E-Rechnung mit weclapp

Die E-Rechnung wird Pflicht – und das ab 1. Januar 2025. Viele Unternehmen nutzen die digitale Variante der Rechnungserstellung bereits, nun müssen sich jedoch auch die restlichen Unternehmen im B2B-Sektor darauf vorbereiten. In diesem Blogartikel möchten wir euch einen umfassenden Überblick in die Einführung der E-Rechnung geben und aufzeigen, welche Möglichkeiten unser weclapp ERP bereits für euch bereithält. Dabei ist es wichtig, die E-Rechnung nicht nur auf das Dateiformat zu reduzieren, sondern als umfassenden Prozess zu verstehen. Mit weclapp ist es bereits heute möglich, E-Rechnungen für eure Kunden zu erstellen und E-Rechnungen von euren Lieferanten zu verarbeiten, wodurch ihr die Vorteile dieser digitalen Lösung voll ausschöpfen könnt. Zunächst aber zu den Basics der E-Rechnung...

1. Insights zur E-Rechnung 📄

Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist im Grunde genommen eine Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, gesendet und empfangen wird. Anders als herkömmliche Papierrechnungen oder einfache PDFs, die oft manuell verarbeitet werden müssen, erlaubt eine E-Rechnung die automatische Weiterverarbeitung durch Computersysteme. Stellt euch vor, ihr bekommt eine Rechnung, die sofort in euer Buchhaltungssystem eingelesen und verarbeitet werden kann, ohne dass jemand sie manuell eingeben muss. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Wichtig: Der Standard für E-Rechnungen in der EU ist die CEN-Norm EN 16931. Diese stellt sicher, dass die Daten in der Rechnung so strukturiert sind, dass sie von verschiedenen Softwarelösungen problemlos verarbeitet werden können.

2. Geburt der E-Rechnung 🌟

Alles begann mit der Initiierung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese sollte die grenzüberschreitende Beschaffung innerhalb der EU erleichtern und den Verwaltungsaufwand sowie die Kosten für die Rechnungsbearbeitung erheblich senken. Die Richtlinie wurde am 16. April 2014 vom Europäischen Parlament und dem Rat der Europäischen Union verabschiedet.

Hier der gesamte Entstehungsprozess der E-Rechnungspflicht von 2014 bis heute auf einen Blick:

3. Übergangsfristen der E-Rechnung ⏳

Kurzer Exkurs: Italien führte als eines der ersten Länder in der EU eine Pflicht zur E-Rechnung ein. Dies diente als Modell für andere Länder und zeigte die Effizienzgewinne durch die Digitalisierung des Rechnungswesens​.

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in vielen Ländern schrittweise, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung an die neuen digitalen Prozesse zu geben. In folgender Tabelle könnt ihr sehen, wie die Step-by-Step Einführung in den kommenden Jahren geplant ist:

4. Einblicke in die FeRD Konferenz 2024 💼

Was ist FeRD eigentlich?

FeRD, das Forum elektronische Rechnung Deutschland, ist eine zentrale Initiative zur Förderung und Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Es wurde ins Leben gerufen, um die Digitalisierung des Rechnungswesens voranzutreiben und standardisierte Lösungen zu entwickeln.

Zuständigkeiten von FeRD:

• Entwicklung von Standards: Erarbeiten und Fördern einheitlicher E-Rechnungsformate, wie ZUGFeRD.
• Koordination und Vernetzung: Zusammenbringen von Wirtschaft, Verwaltung und IT-Dienstleistern zum Austausch von Best Practices.
• Beratung und Unterstützung: Unterstützen von Unternehmen und Behörden bei der Umstellung auf E-Rechnungen durch Informationsmaterialien und Schulungen.
• Interessenvertretung: Vertreten der deutschen Wirtschaft in nationalen und internationalen Gremien zur Verbesserung der gesetzlichen Rahmenbedingungen für E-Rechnungen.

weclapp hat am 16. Mai 2024 an der 5. FeRD-Konferenz teilgenommen, um Informationen zu der aktuellen Entwicklung der E-Rechnung aus erster Hand zu erhalten. Unser Mitarbeiter Johannes gibt einen kurzen Einblick in unsere zwei Key Take-Aways:

1. Wichtige Erkenntnisse zu den politischen Vorgaben hinsichtlich der Formatanpassungen und dem später eingeführten Meldesystem - das hilft uns bei den Fragestellungen rund um die E-Rechnung die notwendigen Produktanpassungen identifizieren zu können.
2. "Lesson learned" zu der bereits erfolgten Einführung der E-Rechnung im B2G Kontext (XRechnung-Format), also Rechnungen welche an Behörden gestellt werden. Hier konnte man bei den Behörden durch die digitalen Prozesse bereits eine enorme Effizienz Steigerung feststellen.

„Die Vorteile einer E-Rechnung lassen sich mit einem
darauf abgestimmten digitalen Prozess erst richtig ausspielen. Da weclapp bereits diese Prozesse digital anbietet, ist es leicht den Prozess auf die E-Rechnung anzupassen.“

Johannes B. weclapp Product Manager im Bereich E-Invoicing sowie Finance & Accounting

5. Die Formate der E-Rechnung - das bringt weclapp bereits mit! 📄

E-Rechnungskonforme Datenformate können bei weclapp problemlos erstellt und verarbeitet werden. So kann beispielsweise die Erstellung von Verkaufsrechnungen, sowie das Hochladen von Einkaufs-Rechnungen über die Formate ZUGFeRD und XRechnung erfolgen. Bei Verkaufsrechnungen gibt es zusätzlich die Option UBL.

Erklärung ZUGFeRD und XRechnung: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten, die sowohl maschinell lesbar als auch visuell ansprechend sind. Es eignet sich für den Austausch zwischen Unternehmen unterschiedlicher Größen und Systeme. XRechnung hingegen ist ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Hier ein Beispielfoto zum Verständnis des E-Rechnungsformats XML:

So sieht die Benutzeroberfläche in Bezug auf die E-Rechnungsstellung im weclapp ERP-System aus:

6. Aufbau einer E-Rechnung - Beispiel weclapp

Mit weclapp bist du bei der E-Rechnungserstellung auf der sicheren Seite!

7. Ausblick – Fahrplan E-Rechnung bei weclapp 🔭

Am Ball bleiben ist angesagt! Optimierung ist das A und O, deshalb werden wir in Kürze weitere Anpassungen durchführen, welche das Handling der E-Rechnung nochmals komfortabler machen.

Auch mit Blick auf die Zukunft ist einiges geplant. Beispielsweise sollen Portalanbindungen umgesetzt werden, welche den Rechnungsaustausch weiter automatisieren und effizienter gestalten. Zudem ist die Integration des geplanten Melderegisters (voraussichtlich ab 2028) vorgesehen, wodurch eine nahtlose Verknüpfung und Übertragung relevanter Daten möglich wird. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, administrative Prozesse weiter zu vereinfachen und die Genauigkeit sowie Geschwindigkeit des Datenaustauschs zu erhöhen. Insgesamt sollen diese Entwicklungen dazu beitragen, die Effizienz und Transparenz unserer Abläufe weiter zu steigern und somit unseren Kunden und Partnern noch besseren Service bieten zu können.

Weitere Informationen findet ihr in unserem Lexikonbeitrag E-Rechnung! 😊