Der Agenturalltag ist vielfältig: Von der Angebotserstellung, über die Auftragserteilung und die eigentliche Projektarbeit bis hin zur finalen Rechnungsstellung und Buchhaltung. Wenn du selbst in einer Agentur arbeitest, weißt du sicherlich, wie vielfältig und komplex die Arbeitsabläufe sind.
Ein modernes ERP-System kann Agenturmitarbeiterinnen und -mitarbeitern dabei helfen, alle Abläufe strukturiert zu gestalten. Und das Schritt für Schritt. Sind die einzelnen Module dann auch noch miteinander verzahnt – etwa die Angebotserstellung mit der finalen Rechnungsstellung gekoppelt – geht die Arbeit wesentlich leichter von der Hand.
Schritt 1: Angebot
Vor jedem Auftrag steht das Angebot. Mit ihm werden dem Kunden alle Informationen und Bedingungen vorgelegt, zu denen er später die von der Agentur erbrachte Dienstleistung erhält. Ist der Kunde mit dem geplanten Umfang und dem angesetzten Preis einverstanden, bestätigt er das Angebot und das Agenturteam kann mit seiner Arbeit beginnen.
Wie kann Software helfen?
Mit moderner Angebotssoftware können Agenturen Angebote online erstellen und direkt per E-Mail (oder auch in ausgedruckter Form per Post) an den Kunden schicken. Wird der digitale Weg gewählt und der Kunde akzeptiert das Angebot, erstellen einige Tools automatisch ein neues Projekt zum erteilten Auftrag.
Schritt 2: Projektarbeit
Der Auftrag ist erteilt – nun beginnt die eigentliche Arbeit am Projekt. Und da gilt es eine ganze Menge zu organisieren: Berater, Grafiker, Texter, Konzepter und Mediaplaner setzen gemeinsam das kreative Projekt um. Dabei hat jeder seine persönlichen To-Dos, die erledigt und deren Ergebnisse in Teamrunden untereinander vorgestellt werden müssen. Hierbei ist es enorm wichtig, dass sich alle an die zuvor vereinbarten Deadlines halten, damit das komplexe System an einzelnen Rädchen nicht zum Stehen kommt.
Wie kann Software helfen?
Für die unkomplizierte Projektarbeit gibt es mittlerweile einige Projektmanagement-Software Lösungen auf dem Markt, mit denen sich einzelne Projekte anlegen und steuern lassen. Die einzelnen Projektaufgaben können allen Team-Mitgliedern Klick für Klick zugeteilt und deren Bearbeitungsverlauf von den Projektbeteiligten nachverfolgt werden.
Schritt 3: Teamwork
Transparente Kommunikation ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. Nur, wenn jedes Team-Mitglied sehen kann, wie weit die Kolleginnen und Kollegen mit der Erledigung ihrer Tasks sind, kann die Kontrolle über den Projektfluss beibehalten werden. Praktische Collaboration-Tools können den Kreativen außerdem dabei helfen, untereinander Dokumente und andere projektrelevante Dateien miteinander zu teilen.
Wie kann Software helfen?
Einige Tools halten Collaboration-Funktionen bereit, die kreative Agenturen für die Teamarbeit brauchen. Mit ihnen lassen sich etwa zugewiesene Aufgaben, erledigte Projekt-Tasks und zum Auftrag erstellte Rechnungen nachvollziehen. Ein firmeninterner Chat macht das Verfassen von E-Mails an die Kolleginnen und Kollegen obsolet und ein gemeinsamer Cloud-Speicher birgt genügend Platz, damit sich die Team-Members orts- und zeitunabhängig gegenseitig Dokumente zur Verfügung stellen können.
Schritt 4: Zeiterfassung
Eines der leidigsten Themen in der Agenturwelt – bist du selbst Agenturmensch, wirst du es kennen: Die Zeiterfassung. Selbstverständlich müssen die aufgewendeten Zeiten, die zur Erledigung der zugeteilten Aufgaben benötigt wurden, von jedem Agenturmitarbeitenden erfasst und der Buchhaltungsabteilung bereitgestellt werden. Anders ist keine faire Abrechnung mit dem Kunden möglich. Und spätestens zum Monatsende – wenn es daran geht, die Rechnungen zu schreiben – holt die Zeiterfassung jeden Agenturmitarbeiter ein.
