Bei Provida Organics bekommt ihr ehrliche Bio- und Demeterkosmetik. Die Geheimzutat der Produkte liegt in den wunderbaren Wirkstoffen der Natur und wird direkt in Geseke in der eigenen Kosmetik-Manufaktur per Hand hergestellt und konfektiert. Das im Jahre 1984 gegründete Familienunternehmen legt nicht nur großen Wert auf die Qualität der Inhaltsstoffe und die selbst entwickelten Rezepturen, sondern auch auf hochwertige Zertifizierungen wie Demeter und tierversuchsfreie Zeichen von PETA.
Klingt nach einer beeindruckenden Unternehmensphilosophie und großartigen Produkten. Aber um die Produkte der Zielgruppe verfügbar zu machen, benötigt es Mitarbeiter und einen reibungslosen Ablauf in den Unternehmensprozessen. Irgendwann kam Provida Organics an einem passenden ERP-System nicht mehr vorbei.
Wie sich das Familienunternehmen im Laufe der Zeit entwickelt hat und wie weclapp dabei unterstützt hat, erfahrt ihr in diesem Beitrag.
| Unternehmen | Standort |
| PROVIDA ORGANICS Kosmetik & Umwelt GmbH |
Geseke |
| Branche | Website |
| Produzent | https://www.provida.de/ |
🧑🔬 Not macht erfinderisch
Das erste Produkt von Provida Organics war die Calendula Kamillen Kindercreme. Und das nicht ohne Grund. Denn die Firmengründer Jerg und Theda Wohnhas suchten dringend nach einem Balsam für die empfindlich Haut ihrer Tochter. Das motivierte Jerg eine Creme ohne synthetische Inhalts- sowie Konservierungsstoffe mit ausschließlich natürlichen Inhaltsstoffen selbst zu entwickeln. Die Begeisterung bei Familie und Freunden war so groß, dass hieraus die Idee der Firmengründung, der Philosophie und Entwicklung weiterer Produkte entstand.
Firmengründer Jerg Wohnhas und Tochter Dana Wohnhas
Eine großartige Gründungsgeschichte, die weitere Steine ins Rollen gebracht hat. Die Idee war also geschaffen und die Umsetzung folgte.
🛍️ Von der kleinen Manufaktur zum eigenen Online-Shop
Das erste Produkt war bereit für den Verkauf, woraufhin direkt das erste Sortiment definiert und entsprechend die Produkte eigens entwickelt wurden. Neben dem Direktverkauf und der Kooperation mit Bio- und Naturkostläden sowie Online-Shops entwickelte sich die Zusammenarbeit mit ausgewählten Kosmetiker*innen zu einem wichtigen Standbein. Der Vorteil: Provida Organics konnte relativ unabhängig von einzelnen Marktentwicklungen wirtschaften.
Das Geschäftsmodell entwickelte sich immer weiter und damit auch die Anforderungen im Arbeitsalltag. Durch die technologischen Fortschritte, die rechtlichen Vorgaben und vor allem die steigende Mitarbeiterzahl mussten alle Prozesse, Zuständigkeiten und Tools laufend angepasst und verbessert werden.
🔄 Erfolgreiche Prozessoptimierung dank weclapp ERP
Durch eine Empfehlung im Bekanntenkreis wurde Provida Organics auf weclapp aufmerksam. Die Überlegung, ein ERP-System im Unternehmen einzuführen, beruhte auf vielerlei Gründe:
- Die bisherige Nutzung von Excel-Listen führte zu einer unübersichtlichen Datenverwaltung. Informationen waren schwer zu finden und zu aktualisieren, was die Effizienz beeinträchtigte.
- Die internen Abläufe waren nicht klar strukturiert, was zu Verwirrung und Ineffizienz führte. Es fehlte an klar definierten Prozessen und Verantwortlichkeiten.
- Die Verteilung und Bereitstellung von Informationen innerhalb des Unternehmens waren zeitaufwendig. Dies führte zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und der Umsetzung von Aufgaben.
- Zudem gab es Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von wichtigen Informationen und Aufgaben. Dies führte zu Fehlern und Missverständnissen, die den Arbeitsfluss beeinträchtigten.
