Buchführungspflicht

Achtung: Diese Gewinn- und Umsatzgrenzen gelten ab dem Kalenderjahr 2016. Vorher lagen die Grenzwerte bei € 500.000 bzw. € 50.000.

Ein einziger Grenzwert reicht aus

Sobald nur einer der Grenzwerte des § 141 AO überschritten ist, bist du buchführungspflichtig.

Beispiel: Wenn du als Landwirt im Kalenderjahr 2016 weniger als € 600.000 Umsatz und weniger als € 60.000 Gewinn erzielt hast, bist du trotzdem buchführungspflichtig, wenn die von dir landwirtschaftlich genutzte Fläche einen Wirtschaftswert von mehr als € 25.000 hat.

Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten

Dies ist der seltenste Fall der Begründung für eine Buchführungspflicht: Er tritt schlicht und ergreifend dadurch ein, dass du dich für die Buchführung entscheidest. Wenn du eine Eröffnungsbilanz erstellst und Bücher führst, wirst du allein durch deine freiwillige Auswahl der Ermittlungsart buchführungspflichtig. Auch dann, wenn du die handels- oder steuerrechtlichen Voraussetzungen nicht erfüllst, bist du durch deine faktisch ausgeführte Gewinnermittlungsart an die Buchführungspflicht gebunden.

Originäre und abgeleitete Buchführungspflicht

Wer sich mit der Buchführungspflicht beschäftigt, stößt schnell auf die Begriffe originär und derivativ. Dahinter steht der Ursprung der steuerlichen Buchführungspflicht. Ergibt sich diese mittelbar oder unmittelbar aus dem Steuerrecht?

• Nach § 140 AO resultiert die Buchführungspflicht aus anderen Gesetzen, sie ist also derivativ (abgeleitet). In den meisten Fällen handelt es sich um eine handelsrechtlich begründete Buchführungspflicht.
• Nach § 141 AO ergibt sich die Buchführungspflicht aus der Tatsache, dass andere Gesetze nicht eingreifen. Die Buchführungspflicht folgt unmittelbar aus dem Steuerrecht. Sie ist originär in Bezug auf das Steuerrecht.

Wichtig: § 141 AO ist ein Auffangtatbestand. Die dort festgelegten Grenzen (€ 60.000 bzw. € 600.000) gelten nur dann, wenn sich nicht aus einem anderen Gesetz die Buchführungspflicht ergibt. § 140 AO geht immer vor.

Die Buchführungspflicht des Kaufmanns

Die Buchführungspflicht des Kaufmanns ergibt sich aus § 238 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen […]. Um festzustellen, wer Kaufmann ist, ist § 1 HGB wichtig. Das Prinzip sieht wie folgt aus:

• § 1 Abs. 1 HGB: Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.
• § 1 Abs. 2 HGB: Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb.
• Ausnahme: Art und Umfang des Unternehmens erfordern keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Das steht ebenfalls in § 1 Abs. 2 HGB

§ 241a HGB macht Ausnahmen möglich

Prinzipiell müsste nach dem Grundsatz der derivativen Buchführungspflicht gelten, dass jedes Handelsgewerbe, das einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert, zur Buchführung verpflichtet ist – gleichgültig, ob die in § 141 AO festgelegten Umsatz- oder Gewinngrenzen erreicht werden oder nicht. Der im Jahr 2009 eingeführte § 241a HGB macht davon aber wiederum eine Ausnahme. Er nimmt die Umsatz- bzw. Gewinngrenzen des § 141 AO auf und lässt diese für Einzelkaufleute generell gelten.

• Das heißt: So lange du Einzelkaufmann bist, gelten für dich ebenfalls die Gewinn- und Umsatzgrenzen von € 60.000 bzw. € 600.000 im Jahr.
• Ein Einzelunternehmen (inhabergeführtes Unternehmen) ist das Gegenteil einer Gesellschaft. Sobald dein Unternehmen zu einer Personen- oder Kapitalgesellschaft wird, gilt § 241a HGB nicht mehr.

Die Sonderstellung der Freiberufler

Freiberufler sind nicht zur Buchführung verpflichtet. Das gilt völlig unabhängig davon, wie viel Geld sie einnehmen. Begründung: Sie sind nach dem Handelsrecht keine Kaufleute und nach dem Steuerrecht auch keine Gewerbetreibenden. Wer ist Freiberufler? § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zählt unter anderem folgende Berufe auf:

• Rechtsanwälte, Wirtschaftsberater, Steuerberater, Notare,
• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Krankengymnasten,
• Ingenieure, Architekten
• sowie grundsätzlich alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtende oder erziehende Tätigkeiten.

Wenn dein Geschäft unter eine der in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführten Tätigkeiten fällt, bist du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Du kannst deinen Gewinn mit einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, dich aber selbstverständlich auch freiwillig für die doppelte Buchführung entscheiden.

Ist jeder Kleinunternehmer von der Buchführungspflicht befreit?

Der Begriff des Kleinunternehmers hat mit der Buchführungspflicht im Prinzip nichts zu tun. Er ist eigentlich nur im Umsatzsteuerrecht relevant. § 19 Abs. 1 UStG eröffnet für Unternehmer, die weniger als € 17.500 im Kalenderjahr umsetzen, die Möglichkeit der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. Daraus folgt aber auch, dass die Kleinunternehmer-Eigenschaft regelmäßig mit einer Befreiung von der Buchführungspflicht verbunden ist – denn die Grenzen des § 241a HGB und des § 141 AO sind hier immer gegeben.

Beachte aber: Eine Buchführungspflicht kann prinzipiell auch bei Kleinunternehmen vorliegen – zum Beispiel aufgrund der Gesellschaftsform.

Die Buchführungspflicht aufgrund der Gesellschaftsform

Allein die juristische Gesellschaftsform eines Unternehmens kann eine Buchführungspflicht begründen.

AG, KGaA, GmbH und eG

Nach § 6 HGB sind alle Handelsgesellschaften Kaufmann allein durch die Rechtsform – und deshalb buchführungspflichtig. Spezielle gesetzliche Regelungen sind hier: