffung von Laborgeräten, Verbrauchsmaterial und der Laboreinrichtung. Seinen Servicegedanken lebt die Firma durch die Beratung beim Kunden vor Ort. Auf einen Onlineshop wurde aus diesem Grund bewusst verzichtet. „Und genau diese Situation stellt uns vor eine Herausforderung. Zur optimalen Kundenbetreuung sind wir auf eine flexible Unternehmenssoftware angewiesen, die es uns ermöglicht, im Büro, von zu Hause aus und im Außendienst auf die Daten zuzugreifen“, verrät Armin Krause, Teil der Geschäftsführung und Mitgründer des Karlsruher Unternehmens.

Damit ein ortsungebundener Zugriff auf die Kundenakte möglich ist, sollte eine Cloud-Lösung her. Einige Zeit nutzte man bei GREIF bereits eine On Demand Software. Diese ließ zwar eine einfache Rechnungsstellung zu, ein CRM war darin jedoch nicht integriert. Deshalb griff man zur Verwaltung der Kundendaten auf eine weitere Cloud-Lösung zurück. „Doch mit der Zeit wuchs der Wunsch bei uns immer mehr, ein ganzheitliches System zu finden, mit dem außerdem die Buchhaltung erledigt werden konnte“, so Krause. Mit den damals im Einsatz befindlichen Systemen war die Buchung der Belege und die Übermittlung der Daten an das Finanzamt nicht möglich.

Mittels einer Onlinerecherche verschaffte man sich bei GREIF einen Überblick über das aktuelle Angebot an Cloud-Systemen auf dem Markt. Für die Lösungen, die in die engere Auswahl kamen, wurden Testzugänge angefordert und die Funktionen durch die Anwender getestet. Krause erinnert sich zurück: „Egal welche Lösung wir ausprobierten: Keine stoß bei der Firma auf Akzeptanz.“ Der entscheidende Tipp kam schließlich von einem Unternehmen aus der Nachbarschaft, das gute Erfahrungen mit der Software weclapp gemacht hatte. Die ERP-Lösung des gleichnamigen Marburger IT-Unternehmens konnte im Testlauf sofort durch ihre einfache Bedienbarkeit bei GREIF punkten.

Einhaltung der GoBD

Die einfache Bedienung von weclapp löste bei den künftigen Anwendern Zuspruch aus. Und auch der Funktionsumfang der Lösung konnte überzeugen. Neben einem umfangreichen CRM mit digitaler Kundenakte, liefert das ERP-System außerdem ein Buchhaltungsmodul.

„Das Schöne ist, dass alles nach den GoBD des Bundesministeriums für Finanzen funktioniert. Die weclapp-Server stehen in Deutschland und es gibt eine garantierte Revisionssicherheit. Mit Blick auf die ISO 9001:2015-Zertifizierung, die wir uns gerne holen möchten, sind wir dank weclapp bestens aufgestellt.“

Das heute bei GREIF im Einsatz befindliche Paket Cloud ERP Handel verfügt zudem über ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem mit Lagerhaltung. Das Einpflegen der Artikel von Excel in weclapp verlief dank der integrierten Schnittstelle schnell und problemlos. Ganz zur Freude des Geschäftsführers: „Nach etwa einem Monat war die komplette Umstellung abgeschlossen. Eine Einrichtungshilfe mussten wir – der einfachen Handhabung wegen – nicht in Anspruch nehmen. Bei anderen Anbietern wäre das anders gelaufen. Hier hätten wir Hilfe durch den Support gebraucht, die uns mehrere Tausend Euro gekostet hätte.“

Auch die Schulung der Anwender lief problemlos ab. Krause erinnert sich zurück: „Wir haben uns alle zusammengesetzt, sind die einzelnen Module und Funktionen kurz durchgegangen, haben den Workflow besprochen und schon konnte die Arbeit mit weclapp losgehen.“ Eine besonders große Hilfe sei zudem der grüne Daumen, der den Anwendern beim korrekten Abschluss eines Prozesses innerhalb des Systems das Signal gibt, alles richtig abgewickelt zu haben und zum nächsten Arbeitsschritt überleitet.

Flexibel im Innen- und Außendienst

Die Angebots- und Rechnungserstellung, die Bestellabwicklung und der Ein- sowie der Verkauf werden heute komplett über weclapp abgewickelt. „Da wir mehrere Lieferanten haben und verschiedene Bezugsquellen pflegen müssen, ist uns weclapp hierbei eine echte Hilfe“, so Krause.

Besonders glücklich sind die Laborprofis jedoch über die Flexibilität, die ihnen die neue Lösung ermöglicht. Der Außendienst kann nun beim Kunden vor Ort über Laptop oder Tablet auf alle benötigten Dokumente zugreifen. Einzige Voraussetzung ist ein Internetanschluss. Krause benennt einen weiteren Vorteil: „Wenn wir wachsen, können wir einfach weitere Lizenzen dazukaufen und die neuen Anwender direkt in die Arbeit mit weclapp einsteigen.“

Mehr Effizienz in der Bestellverwaltung

Schon nach einem Jahr Einsatz von weclapp konnte man bei GREIF außerdem Verbesserungen im Workflow ausmachen. Rund 20 Prozent mehr Effizienz habe das System in der Bestellverwaltung gebracht, da gängige Artikel schneller versandt werden können. „Wir merken das besonders bei wiederkehrenden Bestellungen, etwa von Laborhandschuhen. Den Lieferanten für diesen gängigen Artikel haben wir im System hinterlegt. Bestellt ein Kunde die Handschuhe ein weiteres Mal – und das kommt bei solch einem Artikel häufig vor – genügen ein paar Klicks, um die Bestellung abzuwickeln“, berichtet Krause.

Eine Partnerschaft mit Zukunft

Bei GREIF sind Geschäftsführung und Belegschaft mit weclapp sehr glücklich. Nicht nur was die Software, sondern auch was den Support betrifft.

„Der Support von weclapp ist sehr engagiert – geht sogar auf Änderungswünsche ein. Einige unserer Ideen wurden bereits im Zuge der regelmäßigen Updates umgesetzt.“

Von anderen Software-Anbietern sei der Geschäftsführer solch einen Service nicht gewohnt. Als er noch auf die Einzellösungen für CRM, ERP und Buchhaltung setzte, hatte er weder einen konkreten Ansprechpartner noch eine Telefonnummer, unter der er den Support hätte erreichen können. „Nur einer war telefonisch immer erreichbar – der Vertrieb“, muss Krause lachend zugeben.

Für den Geschäftsführer und sein Team steht fest: Die Arbeit mit weclapp kann so weitergehen. Eine Ausweitung der Zusammenarbeit ist ebenfalls geplant. Nicht nur wegen weiterer Lizenzen, die bei wachsender Belegschaft dazugekauft werden. Auch ist die Einführung eines Helpdesks denkbar, verrät Krause.

„Das ist zwar noch Zukunftsmusik, aber wenn wir uns für ein Ticketsystem entscheiden, dann gerne für das von weclapp.“

Über das Unternehmen

Die GREIF Laborlösungen GmbH ist spezialisiert auf den Vertrieb von professionellem Laborbedarf. Als unabhängiger Laborhändler unterstützt die Belegschaft ihre Kunden bei der Beschaffung der Laborgeräte, der Laboreinrichtung und von Verbrauchsmaterial. Durch die persönliche Beratung beim Kunden vor Ort und eine umfassende Marktübersicht, gelingt es GREIF, sich auf dem Markt als serviceorientiertes Unternehmen abzuheben.