Nach einer kostenlosen Testphase entschied sich Provida Organics schließlich für weclapp als ERP-Lösung. Diese Entscheidung basierte auf mehreren Faktoren. Die Testphase bot die Möglichkeit, das System eingehend kennenzulernen, es praktisch zu erproben und dessen Eignung für die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu bewerten. Zudem überzeugten die intuitive Benutzeroberfläche und der modulare Aufbau die Anwender*innen nachhaltig.
Jede Software-Einführung im Unternehmen birgt gewisse Herausforderungen und erfordert zeitliche Ressourcen. Dank des weclapp Onboardings wurde Provida Organics auf dem Weg der Implementierung umfassend und unterstützend begleitet.
Die anfängliche Herausforderung zu verstehen, wie die verschiedenen Bereiche in weclapp miteinander agieren und was sich beeinflusst, hat sich schnell gelegt. Und durch die Erstellung von Flow-Charts für die verschiedenen Nutzer*innen hat unser Team die Prozesse und die Anwendung schnell verstanden.
Dana Wohnhas, Geschäftsführerin von Provida Organics
Durch die Anwendung von weclapp wurden viele Arbeitsschritte im Unternehmen vereinfacht. So konnten Medienbrüche in den Unternehmensprozessen verringert und die gesamte IT-Architektur besser integriert werden. Auch die Dokumentation von Kundenkontakten wurde verbessert, was zu einer beschleunigten Auftragsabwicklung führte. Zudem wurden die Mahn- und Zahlläufe deutlich schneller verarbeitet.
Die Einführung eines ERP-Systems wie weclapp bietet unglaublich viele Optionen für unterschiedliche Branchen und Teams. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse und benötigt verschiedene Funktionen, weshalb die Individualisierung der Software eine bedeutende Rolle spielt.
Die Bedürfnisse von Provida Organics sowie deren Arbeitsalltag und Unternehmensprozesse werden insbesondere durch die Funktionen Lagerverwaltung, Schnittstellen, Support, Buchhaltung und CRM in weclapp erfüllt.
Besonders die Shopanbindung von weclapp zu unserem Shopware-Shop hat den Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Hierdurch konnte die manuelle Shopbestellaufnahme vollständig automatisiert werden.
Dana Wohnhas, Geschäftsführerin von Provida Organics
Einer der wichtigsten Faktoren bei der Nutzung einer Unternehmenssoftware ist jedoch auch, ob die Teams gerne und effektiv im Alltag damit arbeiten können. Nicht nur Provida Organics kann weclapp als ERP-System weiterempfehlen, auch die Mitarbeiter*innen sind sehr zufrieden in der täglichen Anwendung. Und das zeigt sich auch in den Zahlen.
Durch die Nutzung von weclapp konnten wir nicht nur über 100 Stunden Arbeitszeit einsparen, sondern auch rund 30 % der Kosten reduzieren. Dies hat unsere Produktivität im Unternehmen erheblich gesteigert.
Dana Wohnhas, Geschäftsführerin von Provida Organics
🌱 Mehr Wachstum und Ernte für Provida Organics mit weclapp
Wie sagt man so schön: Wer ernten will, muss säen. Provida Organics hat durch ihre großartigen Produkte und einzigartige Unternehmensphilosophie die richtigen Samen gesät. Deren nachhaltiges Wachstum basiert auf einem überzeugenden Sortiment und exzellentem Service. Um den Anforderungen im Arbeitsalltag gerecht zu werden und reibungslose Unternehmensprozesse zu etablieren, konnte weclapp einen weiteren Samen für das Unternehmen säen.
Es freut uns unglaublich, dass sich die Einführung eines ERP-Systems für Provida Organics mehr als gelohnt hat und den Arbeitsalltag für das Team vereinfachen und verbessern konnten. Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, dass sich bei der korrekten Einführung und Nutzung von weclapp Geschäftsprozesse effizient steuern lassen. Eines steht auf jeden Fall fest: Die Ernte wird groß ausfallen.
Wir sind bereits große Fans von Provida Organics und freuen uns, dass das Unternehmen mit dem weclapp ERP weiterwachsen kann.
Ihr seid an weclapp als ERP-Software interessiert? Unsere 30-tägige Testphase ist eine großartige Möglichkeit, um die Software kennenzulernen und herauszufinden, ob sie den eigenen Anforderungen entspricht. Die Registrierung für die Probephase ist kinderleicht, unverbindlich und die Nutzung ist in nur drei Minuten möglich.
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