Wie kann Software helfen?
Einige Agentursoftware verfügen über eine integrierte Zeiterfassung, mit der jedes Projektmitglied seine Arbeitszeit live erfassen kann. Per Klick lässt sich die aufgewendete Zeit stoppen und direkt ein Buchungsbericht erzeugen. Das führt zu weniger Fehlern bei der Stundenerfassung. Zum Monatsende werden dann alle Zeiten durch das Programm zusammengerechnet und in eine Rechnung überführt, die transparent über alle unternommenen Arbeitsschritte Auskunft gibt.
Schritt 5: Rechnung
Anhand der aufgewendeten Zeiten, wird schließlich eine Rechnung erstellt, auf der die einzelnen Dienstleistungen übersichtlich und für den Kunden möglichst transparent aufgelistet werden. Dabei gilt: Umso detaillierter die Auflistung der einzelnen Jobs und der aufgewendeten Zeiten erfolgt, desto mehr freut sich der Kunde, der anhand der Rechnung bestens nachvollziehen kann, welche Leistungen die Agentur für ihn erbracht hat.
Wie kann Software helfen?
Die einzelnen Jobs und die erfassten Zeiten können innerhalb einiger Softwaretools direkt in eine Rechnung überführt werden. Alternativ besteht häufig auch die Möglichkeit, Rechnungen manuell zu erstellen und einzelne Posten von Hand einzugeben. Sind bestimmte Dienstleistungen bereits mit Stundensatz in der Software hinterlegt, wird zudem das Risiko von Preisfehlern minimiert. Besonders praktisch: Während einige Kunden eine übersichtliche Auflistung der einzelnen Jobs auf ihren Rechnungen erwarten, gibt es andere, die – etwa aus Datenschutzgründen – lediglich eine Rechnung mit Auflistung der Gesamtstundenzahl wünschen. Moderne Softwaretools lassen beide Optionen zu.
Schritt 6: Buchhaltung
Den Eingang von Zahlungen überprüfen, offene Posten buchen und alle Informationen an den Steuerberater weitergeben – das gehört auch zum kreativen Arbeitsalltag in einer Agentur dazu.
Wie kann Software helfen?
Es gibt viele Buchhaltungs-Tools auf dem Markt, die sowohl die Abrechnung als auch die Verwaltung einzelner Kassen und die Datenübertragung an den Steuerberater erleichtern. Über entsprechende digitale Schnittstellen von Agentursoftware geht das alles besonders schnell.
Agentursoftware - All-in-One-Tool verbessert die Prozesse
All-in-One-Lösungen können sehr gut als Agentursoftware eingesetzt werden, da sie sowohl Kreativ- als auch Full-Service-Agenturen in allen Bereichen unterstützen. Solche Tools lassen neben dem Projektmanagement auch das Schreiben von Angeboten, die Erstellung von Rechnungen und die Erfassung der Arbeitszeit zu. Auch können spezielle Dienstleistungsangebote wie Plakat- und Flyerdruck eine Artikelverwaltung nötig machen.
Intelligente Software-ERP-Lösungen wie weclapp beinhalten all diese Funktionen – und denken übrigens genauso modulübergreifend wie moderne Agenturen. Durch die Verzahnung der einzelnen Module bieten sie allen Projektbeteiligten eine Art Leitfaden, der sich durch das Projekt zieht – vom Angebot, über die Projektarbeit bis hin zu dessen Abschluss und der finalen Rechnungsstellung.
Wie weclapp moderne Agenturen genau in ihrem Arbeitsalltag unterstützt, verrät Mürsel Topal, selber Geschäftsführer einer Münsteraner Full-Service-Agentur und Nutzer der weclapp Agentursoftware, in diesem Artikel.
